La gestione del tempo: come utilizzarlo al meglio per la tua crescita personale e professionale

15 agosto 2025 · Massimo Martinini · Aumentare il fatturatoBusinessCrescita personalePilloleVideo

C’è una cosa che ogni imprenditore dovrebbe fare almeno una volta ogni tre mesi: prendere il proprio calendario, guardarlo davvero, e chiedersi quante di quelle ore stanno servendo a far crescere l’azienda e quante invece stanno solo tenendola in piedi. Sono due cose diverse. Tenere in piedi non è crescere. È la differenza fra lavorare sull’azienda invece che dentro l’azienda, e si gioca tutta su come spendi le tue ore. In questa pillola ti propongo una mappa semplice, fatta di quattro categorie di attività, che ti permette di capire in che modo stai spendendo il tuo tempo e dove invece dovresti spostarlo per crescere davvero, come imprenditore e come persona.

Il tuo tempo non vale tutto uguale

Quando lavori dentro la tua azienda tutto sembra urgente. La mail del cliente, il problema in produzione, la riunione che non puoi saltare, il fornitore che ti chiama. Tutto chiede attenzione, e tu rispondi a tutto come se avesse lo stesso peso.

Ma non è così. Non tutte le attività che fai hanno lo stesso valore, ed è normale che sia così. Tu non sei un dipendente. Sei l’imprenditore. Significa che alcune ore del tuo tempo possono valere migliaia di euro per la tua azienda, e altre invece valgono pochissimo. Il problema è che spesso le mescoli, e finisci la giornata stanco senza aver fatto nemmeno una delle cose importanti.

Per uscire da questo schema, le attività che fai ogni giorno si possono raggruppare in quattro grandi categorie. Vediamole una per una e prova, mentre leggi, a posizionare il tuo lavoro reale dentro queste caselle.

Categoria 1: le attività che puoi fare solo tu

La prima categoria è la più importante e, di solito, è quella a cui dedichi meno tempo in assoluto.

Sono le attività che davvero solo tu puoi fare. Non perché gli altri non sanno, ma perché hanno un impatto strutturale sull’azienda e richiedono la testa di chi quell’azienda l’ha pensata. Parliamo di:

• Visione strategica: dove vuoi portare l’azienda nei prossimi due, tre, cinque anni
• Decisioni con impatto importante: nuovi investimenti, aperture di nuove sedi, lancio di nuove linee di prodotto
• Relazioni chiave: quei pochi rapporti con clienti, soci, partner che solo l’imprenditore può tenere

Quanto tempo dedichi a queste cose in una settimana? Onestamente? Per la maggior parte degli imprenditori la risposta è vicino allo zero. E qui c’è già un problema enorme, perché è proprio in queste ore che si decide la crescita della tua azienda. Se non ci sono in agenda, non stai dirigendo, ti stai solo facendo trascinare. Su questo punto ho scritto anche perché il tempo è più importante dei soldi: puoi sempre recuperare un cliente perso, mai un’ora bruciata.

Categoria 2: le attività delegabili con formazione

La seconda categoria comprende le attività che oggi fai tu, ma che potrebbero passare a qualcun altro se ti prendessi il tempo di formarlo.

All’inizio è giusto che le faccia tu, perché conosci il processo, conosci il cliente, conosci la qualità che vuoi ottenere. Ma con il tempo devi formare qualcuno che possa farle al posto tuo. Alcuni esempi tipici:

• Gestione dei clienti importanti: all’inizio la fai tu, poi crei un ruolo che la presidia
• Controllo qualità dei processi chiave: tu sai cosa guardare, ma puoi insegnarlo
• Decisioni operative complesse: quando ancora non sei abbastanza grande è normale che decida tu, ma a un certo punto serve una figura strutturata

Qui c’è la trappola in cui cadono in tantissimi: scambiare la formazione di qualcuno per un costo, quando invece è il più grande investimento di tempo che puoi fare. Una settimana spesa a formare bene una persona ti restituisce mesi e mesi di tempo liberato per la categoria 1. Se senti già la resistenza salire, ti capisco: ne ho parlato a fondo in successo e delega, perché delegare non è mollare il controllo, è moltiplicarti.

