Elimina le distrazioni: come ritrovare concentrazione e produttività

9 gennaio 2024 · Massimo Martinini · Crescita personalePilloleVideo

Una delle sfide piu’ grandi nella gestione del tempo, per chi fa impresa, e’ quella di eliminare distrazioni e interruzioni. Viviamo immersi in un flusso continuo di notifiche, mail, messaggi WhatsApp dei mille gruppi a cui siamo iscritti, telefonate, colleghi che entrano in ufficio per “una cosa veloce”. Il risultato e’ che la nostra produttivita’ crolla e il numero di errori che commettiamo aumenta in modo esponenziale. Tutto questo ha a che fare con la capacita’ di lavorare sull’azienda invece che dentro l’azienda: se non proteggi il tuo tempo, finisci risucchiato dall’operativita’. In questa pillola ti spiego perche’ succede, da dove arrivano davvero le distrazioni e come puoi riprendere in mano la tua giornata.

Perche’ le distrazioni distruggono la produttivita’

Prova a pensare a un’attivita’ semplice. Scrivere una mail a un fornitore o a un cliente. Dovrebbe richiederti dieci minuti. Quanto tempo ti occupa davvero? Spesso quaranta minuti, a volte di piu’. Nel frattempo hai risposto al telefono, hai dato un’occhiata a due messaggi, ti sei distratto al volo per controllare una notifica del social network. La mail sara’ inevitabilmente piena di errori.

Questa e’ la dinamica tipica. Non e’ che lavori male, e’ che non lavori mai davvero. Ogni interruzione ti costringe a riprendere il filo, e ogni volta che riprendi il filo perdi qualche minuto e qualche pezzo di lucidita’. Moltiplica questo schema per tutta la giornata e capisci perche’ alla sera ti senti svuotato senza aver concluso niente di significativo.

Identifica le tue fonti di distrazione

Il primo passo, quello che non puoi saltare, e’ fermarti a capire da dove arrivano nello specifico le tue distrazioni. Non vale generalizzare. Le fonti sono diverse per ognuno di noi, e finche’ non le metti nero su bianco non puoi prendere contromisure. E’ lo stesso ragionamento che sta alla base del concentrarsi sulle priorita’ che contano davvero: prima capisci dove va a finire il tuo tempo, poi decidi cosa difendere.

Le piu’ comuni sono queste:

• Social media aperti continuamente sul telefono o sul browser
• Email che controlli ogni cinque minuti
• Notifiche di app, gruppi, applicazioni di messaggistica
• Telefonate non programmate
• Colleghi o collaboratori che entrano per chiederti qualcosa

Una volta che le hai identificate, puoi agire. Sui clienti, per esempio, basta dire una cosa molto semplice: “dalle nove alle undici non sono disponibile”. La prima volta che proveranno a chiamarti in quella fascia non risponderai. La seconda volta dirai “torna piu’ tardi, te lo avevo detto”. Alla terza volta non ti disturberanno piu’. E’ una questione di abitudine, la loro e la tua.

Il vero motivo per cui apri i social media

Qui arriviamo al punto piu’ delicato. Limitare l’uso dei social media e’ piu’ facile a dirsi che a farsi. Conosciamo tutti la teoria: chiudere le app, mettere il telefono in un’altra stanza, usare i blocchi. Poi nella pratica torniamo a scorrere il feed dopo cinque minuti.

Perche’ succede? Perche’ nella maggior parte dei casi non e’ il social media a chiamarti. Sei tu che lo cerchi come via di fuga. Stai per affrontare un’attivita’ che, per qualche motivo, ti crea un senso di malessere interiore. La tua mente cerca scampo, e il social media e’ la valvola di sfogo piu’ rapida e accessibile.

Nel momento in cui individui quali sono le attivita’ che ti spaventano davvero, puoi andare a fondo e capire perche’.

Non e’ paura, e’ confusione

Nella mia esperienza, e in quella della maggior parte degli imprenditori che ho seguito, il problema vero non e’ la paura di iniziare un compito grande. Il problema e’ la confusione.

