Massimizzare la produttività personale nell'era digitale (4 punti che funzionano davvero)

20 giugno 2023 · Massimo Martinini · PilloleVideo

Viviamo in un mondo che corre veloce e che ci bombarda di informazioni, notifiche, richieste, distrazioni di ogni tipo. In questo contesto, riuscire a gestire bene il tempo e a essere davvero produttivi non è più un dettaglio per pochi maniaci dell’organizzazione. È diventata una competenza essenziale per chiunque voglia portare a casa risultati veri, sia nel lavoro sia nella vita personale. In questa pillola ti racconto 4 punti concreti che, se messi in pratica, fanno una differenza enorme.

Perché oggi è così difficile essere produttivi

Fino a qualche anno fa, la giornata di un imprenditore o di un professionista era piena di lavoro ma più lineare. Oggi è frantumata. Ogni cinque minuti arriva una notifica, una mail, un messaggio su WhatsApp, un avviso dal gestionale, una richiesta urgente che spesso urgente non è.

Il risultato è quello che vediamo tutti i giorni in consulenza: persone bravissime che a fine giornata si sentono esauste, non sanno dire cosa hanno concluso veramente e portano a casa la sensazione frustrante di aver corso senza arrivare da nessuna parte. Non è un problema di voglia: è un problema di metodo. Qui non stiamo parlando di motivazione, ma di come lavorare sull’azienda invece che esserne schiavo, e questo si impara.

E la buona notizia è che il metodo si può costruire. Vediamo come, partendo dai 4 punti che secondo me sono fondamentali.

Punto 1: stabilire obiettivi chiari

Tutto parte da qui. Senza un senso di direzione, è facilissimo perdersi nel trambusto della quotidianità e fare un mucchio di cose che, alla fine della settimana, non ti hanno spostato di un millimetro.

Gli obiettivi servono esattamente per questo. Sono il criterio con cui decidi cosa merita il tuo tempo e cosa no. Quando hai chiaro dove vuoi arrivare, scegliere diventa più semplice. Quando non ce l’hai, ogni richiesta ti sembra importante allo stesso modo, e finisci per inseguire tutto e concludere poco.

Una cosa che ti consiglio: scrivi i tuoi obiettivi. Tienili sotto gli occhi. Non basta averli in testa, perché in testa diventano vaghi e si annacquano nel rumore. Se vuoi approfondire come gli obiettivi si traducono in giornate concrete, ne ho parlato in modo pratico in come massimizzare la tua giornata in 3 passi.

Punto 2: imparare a gestire le distrazioni

Le distrazioni sono il vero nemico della produttività moderna. E non basta dirsi “da oggi mi concentro di più”, perché non funziona così. Bisogna toglierle di mezzo in modo strutturale.

Gestire le distrazioni può significare cose diverse a seconda del tuo contesto:

• Mettere dei limiti all’uso dei social network, anche con app che te lo impediscono in determinate fasce orarie
• Creare un ambiente di lavoro più tranquillo, dove il telefono non è a portata di mano e le notifiche sono spente
• Imparare a dire di no alle richieste che non sono coerenti con i tuoi obiettivi

Su quest’ultimo punto ne abbiamo già parlato altre volte: il dire sempre di sì è una trappola enorme per la produttività. Ogni sì è un no a qualcos’altro, e spesso quel qualcos’altro era proprio la cosa importante. Ho dedicato una pillola intera a quanto imparare a dire no possa trasformarti la vita, perché è davvero così.

Punto 3: prenderti cura di te stesso

Questo è il punto che gli imprenditori tendono a sottovalutare di più, e che invece sposta tantissimo i risultati.

Un sonno adeguato, esercizio fisico costante e un’alimentazione sana non sono temi da rivista del benessere. Sono le tre leve che ti rendono lucido, concentrato e capace di portare avanti decisioni difficili durante la giornata. Se sei stanco, tutto pesa il doppio. Se ti alimenti male, hai cali di energia a metà pomeriggio proprio quando ti servirebbe lucidità. Se non ti muovi mai, il corpo ti chiede di rallentare anche quando non puoi.

Non sto dicendo di diventare un atleta. Sto dicendo che la tua produttività è figlia diretta della tua energia. E l’energia non te la regala nessuno: la costruisci tu, ogni giorno, con scelte semplici.

Semplice non vuol dire facile.

Punto 4: lavorare in modo intelligente, non duro

Questo è forse il punto più importante, e quello su cui in Italia abbiamo la tradizione culturale meno favorevole. Da noi spesso si confonde la produttività con il lavorare tante ore. Sono due cose diverse.

Lavorare in modo intelligente significa concretamente tre cose:

1. Delegare i compiti che non sono nella tua area di competenza, invece di tenerteli per paura o per abitudine (se è il tuo punto debole, qui trovi 5 passi per una delega efficace)
2. Usare strumenti digitali per automatizzare quello che si può automatizzare, dalle mail di risposta standard ai processi ripetitivi
3. Prenderti del tempo per riflettere e pianificare prima di tuffarti a capofitto in un compito

Quest’ultimo punto lo consiglio veramente a tutti. Dieci minuti spesi a pianificare bene un’attività, ti fanno risparmiare ore quando poi la stai facendo. Lo so che sembra controintuitivo perché sembra di “perdere tempo”, ma è esattamente il contrario.

La produttività vera, in una frase

Se devo riassumerti tutto in una riga sola, eccola: la produttività non è fare più cose in meno tempo. È fare le cose giuste, nel modo giusto, al momento giusto, con la mentalità giusta.

Tieniti questa frase, perché contiene tutto. Andare di fretta nella direzione sbagliata non ti porta da nessuna parte, e lavorare 14 ore usate male non ti rende un eroe: ti rende solo stanco. Quello che conta è la combinazione tra scelta giusta, esecuzione pulita e tempistica.

Da dove iniziare oggi

Prima di chiudere, voglio lasciarti due domande che ti aiutano a passare dalla teoria alla pratica.

Pensa alla tua attuale routine. Ci sono distrazioni o abitudini che stanno limitando la tua produttività? Se la risposta è sì, e per chiunque la risposta è sì perché tutti possiamo migliorare, la domanda successiva è questa: quali cambiamenti puoi mettere in pratica già da domani per essere più produttivo?

Non te ne servono dieci. Bastano uno o due, applicati con costanza per quattro o cinque settimane. È lì che si vede la differenza.

Prenditi qualche minuto vero, riflettici sopra, scrivi le tue risposte. Poi muoviti.

Io sono Massimo Martinini, e ci sentiamo domani.