Il segreto per massimizzare la tua giornata in 3 passi (produttività vera)

17 settembre 2023 · Massimo Martinini · PilloleVideo

Ti è mai capitato di arrivare a fine giornata e renderti conto di non aver concluso niente di importante? Hai lavorato tante ore, hai risposto a tanti messaggi, hai fatto tante piccole cose. Eppure le cose che davvero contavano sono rimaste lì, ferme, in attesa che tu trovi il momento giusto. Quel momento che non arriva mai. Esistono persone con una produttività veramente sempre alle stelle, e la differenza con tutti gli altri non sta nelle ore di lavoro. Sta in tre passi precisi. Te li spiego qui sotto, uno alla volta.

Perché certe giornate ti sembrano vuote anche se hai lavorato tanto

Il problema non è la quantità di lavoro che fai. Il problema è dove finisce la tua energia.

In una giornata media succedono due cose. La prima, ti svegli senza una mappa chiara di cosa devi davvero portare a casa. La seconda, ti fai trascinare dalle urgenze degli altri, dalle notifiche, dalle riunioni che potevano essere una mail. Risultato, lavori tante ore ma non sposti niente di significativo nel tuo business e nella tua vita.

Le persone che hanno una produttività altissima partono tutte dallo stesso punto. Hanno priorità chiare prima ancora di accendere il computer. Non improvvisano. Hanno deciso a freddo cosa conta davvero, e tutto il resto viene dopo. È esattamente il passaggio che separa chi lavora dentro l’azienda da chi impara a lavorare sull’azienda con una direzione precisa.

Passo 1: Avere le priorità chiare prima di iniziare

Prima di iniziare la giornata, dovresti prenderti un momento per riflettere su cosa è veramente importante per raggiungere i tuoi obiettivi. Non per finire la to-do list. Per raggiungere gli obiettivi. La differenza è enorme.

La domanda da farti è semplice, e va fatta in modo onesto: cosa voglio davvero portare a casa oggi, e quello che ho in mente serve davvero per arrivare dove voglio arrivare?

Se la risposta è confusa, la giornata sarà confusa. Se la risposta è chiara, la giornata avrà una direzione.

Scrivi le priorità, non tenerle in testa

Una lista scritta delle vere priorità non è un vezzo da maniaci dell’organizzazione. È quello che ti permette di concentrare l’energia sulle cose che contano davvero, invece di disperderla su mille piccole urgenze.

Molti imprenditori bravi preparano questa lista la sera prima. Alcuni addirittura la fanno la domenica sera, per tutta la settimana che arriva. Sembra una cosa da poco. In realtà cambia completamente l’inizio della giornata, perché non devi metterti lì a pensare “allora, cosa faccio adesso?”. La mappa ce l’hai già. Devi solo seguirla. Su questo punto ho dedicato un percorso intero, e ti consiglio di partire dal primo passo del segreto della produttività.

Passo 2: Programmare l’intera giornata a blocchi

Il secondo passo riguarda come gestisci concretamente il tempo. E qui la regola è una sola: la giornata va programmata prima, non scoperta mentre la vivi.

Avere la giornata già pianificata, blocco per blocco, ti permette di restare concentrato, di evitare le distrazioni e di sviluppare una produttività fuori dal comune. Ti faccio un esempio pratico, fattibile per chiunque.

• Dalle 9 alle 9:50, 50 minuti per definire le priorità della giornata
• Dalle 10 alle 10:50, blocco di lavoro profondo sulla prima attività importante (per esempio, una relazione per un cliente)
• Dalle 11 alle 11:50, secondo blocco di lavoro sulla seconda attività importante
• Dalle 12:30 alle 13:30, pausa pranzo
• Dalle 13:30 alle 14, passeggiata per rigenerarsi
• Dalle 14 in poi, altri blocchi da 50 minuti sulle attività che hai messo in lista

Lo so, detto così sembra rigido. In realtà è il contrario. Quando la giornata è programmata, smetti di sprecare energia a decidere cosa fare ogni mezz’ora. E soprattutto, eviti la procrastinazione.

Perché i blocchi tagliano la procrastinazione

La procrastinazione, quasi sempre, non nasce dalla pigrizia. Nasce dal fatto che hai mille cose da fare, non sai da dove iniziare, e quindi finisci per fare quelle facili. Quelle che ti danno un piccolo senso di completamento ma non spostano nulla.

Quando hai dei blocchi precisi, questa scelta sparisce. Sai cosa fare adesso. Sai cosa farai dopo. Smetti di chiederti “cosa faccio?” e inizi a chiederti “come lo faccio bene?”. È un cambio di stato mentale enorme. Se vuoi approfondire come funziona davvero questo meccanismo, ho continuato il discorso nel secondo passo della produttività e poi nel terzo passo, quello che chiude il cerchio.

Passo 3: Le pause, prese sul serio

Il terzo passo lo sottovalutano quasi tutti, ed è quello che fa la vera differenza nel lungo periodo. Devi staccare ogni tanto per restare al cento per cento.

Continuare a spingere, spingere, spingere, fino a quando la produttività crolla è uno dei modi più rapidi per buttare via tempo. Quando sei sovraccarico, fai errori. E gli errori, di solito, richiedono molto più tempo per essere corretti rispetto a quello che hai risparmiato saltando la pausa.

Una pausa non è tempo perso. È un investimento sulla qualità delle ore che vengono dopo.

Quante pause, quanto lunghe?

Qui ti devo essere onesto, è una cosa molto soggettiva. C’è chi consiglia la tecnica del pomodoro: 25 minuti di lavoro e 5 di pausa. C’è chi preferisce blocchi più lunghi, tipo 50 minuti di lavoro e 10 di stacco. Non esiste una regola che vale per tutti.

Quello che devi fare è testare. Prova periodi più o meno lunghi di concentrazione completa, vedi come performi, e poi costruisci le tue pause sulle tue caratteristiche. Sulla tua soglia di attenzione. Sul tuo livello di stanchezza. Le regole degli altri ti possono guidare, ma il sistema giusto è quello che funziona per te.

Se ti interessa il tema della concentrazione applicata alla vita di tutti i giorni, ho scritto anche di come massimizzare la produttività personale nell’era digitale, dove le distrazioni sono ovunque.

Il passaggio mentale che cambia tutto

Smetti di procrastinare. Smetti di buttare via tempo. Nessuno te lo restituirà mai indietro, e questa è una verità che tendiamo a dimenticare quando siamo dentro la giornata.

Concentrati e lavora solo sulle cose che ti interessano davvero. Le altre, o le deleghi, o le elimini, o accetti che non le farai. Questa terza opzione ti spaventa, ma è veramente liberatoria una volta che la accetti. Se parti da qui e vuoi un metodo ancora più diretto, ti lascio la mia idea di produttività per pigri, con pochi passi semplici.

E aggiungo una cosa che spesso non viene detta. Ricorda di sfruttare al meglio ogni momento della tua giornata, ma ricorda anche di goderti il viaggio. La vera soddisfazione non viene solo dal raggiungere gli obiettivi. Viene anche dall’apprezzare il percorso che fai per arrivarci. Perché è quel percorso che riempie davvero la tua vita.

Io sono Massimo Martinini, e ci sentiamo domani.