Il potere delle scadenze: come trasformare la pressione in produttività

2 febbraio 2024 · Massimo Martinini · PilloleVideo

Ti è mai capitato di avere una settimana intera per portare a termine un lavoro, e poi di ritrovarti l’ultimo giorno a farlo tutto in poche ore? A me sì, parecchie volte. Ed è proprio in quei momenti che ho capito una cosa importante: le scadenze non sono nemici, sono uno strumento. Anzi, sono forse uno degli strumenti più potenti che abbiamo a disposizione per stimolare l’azione, organizzare il lavoro e portare a termine i progetti che altrimenti resterebbero per mesi nel cassetto. Imparare a usarle bene è parte di quel lavoro che, come imprenditore, devi fare per lavorare sull’azienda e non solo dentro l’azienda.

In questa pillola voglio parlarti proprio di questo: del potere delle scadenze, e di come impostarle in modo che lavorino davvero per te invece che contro di te.

Perché le scadenze funzionano davvero

Partiamo dalla psicologia di base. Esistono persone che riescono a lavorare in maniera ottimale sul lungo periodo, senza avere quel senso di urgenza che muove praticamente chiunque. Sono una minoranza. La maggior parte di noi, invece, lavora molto meglio sotto pressione, quando la scadenza ci dice che non possiamo più rimandare.

Non è una colpa. È come siamo fatti. Il problema nasce quando, non avendo scadenze chiare, finiamo per procrastinare tutto e arrivare comunque a ridosso del termine, ma con il doppio dello stress e la metà del controllo. La scadenza ben impostata serve esattamente a evitare questo. Crea un perimetro dentro il quale la tua attenzione si concentra, e da quella concentrazione nasce la vera produttività. Se vuoi approfondire il tema, ti consiglio di leggere come migliorare concretamente la tua produttività.

Come impostare scadenze realistiche

Qui sta il punto delicato. Una scadenza, per funzionare, deve essere realistica. Né troppo lontana, né troppo vicina.

Se la scadenza è troppo lontana, si perde tutto il senso di urgenza. Il tuo cervello la archivia tra le cose da fare prima o poi, e nei fatti rimane lì a prendere polvere. Se invece è troppo vicina, ti senti sopraffatto, lo stress prende il sopravvento e finisce che procrastini per evitare la fatica mentale. In entrambi i casi, la scadenza perde il suo potere.

Sfidante ma raggiungibile

La scadenza giusta è quella che ha due caratteristiche insieme:

• Sfidante, cioè ti accende il fuoco dentro e ti mette un minimo di pressione
• Raggiungibile, cioè se ti metti seriamente al lavoro sai che ce la puoi fare

Trovare questo equilibrio richiede un po’ di pratica e di onestà con se stessi. All’inizio è probabile che sbagli la misura. Va bene. Quello che conta è iniziare a ragionare in questi termini. Aiuta anche togliere il rumore intorno: se vuoi proteggere davvero il tempo che ti sei dato, elimina le distrazioni che mangiano le tue giornate.

Condividi la scadenza con qualcuno

Un consiglio operativo che ti voglio dare, semplice ma molto efficace. Condividi le scadenze che ti sei dato con qualcun altro.

Un socio, un collaboratore, un amico, tua moglie. Va bene chiunque, basta che sia una persona di cui ti importa l’opinione. Perché quando prendiamo un impegno con altri scatta quel senso di responsabilità che, da soli con noi stessi, spesso non abbiamo. Sapere che qualcuno conosce il termine entro cui dovevi fare una certa cosa ti spinge all’azione molto più di quanto ti spinga la tua sola volontà.

È un trucco mentale, certo, ma funziona. Funziona perché sfrutta una caratteristica umana profonda: vogliamo essere coerenti agli occhi degli altri. Usala a tuo vantaggio.

Dividi i progetti grandi in piccole scadenze

Quando il progetto è grosso, la scadenza unica finale non basta. Anzi, spesso è proprio il motivo per cui non parti.

Un progetto da tre mesi visto come blocco unico è schiacciante. Lo stesso progetto, suddiviso in dodici scadenze settimanali, diventa gestibile. Ogni settimana hai un piccolo traguardo, ogni traguardo ti dà soddisfazione, e quella soddisfazione alimenta la voglia di proseguire.

La regola pratica è questa:

1. Scomponi il progetto in passi piccoli, ognuno con un risultato concreto
2. Assegna una scadenza a ogni passo, non solo al risultato finale
3. Verifica a ogni passaggio se stai rispettando i tempi o stai sforando

Questo approccio ti permette di sfruttare la tua capacità di concentrare lavoro in poco tempo, ma applicata in piccole dosi ricorrenti invece che in un unico sforzo disperato alla fine. È lo stesso ragionamento che sta dietro alla legge delle priorità di John Maxwell: decidere prima cosa conta davvero, e darti un termine per portarlo a casa.

Cosa fare quando non rispetti le scadenze

Probabilmente ti succederà. A tutti succede. Crei il tuo calendario di scadenze, e poi ti accorgi che non riesci a rispettarlo, oppure che ti ritrovi sempre a comprimere tutto negli ultimi giorni.

Non è una bocciatura. È un’informazione. Impara da questa esperienza.

Fermati e chiediti: come mai avevo tre giorni e ho fatto tutto l’ultimo? Probabilmente ti sei dato, per il tipo di persona che sei, una scadenza troppo lontana che non ha innescato il senso di urgenza. Allora la prossima volta accorciala. Sperimenta. Trova la tua misura.

L’obiettivo non è diventare una macchina perfetta. L’obiettivo è capire come funzioni tu, e costruire un sistema di scadenze che giochi a tuo favore invece che contro di te.

Le scadenze come alleato, non come nemico

Il vero cambio di mentalità sta qui. Smetti di vedere le scadenze come una pressione che subisci dall’esterno. Inizia a vederle come uno strumento che tu stesso costruisci per organizzare il lavoro, mantenere la concentrazione e arrivare in fondo ai progetti.

Le scadenze ben gestite ti danno tre regali concreti:

• Struttura, perché trasformano un mare di cose da fare in un percorso chiaro
• Concentrazione, perché ti dicono cosa serve adesso e cosa può aspettare
• Soddisfazione, perché ogni traguardo raggiunto alimenta il successivo

Se sei una di quelle persone che lavorano davvero bene sotto pressione, e quando ha tempo va invece in maniera blanda, questa tecnica può cambiarti la giornata. Letteralmente. Prova a darti una scadenza chiara per la prossima cosa importante che devi fare, condividila con qualcuno, e guarda cosa succede. E se vuoi misurare nel tempo se stai migliorando davvero, può aiutarti tenere d’occhio i KPI giusti del tuo lavoro.

La scadenza non è un nemico da temere. È un alleato da sfruttare. Sta a te decidere come usarla.

Io sono Massimo Martinini, e ci sentiamo domani.