Categoria 3: le attività da delegare subito

La terza categoria è quella delle attività che puoi delegare praticamente da domani. Non serve una formazione complessa, basta una procedura chiara e qualcuno che la segua.

Ti faccio qualche esempio concreto. L’approvazione di un ordine sotto i mille euro non deve passare dalle tue mani, basta un tetto e una regola. La gestione del customer care, quando un cliente si lamenta, non puoi essere tu a rispondere ogni volta. I controlli operativi standard, quelle verifiche di routine che fai per essere sicuro che la macchina giri, devono diventare procedure documentate o passare a un responsabile.

Conosco imprenditori convinti di non poter mai uscire dall’azienda perché senza di loro nessuno lavora. Quasi sempre è una bugia che si raccontano per sentirsi indispensabili. Quel tipo di controllo lo deleghi o lo proceduralizzi, e ti liberi le ore per occuparti della crescita.

Categoria 4: le attività che potresti proprio non fare

L’ultima categoria è la più liberatoria, perché racchiude tutte quelle cose che fai per inerzia e che potresti semplicemente smettere di fare. Non delegare, smettere.

Penso a tre esempi che vedo praticamente in ogni azienda:

• Rispondere a tutte le mail: non devi rispondere a tutte, davvero, alcune si possono ignorare e nessuno se ne accorge
• Partecipare a riunioni inutili: esistono riunioni in cui la tua presenza non sposta niente, quelle vanno tagliate
• La microgestione quotidiana: mettere il becco in ogni dettaglio non è leadership, è ansia travestita da controllo (su questo punto specifico ti consiglio di leggere perché evitare la microgestione è uno dei primi passi per liberarti le giornate)

Se vuoi crescere, queste cose le devi togliere dal calendario. Il tuo tempo è più prezioso. Spenderlo lì significa rinunciare a spenderlo da un’altra parte, dove avrebbe un effetto vero.

Crescita personale e crescita aziendale viaggiano insieme

La gestione del tempo, in fondo, non è una questione di produttività personale o di app. È molto di più.

Tu come imprenditore devi sapere dove vuoi andare. Quanto vuoi crescere quest’anno, anche solo questo mese se preferisci partire piccolo. Quelle sono le decisioni che devi prendere te, e da lì dare la direzione alla squadra. Se vuoi aumentare di centomila euro le vendite, organizzi una riunione, fai brainstorming, prepari un piano. Quel tipo di attività ha valore enorme e la puoi fare solo tu. Rispondere invece alla mail di un cliente che si lamenta ha un valore quasi nullo per la crescita, anche se ti sembra urgente.

La differenza fra un imprenditore che cresce e uno che resta fermo è tutta qui. Nel coraggio di togliersi dalle spalle le attività di basso valore per fare spazio a quelle che muovono davvero l’ago.

Da dove iniziare

Se ti riconosci in questa pillola, fai una cosa semplice prima di chiudere il browser.

Tre passi da fare entro la fine della settimana

• Apri la tua agenda della settimana scorsa. Guardala onestamente, voce per voce.
• Marca ogni impegno con un numero da 1 a 4 in base alle categorie che abbiamo visto.
• Conta quante ore sono finite nella categoria 1. Se sono meno di cinque, hai trovato il primo lavoro da fare su di te.

Se ti accorgi che il problema vero è capire cosa viene prima, ti tornano utili queste tecniche per definire le priorità, e più in generale tutto quello che ho raccolto sul rapporto fra successo e gestione del tempo.

Se senti che è arrivato il momento di crescere e vuoi una mano per riorganizzare il tuo tempo da imprenditore, prenota un check-up strategico e ne parliamo insieme. Solo tu puoi decidere dove vuoi portare la tua azienda. Ma il primo passo è smettere di farti rubare le ore da chi e da cosa, oggi, non te le merita.

Io sono Massimo Martinini, e ci sentiamo domani.