Cari imprenditori e liberi professionisti, oggi voglio parlare di delega. Non di una delega qualsiasi, ma di quella efficace, in grado di ottenere risultati concreti e allineati con le nostre visioni. Come possiamo trasferire correttamente le informazioni e le nostre aspettative ai collaboratori? Ve lo spiegherò con un metodo semplice e pratico.
Il metodo per una delega efficace
La prima cosa che devi fare quando vuoi delegare un compito è spiegare chiaramente qual è l’obiettivo. Non si tratta di dettagliare come deve essere fatta una cosa, ma di chiarire cosa vuoi ottenere. Questa è la prima fase del processo di delega.
Parametri di riferimento
Il secondo aspetto riguarda i parametri. Se vuoi che il risultato sia quello che hai in mente, devi fornire tutte le informazioni che circoscrivono il lavoro da fare. Queste includono limiti di tempo, budget, standard di qualità che devono essere rispettati.
Risorse a disposizione
Il terzo aspetto della delega riguarda le risorse. Devi fornire tutti gli strumenti necessari per portare a termine il compito. Questi possono includere persone, materiali, accesso a informazioni specifiche. Questo passaggio è fondamentale per dare una linea guida chiara su cosa ti aspetti e come deve essere svolto il lavoro.
Prevedere gli errori
Infine, devi indicare quali sono gli errori prevedibili che il collaboratore dovrebbe evitare. Questo è un modo molto semplice per trasferire informazioni in modo efficace e “a prova di bomba”.
Un esempio pratico
Facciamo un esempio: devi delegare la creazione di una presentazione per un cliente. Ecco come potresti fare: “Ho bisogno della presentazione per il cliente X entro giovedì alle 4 del pomeriggio. Devi farla in massimo 20 slide e concentrarti sui risultati che abbiamo ottenuto nell’ultimo anno. Puoi utilizzare tutti i dati che trovi nel gestionale e chiedere supporto ad Andrea per la parte grafica e ad Arianna per la parte contabile. Attenzione: il cliente è molto pignolo, quindi quando riporti i numeri inserisci sempre le fonti da dove li hai presi.”
Le linee guida dell’azienda
Questo tipo di ragionamento dovrebbe essere applicato anche per te stesso, per creare le linee guida della tua azienda. La competenza della tua azienda è solitamente concentrata in te o in un collaboratore chiave. Se per qualche motivo doveste andare via, la vostra conoscenza potrebbe andare perduta. Quindi, ogni volta che fai qualcosa, scrivi delle linee guida. Queste inizieranno a comporre la base di conoscenza e le procedure della tua azienda.
Un punto in più: la ripetitività
Infine, voglio aggiungere un altro punto. Quando ti viene dato un compito, anche se lo stesso, non dovresti ripartire da zero ogni volta. Se hai delle linee guida, il carico mentale sarà ridotto e risparmierai tempo ed energie mentali. Questa logica deve essere tenuta in mente non solo da te, ma anche dai tuoi collaboratori.