Come monitorare il proprio tempo per raggiungere gli obiettivi: la tecnica del diario giornaliero
Parlo spesso dell’importanza di definire obiettivi chiari e di tenere traccia di come stai andando. Il problema è che per la maggior parte degli imprenditori questa è proprio la parte difficile. Si parte con i buoni propositi a gennaio, si compra l’agenda nuova, si scrivono i traguardi del trimestre, e poi a un certo punto si molla tutto. La gestione del tempo, il percorso prestabilito, il monitoraggio. In questa pillola voglio darti un esercizio semplicissimo che, se lo fai sul serio per qualche settimana, ti cambia il modo in cui guardi le tue giornate.
Tutto questo ruota intorno a una cosa sola: imparare a lavorare sull’azienda e sul tuo tempo, invece di farti travolgere dalle giornate. E il primo passo è vedere davvero come le stai spendendo.
Perché gli obiettivi da soli non bastano
Definire un obiettivo è la parte facile. Ce ne sono migliaia di corsi, libri, video gratuiti. La parte difficile è quella che viene dopo. Tenere il punto giorno dopo giorno, settimana dopo settimana, anche quando non hai voglia, anche quando arrivano emergenze, anche quando ti distrai con cose che sembrano urgenti ma non lo sono.
La maggior parte degli imprenditori non fallisce sull’obiettivo, fallisce sulla routine. Si trovano a fine mese a chiedersi come mai non sono andati avanti, e la risposta non è “perché non avevo l’obiettivo giusto”. La risposta è “perché non ho fatto le cose che mi avrebbero portato lì”. Non a caso, gran parte del lavoro vero sta nel concentrarti sulle priorità che contano davvero, e tenere il punto su quelle.
Il sistema di monitoraggio interno
Per uscire da questo loop esiste una scorciatoia che non è una scorciatoia, è una disciplina. Crearti un sistema di monitoraggio interno, fatto da te, su di te, ogni sera prima di chiudere la giornata.
L’esercizio è questo. A fine giornata prendi un foglio e dividi in due colonne. Da una parte scrivi le cose importanti che hai fatto oggi. Dall’altra le attività meno importanti, quelle a basso valore, quelle che ti hanno solo riempito il tempo.
Fatto. Niente software, niente app, niente integrazioni complicate. Carta, penna, dieci minuti.
Cosa scoprirai la prima settimana
La prima cosa che scoprirai, e ti assicuro che succede a quasi tutti, è che la colonna delle cose importanti è praticamente vuota. Avevi un’agenda piena, hai corso tutto il giorno, sei stanco morto. Eppure quando devi scrivere cosa hai fatto di davvero importante non ti viene in mente niente.
Questo è il primo schiaffo. Ed è uno schiaffo utilissimo.
I due risultati che ottieni davvero
Questo piccolo esercizio, se lo fai quotidianamente, ti porta due risultati che valgono oro.
- Ti rendi conto che non stai facendo le cose che servono al tuo obiettivo. Semplicemente perché provando a scriverle ti accorgi che oggi non ne hai fatta nemmeno una.
- Ti rendi conto che stai buttando via le giornate su cose tendenzialmente inutili. Non in astratto, in concreto, con la lista sotto gli occhi.
Il primo risultato ti obbliga a chiarire l’obiettivo. Perché a un certo punto ti chiedi cosa intendi davvero per “importante”, e da quella domanda nascono le risposte giuste. È lo stesso lavoro di chiarezza mentale che ti porta a raggiungere i tuoi obiettivi: prima vedi, poi decidi.
Il secondo ti obbliga a guardare in faccia il tempo che stai sprecando.
L’effetto camion in faccia
Dopo qualche giorno, anche meno di un mese, sfoglierai indietro le pagine e vedrai pattern che prima non vedevi. Scoprirai che a quel cliente che ti dà poco fatturato dedichi un quarto del tuo tempo. Che quel progetto secondario che pensavi ti portasse via due ore a settimana in realtà te ne porta via due al giorno. Che quella riunione fissa del martedì non produce nulla da sei mesi. È esattamente il momento in cui smetti di chiederti se stai dedicando il giusto tempo a ciò che conta davvero e cominci a vederlo, riga per riga.
A quel punto, come dico sempre, è come un camion che ti arriva dritto in faccia. Vedi nero su bianco quello che stavi facendo e non puoi più far finta di niente. E proprio per questo inizi a cambiare. Perché quando vedi quello che fai e ti rendi conto che non ti piace, automaticamente inizi a fare altro. E quell’altro è esattamente la direzione in cui volevi andare dall’inizio.
Lo strumento giusto: carta e penna
Una nota importante sul come, perché qui molti si bloccano cercando il sistema perfetto.
- Niente software. Notion, Trello, Asana, l’app del momento. Non servono e ti rallentano.
- Niente foglio Excel. Aprire il computer la sera per scrivere due righe è un attrito che ti farà mollare entro una settimana.
- Agenda di carta, penna, dieci minuti. Fine.
Il motivo è semplice. Carta e penna ti costringono a sfogliare i giorni precedenti mentre scrivi. Vedi cosa hai fatto ieri, l’altro ieri, la settimana scorsa. È quello sfogliare che fa il lavoro. È lì che il pattern emerge.
Cosa scrivere esattamente
Per chi ha bisogno di una traccia, ti lascio le quattro voci minime da segnare ogni sera:
- Cose importanti fatte oggi (massimo 5 righe, anche meno)
- Cose a basso valore che mi hanno preso tempo (le prime che ti vengono in mente)
- Un’attività che potevo evitare
- Una cosa importante che dovevo fare e non ho fatto
Quattro righe. Tutte le sere. Per un mese.
Da consapevolezza ad azione
L’obiettivo della prima fase non è cambiare niente. È diventare consapevole di come stai usando il tuo tempo. La consapevolezza viene prima dell’azione, sempre. Cercare di cambiare prima di vedere chiaramente quello che fai è come voler dimagrire senza mai salire sulla bilancia.
Dopo due o tre settimane di diario, il cambiamento comincia da solo. Non serve forzarlo. Inizi a dire no a riunioni che prima accettavi. Inizi a delegare attività che vedi scritte sempre nella colonna sbagliata, ed è qui che capisci perché imparare a gestire il tempo davvero significa lavorare meno e ottenere più risultati. Inizi a proteggere blocchi di tempo per le cose importanti perché ora sai esattamente quanto ti sono mancate.
Prova a farlo per trenta giorni. È la cosa con il rapporto sforzo/risultato più alto che conosco, e dopo un mese mi ringrazierai.
Io sono Massimo Martinini, e ci sentiamo domani.
Ti piacciono le Pillole di Business?
Ricevile gratis nella tua casella email. Una pillola alla volta, per costruire un business solido.
Iscriviti gratis →