Un compito grande ha tante cose dentro che non ti sono chiare in testa. Quando ti siedi alla scrivania ti dici “cavolo, adesso da dove parto?”. E in quel momento la tua mente cerca la via di fuga: prendi il cellulare, dai un’occhiata alle notifiche, controlli le notizie. La giornata se ne va cosi’.

Spezza il compito in pezzi piccoli

La soluzione e’ semplice e la conosci gia’, ma serve sentirla ripetere. Prendi il compito che ti crea disagio e spezzalo in tante piccole parti, fino a quando ogni singola parte e’ una sciocchezza.

Esempio pratico, scrivere un articolo. Se ti siedi davanti al foglio bianco con in testa “devo scrivere un articolo”, parte la confusione e cerchi la via di fuga. Se invece spezzi cosi’

1. Scegli l’argomento tra quelli che gia’ hai in mente, ne basta uno
2. Definisci il titolo dell’articolo, e’ una frase
3. Scrivi quattro o cinque sottotitoli, che saranno i paragrafi
4. Sotto ogni sottotitolo butta giu’ due righe di cosa vuoi dire
5. Espandi ogni paragrafo partendo dalle due righe gia’ scritte

A questo punto scrivere e’ una sciocchezza, perche’ ogni passaggio preso da solo lo e’. La confusione era il problema, non l’articolo.

Questa logica vale per qualunque attivita’. Una telefonata difficile, una proposta commerciale, un progetto nuovo. Spezza, spezza, spezza, finche’ il primo passo e’ cosi’ piccolo che non puoi piu’ avere scuse per non farlo. Se poi assegni a ogni pezzo una scadenza precisa, l’effetto si moltiplica: ne ho parlato approfonditamente parlando del potere delle scadenze.

Costruisci un ambiente che ti aiuta a concentrarti

Oltre alle abitudini, c’e’ un secondo livello che spesso viene ignorato: l’ambiente fisico in cui lavori. Un ambiente sbagliato genera distrazioni anche quando tu fai tutto il resto bene.

Alcuni esempi concreti:

• Se sei in un posto rumoroso, usa delle cuffie con musica strumentale o rumore bianco, in modo da non essere catturato da rumori improvvisi o conversazioni di sottofondo
• Tieni la scrivania in ordine, libera da cose che ti distraggono mentre lavori
• Allontana il telefono dal campo visivo durante le ore di lavoro profondo
• Chiudi il client di posta quando devi concentrarti, non tenerlo aperto in background
• Disattiva tutte le notifiche sul computer per le finestre temporali in cui devi produrre

Ti rendi conto della differenza la prima volta che provi davvero. Una scrivania libera e un paio di cuffie possono valere ore di lavoro in piu’, a parita’ di sforzo. Quando questi accorgimenti diventano automatici si trasformano in abitudini, ed e’ proprio il passaggio da abitudini improduttive a produttivita’ alle stelle a fare la vera differenza nel tempo.

Riprenditi le tue ore di lavoro profondo

La sintesi e’ questa. Ogni giorno hai una quantita’ enorme di tempo che ti sfugge tra le mani senza che tu te ne accorga, divorato da distrazioni che non hai mai deciso di accettare. Riprendertelo e’ possibile, ma serve onesta’.

Fatti un vero esame di coscienza oggi. Quali sono le tue fonti di distrazione reali? Quali attivita’ ti spaventano al punto da farti cercare la via di fuga? E perche’? Spesso scoprirai che il problema non e’ l’attivita’, ma la confusione che ti porti dentro su come affrontarla.

Quello che puoi fare in una giornata, se elimini il rumore di fondo, e’ infinitamente piu’ grande di quello che immagini. Se vuoi andare oltre e mettere a sistema tutto questo, ti lascio altri spunti concreti su come migliorare la produttivita’ e, per chi ama i numeri, su come far schizzare la produttivita’ con i KPI.

Io sono Massimo Martinini, e ci sentiamo domani.