Come automatizzare le attività ripetitive del business (con o senza AI)

21 luglio 2024 · Massimo Martinini · Aumentare il fatturatoBusinessPilloleVideo

La tecnologia sta evolvendo a una velocità pazzesca. Eppure ogni settimana incontro imprenditori che fanno ancora a mano cose che un software potrebbe sbrigare in mezzo secondo. Spesso vogliono cambiare, ma non si fermano mai abbastanza per chiedersi: questa attività che sto facendo, ha davvero senso che la faccia io? È la domanda di chi sa lavorare sull’azienda invece che dentro l’azienda. In questa pillola ti spiego come riconoscere le attività ripetitive del tuo business, come decidere cosa automatizzare e cosa delegare, e perché oggi ignorare questo tema vuol dire farsi del male da soli.

Perché tanti imprenditori restano ancorati al “si è sempre fatto così”

Molti imprenditori sono ancora legati a quello che funzionava una volta. Hanno costruito l’azienda in un certo modo, le abitudini si sono sedimentate, e integrare delle innovazioni richiede uno sforzo che a fine giornata sembra sempre rimandabile.

Il problema è che il mondo intorno corre. Strumenti che cinque anni fa costavano migliaia di euro oggi li trovi gratis o quasi. Procedure che richiedevano una persona dedicata oggi le gestisce un piccolo software in background. Chi non si aggiorna, non resta fermo: arretra rispetto a chi lo sta facendo.

E qui c’è una verità scomoda. La tecnologia non è un costo, è una leva. Usata bene ti restituisce tempo, ti fa risparmiare soldi e ti rende più veloce, ed è proprio questo che intendo quando parlo di automatizzazione come chiave dell’efficienza del tuo business. Ignorarla è una scelta, anche quando ti racconti che è solo un rinvio.

Il primo passo: riconoscere le attività ripetitive

Come imprenditore il tuo compito è fermarti e capire quali sono le attività che fai in maniera continua, quasi automatica, settimana dopo settimana. Sono quelle che svolgi senza nemmeno pensarci, perché le hai sempre fatte.

Ti faccio un esempio che mi è capitato qualche mese fa e che mi ha colpito veramente. Un imprenditore, di cui non ti dico il settore, ci teneva a rispondere personalmente a ogni cliente nel più breve tempo possibile. La sua risposta tipo era: “Grazie per la tua richiesta, l’ho ricevuta e ti risponderò il prima possibile.”

Fermati un attimo. Che senso ha rispondere “ti risponderò il prima possibile”? Gli hai appena risposto. Eppure lui ci dedicava minuti veri ogni giorno, moltiplicati per decine di mail. Una cosa del genere si imposta in cinque minuti con un autorisponditore e non ci pensi mai più.

La maggior parte delle attività ripetitive non sono così banali da far sorridere. Ma il principio è lo stesso: se la fai uguale ogni volta, probabilmente non dovresti farla tu.

Tre categorie di attività su cui ragionare

Quando guardi la tua agenda con questa lente, le attività che fai si dividono in tre gruppi.

• Attività che puoi automatizzare con un software. Autorisponditori, fatturazione ricorrente, promemoria ai clienti, pubblicazione di contenuti programmati, raccolta firme su contratti, gestione appuntamenti. Sono cose che una volta impostate vanno avanti da sole.
• Attività che puoi delegare a una persona. Pulizie, gestione email di primo livello, inserimento dati, ricerca informazioni, attività operative a basso valore aggiunto rispetto al tuo costo orario.
• Attività che devi fare tu. Decisioni strategiche, relazioni con clienti chiave, visione, sviluppo di nuove offerte. Questo è il lavoro vero dell’imprenditore.

Il problema è che quasi tutti tengono in mano la prima e la seconda categoria e poi si lamentano di non avere tempo per la terza, che è esattamente quella che farebbe crescere l’azienda. Se vuoi approfondire questa distinzione, ne ho parlato in modo dedicato quando ho spiegato cosa fare in prima persona e cosa delegare e perché conviene delegare le attività a basso valore per far crescere il business.

