Gestione efficace dei compiti: come strutturare il lavoro tuo e dei collaboratori

12 dicembre 2023 · Massimo Martinini · PilloleVideo

Chiunque gestisca un business o un progetto si scontra prima o poi con la stessa difficoltà. Le cose da fare crescono, i collaboratori aumentano, gli imprevisti si accumulano. E senza una struttura chiara, tutto diventa confusionario. La gestione efficace dei compiti non è un esercizio teorico per amanti dell’organizzazione. È la condizione che ti permette di avere il controllo del lavoro tuo e del tuo team, senza dover rincorrere ogni urgenza. In questa pillola ti spiego come strutturarla.

Perché la gestione dei compiti è la base di tutto

Se vogliamo crescere e avere un’azienda ben strutturata, non possiamo lavorare in modo approssimativo. Sembra ovvio, ma nella pratica vedo questa cosa sbagliata continuamente. Imprenditori che sanno “più o meno” cosa stanno facendo loro, sanno “più o meno” cosa sta facendo Tizio, sanno “più o meno” cosa sta facendo Caio.

Tutti quei “più o meno” sono la causa della confusione che ti porti in ufficio ogni mattina. Sono il motivo per cui le scadenze saltano, gli errori si moltiplicano, le persone si pestano i piedi a vicenda. È esattamente lì che si rompe la macchina, ed è il motivo per cui non riesci a delegare come vorresti.

Avere una sequenza di compiti ben definita e ben delineata non è un lusso da grande azienda. È la condizione minima perché il lavoro proceda davvero.

Il primo passo: parti da te, non dai collaboratori

Qui c’è l’errore più frequente. L’imprenditore che vuole “organizzare meglio i collaboratori” senza aver mai organizzato il proprio lavoro.

Il punto è che tutto deve partire da noi. Non possiamo pretendere che i nostri collaboratori siano bravi, ordinati, precisi, e che facciano tutto alla perfezione se non siamo noi i primi a lavorare in un certo modo. Vale lo stesso discorso di come tratti i tuoi collaboratori: il livello lo dai tu per primo, non lo pretendi dagli altri.

Quindi il primo passo è uno solo. Schematizza tutto quello che devi fare tu, in maniera chiara e precisa. Le tue attività, i tuoi tempi, le tue scadenze. Solo dopo aver messo in ordine il tuo lavoro puoi estendere questa pianificazione ai collaboratori. Altrimenti stai chiedendo a loro un livello di lucidità che tu non hai. Lo stesso principio conta già prima, quando devi decidere come scegliere i collaboratori giusti per le attività che hai mappato.

Cosa significa “compito ben strutturato”

Un compito strutturato non è una voce generica scritta su un foglio. È una descrizione che chiunque legga capisce. Senza queste informazioni minime, qualunque pianificazione resta una lista di buoni propositi.

Le cinque informazioni che non possono mancare

Per ogni attività, di tua competenza o di un collaboratore, dovresti poter rispondere a domande precise:

• Cosa va fatto esattamente, senza ambiguità
• Chi lo fa, con un nome e cognome, non un ruolo generico
• Quanto tempo richiede, stimato in modo realistico
• Quando inizia e quando finisce, con una data
• Da cosa dipende, cioè quali altri compiti devono essere completati prima

Quando hai queste cinque informazioni per ogni attività, succede una cosa importante. Sai che il collaboratore farà il compito A il lunedì mattina perché serviranno 4 ore. Sai che il compito B richiede due giorni e mezzo, quindi inizierà il lunedì pomeriggio e finirà il mercoledì. Hai la situazione totalmente sotto controllo a colpo d’occhio.

Perché questo cambia la qualità della delega

Se chi gestisce una parte del tuo lavoro ha istruzioni chiare, linee guida da seguire e un processo spiegato in maniera dettagliata, le probabilità che commetta errori crollano drasticamente.

Questo significa che anche se tu non segui personalmente il lavoro, anche se hai delegato del tutto, i compiti vengono portati a termine senza troppi intoppi. Sistematizzare il proprio lavoro non solo ti cambia veramente la vita. Rende anche molto più semplice delegare alcune responsabilità senza dover poi rimediare ai pasticci. Se vuoi approfondire il meccanismo, ne ho parlato in come delegare efficacemente, e gran parte del lavoro si gioca proprio su come dai i feedback ai collaboratori quando qualcosa va corretto.

L’opposto di tutto questo è il modello “lui sa più o meno cosa deve fare”. Quel “più o meno” è il motivo per cui le deleghe falliscono, per cui ti ritrovi a fare due volte il lavoro, per cui rinunci e dici “tanto faccio prima da solo”.

L’esempio della ristrutturazione: le dipendenze tra compiti

Ti faccio un esempio concreto. Immagina di dover ristrutturare casa. Sai che hai bisogno di un muratore, di un elettricista e di un imbianchino. Sai che il muratore ci metterà due mesi. Sai che l’elettricista avrà un mese di lavori.

Quando i compiti si incastrano

Il punto è che alcuni compiti si interfacciano tra loro. Il muratore nel primo mese fa la demolizione e poi scava le tracce per gli impianti. Dopo che ha fatto le tracce, serve l’elettricista che interviene per riempirle di fili. Solo a quel punto il muratore può tornare e coprire i muri.

Tu devi sapere il giorno X in cui saranno pronte le tracce, in modo da preparare l’elettricista a iniziare proprio quel giorno con i suoi tre giorni di lavoro. Se non lo sai, succede il classico disastro. Il muratore finisce le tracce, chiama l’elettricista, e l’elettricista risponde “no, adesso sono pieno di lavoro, posso tra due settimane”. Il cantiere si blocca.

L’esempio è banale, ma il concetto si applica a qualsiasi progetto con più persone che ci lavorano dentro. Se hai chiaro tutto, organizzare il personale è facile. Se non hai questa chiarezza, è veramente un casino.

Come applicare il concetto al tuo lavoro

Riassumo le cose che vale la pena tenerti.

• Parti da te. Schematizza i tuoi compiti prima di chiederlo agli altri. È l’unica cosa che ti dà autorevolezza per pretenderlo dal team.
• Definisci sequenza, tempi e dipendenze di ogni attività. Senza queste tre informazioni, ogni piano è un’illusione.
• Spezza i compiti grandi in sotto-compiti quanto serve, ma non scavare all’infinito. L’obiettivo è la chiarezza, non la mappatura perfetta.
• Tieni sempre la situazione a colpo d’occhio. Se non riesci a vedere in 30 secondi cosa sta succedendo nel tuo lavoro o nel team, vuol dire che la struttura non sta funzionando.

Ovviamente i compiti si possono scomporre in più sotto-compiti, puoi scavare in profondità all’infinito. Ma l’obiettivo non è quello. L’obiettivo è avere in maniera chiara la situazione sotto controllo. Questa è la chiave di tutto.

Altrimenti continui ad accumulare attività, cose da fare, imprevisti, urgenze. E non riesci a portare a casa nulla. O comunque vai a una velocità che è una frazione di quella che potresti avere.

Rifletti oggi su come puoi applicare questo concetto al tuo lavoro. Inizia da una sola area. Una sola settimana scritta bene è già un passo enorme rispetto al “più o meno” in cui galleggia la maggior parte degli imprenditori.

Io sono Massimo Martinini, e ci sentiamo domani.