Fai schizzare la tua produttività con i KPI (e smettila di guardare solo il fatturato)

14 dicembre 2023 · Massimo Martinini · PilloleVideo

Quasi tutti gli imprenditori, quando devono dire come va l’azienda, guardano un numero solo: il fatturato. Magari ci aggiungono le uscite e quanto resta in tasca a fine mese. Poi si fermano lì. Il problema è che questa è una fotografia parziale, spesso fuorviante, di un business che dentro è fatto di decine di processi e attività che andrebbero misurate una per una. In questa pillola voglio spiegarti cosa sono davvero i KPI, perché ti servono, e come iniziare a usarli partendo da te stesso e dalla tua produttività personale. È il modo più concreto per smettere di subire le giornate e iniziare a lavorare sull’azienda invece che dentro l’azienda.

Cosa sono i KPI e perché non bastano entrate e uscite

KPI è l’acronimo di Key Performance Indicators, indicatori chiave di performance. Tradotto in pratica, sono i numeri che ti dicono cosa sta succedendo dentro l’azienda. Non solo il risultato finale, ma anche quello che produce il risultato finale.

Il fatturato è un indicatore di sintesi. Ti dice se è andata bene o male, ma non ti dice perché. Se questo mese hai venduto meno, da quel numero da solo non capisci se è colpa del marketing, del prodotto, della forza vendita, della stagionalità o di un collaboratore che si è bloccato su un compito.

Quando inizi a misurare KPI in più aree dell’azienda, succede una cosa importante: cominci a vedere dove sta il problema vero. E quando vedi il problema, puoi sistemarlo. Senza KPI, lavori a sensazione. E con la sensazione, in azienda, si fanno disastri.

Il KPI da cui iniziare: la tua produttività personale

Non ti consiglio di partire dai numeri grandi. Ti consiglio di partire da te.

Il primo indicatore che dovresti integrare nella tua attività è la misurazione della tua capacità di iniziare e completare un obiettivo nei tempi che hai stimato. Sembra banale. Non lo è. È il punto di partenza di qualunque sistema di misurazione serio.

Il meccanismo è semplicissimo:

1. Prendi una checklist di cose da fare, un’attività che conosci, con dei passaggi chiari
2. Stima quanto tempo ti servirà, diciamo due ore, perché hai dieci spunte e ogni spunta dura tra i due e i dieci minuti
3. Segna l’orario di inizio
4. Esegui il lavoro
5. Segna l’orario di fine e confronta

Se hai chiuso nelle due ore stimate, stai lavorando come previsto. Se ne hai impiegate di più, c’è un problema. O hai sottostimato il tempo necessario, oppure, come succede nella maggior parte dei casi, hai una serie di distrazioni che ti fa perdere un sacco di tempo.

Perché senza misurazione non puoi migliorare nulla

Faccio sempre l’esempio della dieta. Se vuoi metterti a dieta sali sulla bilancia, ti misuri, magari controlli la massa grassa e le misure delle varie parti del corpo. Dopo qualche settimana ricontrolli. È l’unico modo per capire se quello che stai facendo funziona. Lo stesso vale per ogni risultato in azienda, come ti racconto quando spiego perché misurare ogni azione è la base del business.

Nel business è esattamente la stessa cosa. Non puoi migliorare quello che non misuri. E non puoi misurare se non hai deciso prima quali sono gli indicatori da tenere d’occhio.

Quando inizi a monitorare la tua produttività in modo semplice, con un indicatore per ogni mansione, ti accorgi di una cosa scomoda: stai buttando via un sacco di tempo. E te ne accorgi solo perché lo stai misurando. Prima eri convinto di lavorare a pieno ritmo, magari ti lamentavi pure di essere sempre sotto pressione. I numeri ti raccontano una storia diversa.

La verità è scomoda, ma è proprio quella che ti serve.

A quel punto puoi correre ai ripari. Puoi eliminare le distrazioni che ti mangiano la giornata, riorganizzare il calendario, delegare i compiti che ti rallentano. Senza il numero davanti, invece, continuavi a girare in tondo convinto che il problema fosse il tempo che non basta mai.

KPI e checklist: due strumenti che lavorano insieme

I KPI funzionano molto meglio se hai già un sistema di procedure e checklist scritte. Te lo dico perché lo vedo costantemente nelle consulenze: aziende che vorrebbero misurare ma non sanno cosa, perché non hanno mai messo nero su bianco come si fanno le cose.

Una checklist chiara, leggibile anche da chi si approccia per la prima volta a un compito, è già di per sé un indicatore. Ti dice se il lavoro è stato fatto completamente, nel modo giusto, seguendo i passaggi previsti. Quando spunti le voci, stai misurando l’aderenza al processo. È lo stesso principio che applico quando spiego i 3 passi per ottenere di più in meno tempo.

Se non hai ancora checklist e manuali operativi, parti da lì. Sembra un investimento di tempo enorme, ma i benefici che ne ottieni sono di gran lunga superiori allo sforzo. E poi sopra a quelle checklist costruisci i tuoi KPI: tempo di esecuzione, numero di errori, tasso di completamento.

Dove applicare i KPI nel resto dell’azienda

Una volta che hai preso confidenza con il meccanismo misurandoti su te stesso, lo estendi alle altre aree. Qualunque attività che si ripete può essere misurata. Te ne lascio alcune da cui partire:

• Marketing: numero di contatti generati, costo per contatto, tasso di conversione da contatto a cliente
• Vendite: numero di proposte inviate, percentuale di chiusura, valore medio del contratto
• Produzione: tempo medio per completare un ordine, errori per ordine, rilavorazioni
• Customer care: tempo medio di risposta, numero di reclami, tasso di risoluzione al primo contatto
• Collaboratori: tempo di esecuzione delle attività, aderenza alle checklist, completamento degli obiettivi settimanali

Non devi partire con cinquanta indicatori. Scegline uno per area, quello che ti sembra più indicativo, e misuralo con costanza per almeno un mese. Poi aggiungi gli altri.

Da dove iniziare oggi

Voglio chiuderti con un’azione concreta che puoi fare già da domani mattina.

Prendi un compito che farai domani. Stima quanto tempo ti servirà. Segna l’orario di inizio quando cominci e l’orario di fine quando hai finito. Confronta. Questo è già un KPI.

Fallo per una settimana, su attività diverse. Vedrai che si aprirà davanti a te un panorama che prima non vedevi. Capirai dove ti stai mangiando il tempo, capirai dove sei più efficiente, capirai cosa deleghi e cosa no. Da lì costruisci il resto.

I KPI sono questo: non sono fogli Excel complicati né dashboard scintillanti. Sono numeri semplici che ti dicono la verità su come stai lavorando. E la verità, in azienda, è quello che ti serve per crescere davvero.

Io sono Massimo Martinini, e ci sentiamo domani.