Produttività per pigri: semplici passi per essere super efficaci

22 gennaio 2024 · Massimo Martinini · PilloleVideo

C’è un’idea piuttosto diffusa, ed è quella che la produttività sia roba per persone iperattive. Quelle sempre in movimento, sempre con qualcosa in mano, sempre indaffarate. La realtà è un’altra. Anche i pigri possono essere incredibilmente produttivi. Anzi, in alcuni casi, le persone pigre sono molto più produttive di chi corre tutto il giorno senza fermarsi mai. In questa pillola ti spiego perché, e ti lascio i passi concreti per costruirti una produttività che funziona davvero anche se non sei una macchina iperattiva. Tutto questo ruota intorno a un tema più grande: imparare a lavorare sull’azienda invece che dentro l’azienda, cioè scegliere dove mettere le tue ore.

La leggenda di Bill Gates e le persone pigre

C’è una storiella che gira da anni, una specie di leggenda. Si racconta che Bill Gates dava i compiti noiosi alle persone pigre, perché queste ultime trovavano sempre il modo più efficace per portarli a termine in maniera molto più veloce.

Vera o no, questa storia contiene un principio profondo. La persona pigra, per natura, cerca la strada più corta. Non vuole faticare più del necessario, e quindi è obbligata a ragionare prima di agire. Chi è iperattivo, invece, parte subito a testa bassa, fa, fa, fa, e spesso arriva a fine giornata senza aver concluso nulla di importante.

Il punto è che la produttività non è una questione di energia. È una questione di scelte.

Focalizzati sull’essenziale e basta

Il primo passo è questo: accettare che non si può fare tutto. Questo vale soprattutto per gli imprenditori, che potenzialmente avrebbero miliardi di cose da fare ogni giorno.

Se cerchi di fare tutto, finisci col non fare niente di veramente importante. L’energia va dedicata solo ai compiti fondamentali, eliminando tutto il superfluo. Tutto ciò che non sposta davvero l’ago della bilancia va tagliato, ignorato, oppure messo nelle mani di qualcun altro. Qui si gioca tutto: saper dire di no è una competenza, non un capriccio.

Una buona domanda da farti, ogni mattina, è semplice: se oggi potessi fare solo tre cose, quali sarebbero quelle che a fine giornata ti farebbero dire “ok, oggi ho davvero costruito qualcosa”? Tutto il resto è rumore.

Impara a delegare ciò che non richiede te

Il secondo passo è la delega. Se c’è qualcuno che sa fare un certo lavoro più o meno bene come lo faresti tu, quel lavoro va delegato. Punto.

L’errore tipico dell’imprenditore è pensare “nessuno lo fa bene come me, quindi me lo faccio io”. È un errore costoso. Mentre fai tu un compito che potrebbe fare un altro, non stai facendo le attività in cui la tua presenza è davvero indispensabile.

E attenzione: spesso questo si trasforma in microgestione, il vizio che ti tiene incollato ai dettagli mentre le cose grandi restano ferme.

Cosa devi tenerti tu, cosa devi mollare

Per orientarti, segui queste tre categorie:

• Da fare assolutamente tu: le attività in cui sei l’unico che può portare valore (visione, decisioni strategiche, relazioni chiave)
• Da delegare: tutto quello che qualcun altro può fare al 70-80% del tuo livello
• Da eliminare del tutto: quei compiti che esistono per inerzia e che, a guardarli onestamente, non servono a nessuno

Liberare tempo non è un lusso. È la condizione di base per poter lavorare sulle cose che contano davvero.

Fissa piccoli obiettivi raggiungibili

Il terzo passo è uno di quelli su cui torno spesso nelle mie pillole. Dobbiamo mirare a grandi traguardi, certo, ma dobbiamo stabilire piccoli obiettivi facili da raggiungere lungo il percorso.

I piccoli obiettivi hanno due funzioni precise. Primo: ci danno motivazione, perché tagliarli ci fa sentire che stiamo avanzando. Secondo: ci danno soddisfazione, e la soddisfazione è il carburante che ci spinge a continuare quando le cose si fanno faticose.

Se metti davanti a una persona pigra un obiettivo gigantesco, vago e lontano, la persona pigra si scoraggia e si ferma. Se metti davanti alla stessa persona un piccolo passo concreto da fare entro venerdì, lo fa. E quando l’ha fatto, è più probabile che faccia anche il passo successivo.

Prenditi le pause, sul serio

Quarto passo, e qui c’è un controsenso solo in apparenza. Per essere produttivi bisogna anche fermarsi.

Correre tutto il giorno senza pause non è produttività, è agitazione. Se perdi di vista ciò che è essenziale ti ritrovi indaffarato per ore, fai fai fai, e arrivi a fine giornata accorgendoti che le cose importanti non le hai toccate.

Le pause servono a tre cose precise:

1. Fare mente locale su come stai investendo il tuo tempo
2. Riprendere energia prima che si esaurisca davvero
3. Verificare la direzione, capire se stai concentrando l’attenzione su ciò che è davvero importante

Una passeggiata di venti minuti, lontano dallo schermo, vale spesso più di altre due ore di lavoro confuso.

Non perdere tempo a cercare lo strumento perfetto

C’è un altro errore tipico, e riguarda chi confonde produttività con tecnologia. Le app possono servire, le automazioni possono aiutare, ma solo come sostegno.

Se hai un compito ripetitivo da fare in continuazione e c’è uno strumento che lo automatizza, benissimo, usalo. Ma è inutile passare le giornate a cercare l’agenda perfetta, l’app più innovativa, il sistema di gestione del calendario più figo del mondo, quando in realtà basterebbero un block notes e una penna per fare quello che ti serve.

L’essenziale è quasi sempre più che sufficiente per portare risultati straordinari. Inizia da lì, dagli strumenti che già hai, e migliora solo quando trovi un limite vero.

La regola dell’80/20 applicata ai pigri

Tutto quello che ti ho detto fin qui sta dentro un principio più grande, che si chiama regola di Pareto, o regola dell’80/20. Il 20% delle cose che facciamo porta l’80% dei risultati. Il resto è quasi tutto rumore.

Per una persona pigra questa regola è una manna. Vuol dire che se identifichi quel 20%, e ti concentri solo su quello, puoi ottenere molti più risultati lavorando meno. Lavorando bene, lavorando con la testa, e non lavorando di più.

Una persona iperattiva che lavora al 300% sulle cose sbagliate, alla fine, porta a casa molto meno di una persona pigra che lavora con calma sul 20% giusto.

Lavorare di più non è lavorare meglio.

Se vuoi scendere nel dettaglio operativo, ti torna utile la mia guida su come gestire il tempo in modo efficace, e i 3 passi per ottenere di più lavorando meno ore.

In sintesi

Riassumo i passi che ti dovresti tenere.

• Focalizzati sull’essenziale. Non puoi fare tutto, e nessuno te lo chiede.
• Delega ogni compito che qualcun altro può fare al posto tuo. Il tuo tempo è la risorsa più scarsa che hai.
• Stabilisci piccoli obiettivi raggiungibili. Sono loro che ti tengono motivato lungo la strada.
• Prenditi le pause, ti servono per non perdere la direzione.
• Applica la regola dell’80/20 e concentrati sul 20% di azioni che porta l’80% dei risultati.

Produttività non significa fare di più. Significa lavorare in maniera molto concentrata e attiva su quei pochi compiti che fanno davvero la differenza. Se sei pigro, hai già un vantaggio: ti viene naturale cercare la strada più corta. Trasforma quella tendenza in metodo, e i risultati arrivano.

Io sono Massimo Martinini, e ci sentiamo domani.