Mappatura dei processi: come aumentare produttività e qualità in azienda

10 aprile 2024 · Massimo Martinini · Aumentare il fatturatoBusinessPilloleVideo

Hai presente quella sensazione di sapere che qualcosa, dentro la tua azienda, non gira come dovrebbe, ma non riesci a metterci il dito sopra? Ti accorgi che qualcosa rallenta, che qualcuno chiama mille volte per la stessa cosa, che alcuni progetti slittano sempre. Ma se ti chiedono dove sta esattamente il problema, non sai cosa rispondere. In questa pillola ti spiego una tecnica semplicissima che risolve esattamente questo: la mappatura dei processi. È come accendere la luce in una stanza buia.

Cos’è davvero la mappatura dei processi

La mappatura dei processi è una tecnica per visualizzare in modo chiaro le attività che compongono un determinato processo aziendale. Detta così sembra una cosa da consulenti, ma è proprio il contrario. È uno strumento operativo, pratico, che funziona anche su carta.

Pensa al tuo lavoro come a un labirinto. Ogni giorno tu e i tuoi collaboratori ci entrate e ne uscite, fate le cose, gestite le richieste, chiudete progetti. Però dentro quel labirinto ci sono angoli bui che non vedi mai. Sono i punti dove si perde tempo, dove si commettono errori, dove qualcuno aspetta una risposta per tre giorni e nessuno se ne accorge. La mappatura ti dà la cartina di quel labirinto. E una volta che hai la cartina, i problemi escono fuori da soli.

È esattamente il tipo di lavoro che ti serve per smettere di stare dentro l’azienda e iniziare a lavorarci sopra: finché tutto vive solo nella tua testa, non lo puoi né migliorare né delegare.

Perché serve farla, anche se sei piccolo

Tanti imprenditori pensano che mappare i processi sia una roba da aziende grandi. Da multinazionali con il reparto qualità. Sbagliato. Più sei piccolo, più ti serve, perché tu non hai margine di errore. Ogni ora persa pesa il doppio.

Una mappa fatta bene ti porta tre risultati concreti:

• Vedi i colli di bottiglia. Quei punti dove il lavoro si ferma e si accumula, e molto spesso scoprirai che il collo di bottiglia sei tu: tutto passa dalle tue mani e tutto aspetta te
• Capisci chi fa cosa. Spesso scoprirai che tre persone fanno la stessa attività e una attività importante non la fa nessuno
• Migliori la qualità dell’output. Perché elimini i passaggi inutili e standardizzi quelli che funzionano

Non è teoria. È quello che vedo succedere ogni volta che faccio fare questo esercizio a un imprenditore in consulenza.

I cinque passi per mappare un processo

Il metodo è semplice. Non serve nessun corso, nessun software complicato. Serve solo decidere di farlo davvero.

1. Scegli il processo da mappare

Il primo passo è scegliere cosa mappare. Non puoi mappare tutto insieme, ti perdi. Scegli un processo solo, possibilmente uno di quelli che ti danno fastidio. Quello che non gira come vorresti.

Può essere qualcosa di grande, tipo l’intero ciclo di vendita, dal primo contatto alla fattura. Oppure qualcosa di piccolissimo, tipo l’approvazione delle spese o la gestione di una richiesta cliente. Va bene tutto. L’importante è partire da qualcosa di concreto.

2. Raccogli le informazioni

Se è un processo che conosci a menadito perché lo fai tu, puoi anche iniziare ad abbozzare da solo. Però attento: se ci sono altre persone coinvolte, devi parlare con loro. Sempre.

Il motivo è semplice: spesso scoprirai che alcune attività vengono fatte in modo diverso da come pensavi tu. Magari tu credi che il commerciale mandi sempre il preventivo entro un giorno, e invece scopri che ci mette tre giorni perché aspetta una conferma dall’amministrazione che nessuno gli ha mai detto di chiedere. Queste cose le scopri solo confrontandoti.

3. Scegli lo strumento giusto

Anche qui, niente complicazioni. Puoi usare quello con cui ti trovi meglio. Tre opzioni che funzionano tutte:

1. PowerPoint o Google Slides: bastano i rettangoli e le frecce, non serve altro
2. Software dedicati come Lucidchart o Miro: fanno mappe più belle e collaborative, se lavori in team
3. Carta e penna: la mia preferita per partire, perché non sbaglia mai e ti costringe a pensare prima di disegnare

Lo strumento non è quello che fa la differenza. La differenza la fa la testa, non il tool.

4. Disegna la mappa

Adesso si disegna. Si parte da due punti fissi:

• L’input: cos’è che fa partire il processo? Una telefonata, un’email, un ordine, un evento in calendario
• L’output: qual è il risultato finale? Un prodotto consegnato, un servizio erogato, un cliente contento

In mezzo metti tutto il resto. Tutti i passaggi intermedi, tutte le decisioni che vanno prese, e soprattutto chi è il responsabile di ogni singola azione. Questo ultimo punto è quello che fa il 90% del lavoro. Perché spesso scoprirai che il responsabile non è chiaro, e quando il responsabile non è chiaro, le cose si bloccano.

Una volta che sai chi fa cosa, hai anche la base per scrivere le procedure che fanno girare il business senza di te. La mappa è il disegno, la procedura è il manuale di istruzioni che ne nasce.

5. Analizza e ottimizza

Quando hai la mappa completa davanti, l’esercizio diventa quasi banale. I punti critici saltano fuori da soli.

Vedi subito dove arrivano troppi input e non riesci a gestirli. Vedi i passaggi inutili, quelli che potresti eliminare senza che nessuno se ne accorga. Vedi le decisioni che potresti standardizzare con una regola semplice, invece di prenderle caso per caso ogni volta.

A quel punto intervieni. Tagli, semplifichi, sposti responsabilità, automatizzi quello che è automatizzabile. E rifai partire il processo, questa volta su binari più dritti.

È così che i processi diventano l’arma segreta del tuo business invece di un caos che subisci ogni giorno. La differenza tra un’azienda che corre e una che si trascina sta quasi sempre lì.

Gli errori più comuni che ti consiglio di evitare

Visto che ho visto fare questo esercizio decine di volte, ti lascio anche tre errori in cui inciampano quasi tutti.

• Mappare il processo come dovrebbe essere, non come è davvero. Cadi su questo errore se cerchi di mappare l’ideale invece della realtà. La mappa serve a vedere cosa succede veramente, non cosa vorresti che succedesse
• Volere mappare tutto insieme. Concentrati su un processo alla volta. Quando hai finito quello, passi al successivo. È un lavoro che si fa in tappe
• Fare la mappa e poi non guardarla mai più. La mappa va aggiornata. I processi cambiano, le persone cambiano, gli strumenti cambiano. Una mappa di tre anni fa serve a poco

Da dove iniziare oggi

Se questa cosa ti ha incuriosito, ti consiglio una cosa molto concreta. Pensa adesso a quale è il processo della tua azienda che ti dà più grattacapi. Quello su cui ti lamenti più spesso, quello che vorresti che girasse meglio.

Quello è il candidato perfetto. Prenditi un’ora la prossima settimana, prendi carta e penna, e parti dai due punti che ti ho detto: input e output. Tutto il resto verrà da sé.

Un’ora, davvero.

E poi guardalo, quel disegno. Lascialo lì sulla scrivania per qualche giorno. Vedrai che i pezzi da sistemare ti verranno in mente da soli, anche mentre fai altro. Funziona così.

Io sono Massimo Martinini, e ci sentiamo domani.