Il calcolo del costo orario che cambia tutto

Ne parlavo un po’ di tempo fa e lo ribadisco. Se la sera ti fermi due ore a pulire l’ufficio e quelle due ore valgono per la tua azienda molto più di quanto pagheresti una persona per farle, stai facendo una scelta sbagliata.

Non è una questione di “ho voglia o non ho voglia”. È matematica. Non tutte le attività hanno lo stesso valore. Se tu ti applichi al lavoro che porta soldi, generi un certo importo. Se ti applichi alla pulizia, ne generi zero. La differenza è il costo nascosto di quella scelta. Se non lo hai mai messo nero su bianco, fermati a calcolare quanto vale davvero il tuo tempo: cambia ogni decisione.

Lo stesso ragionamento vale per i software. Spendere venti euro al mese di abbonamento per risparmiare quattro ore di lavoro tuo è un affare evidente. Ma molti imprenditori si bloccano sui venti euro e non vedono le quattro ore.

E l’intelligenza artificiale dove la mettiamo?

Oggi a questo discorso si aggiunge un capitolo nuovo: l’intelligenza artificiale. Se ne parla tantissimo, spesso a sproposito, ma il punto sostanziale è che esistono strumenti basati su AI che possono coprire pezzi di lavoro che fino a ieri richiedevano competenze specifiche.

Scrittura di prime bozze di mail, analisi di dati, ricerche, riassunti di documenti, traduzioni, generazione di contenuti di partenza, supporto al customer care. Sono ambiti dove l’AI oggi funziona già bene, soprattutto se la usi come assistente e non come sostituto. Su questo fronte ti ho già mostrato in concreto come usare ChatGPT per il tuo marketing senza delegarle il cervello.

Non ti sto dicendo che devi farti riprogettare l’azienda dall’AI. Ti sto dicendo che, quando guardi la tua agenda settimanale, dovresti farti due domande in più:

1. Esiste un software che fa questa cosa al posto mio?
2. Esiste un’AI che oggi gestisce questa cosa in modo accettabile?

Se la risposta a una delle due è sì, hai trovato un punto in cui recuperare tempo.

Le domande giuste vengono prima delle risposte

Una cosa importante da capire. Quando inizi a ragionare in questo modo, non troverai subito le soluzioni. Troverai prima le grandi domande. E le buone risposte arrivano sempre a seguito di ottime domande.

Quindi mettiti in modalità domanda. Quali attività mi rubano più tempo? Quali rifaccio ogni settimana uguali? Per quali esisterà già uno strumento che non sto usando? Quali in teoria potrei delegare a un collaboratore part-time?

Le risposte arrivano dopo. Magari parlando con altri imprenditori, magari cercando in rete, magari chiedendo direttamente a un consulente. Ma se non parti dalle domande, non parte niente.

Non tutto si può automatizzare, ma molto più di quello che pensi

Una precisazione onesta. Non tutto può essere automatizzato o delegato. Ci sono attività che richiedono la tua testa, la tua mano, la tua firma. Ed è giusto così.

Ma la mia esperienza, dopo aver visto centinaia di aziende dall’interno, è questa: la quota di lavoro che un imprenditore potrebbe togliersi dalle spalle è quasi sempre molto più grande di quella che pensa. Spesso è il 30%, il 40%, qualche volta più della metà. Lavoro che fa per inerzia, perché lo ha sempre fatto, perché si fida solo di sé. Quasi mai perché serva davvero che lo faccia lui.

E intanto le ore passano uguali, una dietro l’altra…

Se ti riconosci anche solo un po’ in questa descrizione, oggi è una buona giornata per fermarti mezz’ora e fare la lista delle tue attività ripetitive. Senza giudizio, solo l’elenco. Già quello cambia la prospettiva.

Io sono Massimo Martinini, e ci sentiamo domani.