Feedback ai collaboratori: come darli bene per far funzionare la squadra

5 febbraio 2024 · Massimo Martinini · PilloleVideo

Se vuoi far crescere la tua attività, da solo non ci arrivi. Hai bisogno di una squadra che ti supporti e che remi nella tua stessa direzione. Vale per gli imprenditori, vale per i liberi professionisti, vale per chiunque abbia capito che il tempo è una risorsa finita. Il problema è che, quando finalmente ti decidi a delegare davvero, scopri che c’è uno scoglio enorme da affrontare. Si chiama feedback. E quasi nessuno lo sa gestire davvero.

Lo scenario tipico (e perché finisce sempre male)

La situazione che vedo ripetersi continuamente è questa. L’imprenditore chiama un esperto, una figura di riferimento, gli delega una parte del lavoro e poi sparisce. Passano settimane, a volte mesi. Quando si presenta a controllare il risultato, scopre che il lavoro non è quello che si aspettava.

A quel punto succede il finimondo. L’imprenditore si arrabbia perché aveva in mente una cosa diversa. Il collaboratore si offende perché ha consegnato esattamente quello che pensava gli fosse stato chiesto. Si litiga, si interrompono le collaborazioni, ognuno torna a casa convinto che l’altro non capisca niente.

La colpa, in questi casi, sta da una parte sola: da chi ha delegato senza spiegare bene cosa voleva, senza controllare in corso d’opera, senza dare un solo segnale lungo la strada. Spesso il guaio nasce ancora prima, da istruzioni date male, e questo è il punto da cui partire.

Cos’è il feedback (e perché è lo strumento più potente)

Il feedback non è una critica e non è uno sfogo: non è il momento in cui ti scarichi addosso al collaboratore tutta la frustrazione di settimane. Il feedback è uno strumento di lavoro, e per certi versi è lo strumento più potente che hai sotto mano per gestire una persona del tuo team.

In pratica funziona così. La persona compie un’azione, consegna qualcosa, fa una proposta. Tu osservi, e le dici cosa va bene e cosa non va bene. Lo fai subito, lo fai in modo specifico, lo fai in modo costruttivo. Intervieni quando il lavoro è ancora fresco e correggere costa poco, senza lasciar passare giorni e senza aspettare che la cosa si accumuli.

In questo modo la persona si adatta ai tuoi obiettivi senza nemmeno accorgersene. Si allinea pezzo dopo pezzo. E tu smetti di essere quello che si lamenta e diventi quello che guida.

Le 3 regole per dare un feedback che funziona

Per non trasformare il feedback in una sfuriata che peggiora le cose, ti consiglio di tenere a mente tre regole pratiche. Non sono teoria, sono cose che ho imparato a forza di sbagliare e di correggere il tiro.

1. Sii specifico, non generico

“Hai fatto un lavoro schifoso” non è feedback. È uno sfogo, e non aiuta nessuno. Il feedback utile parla di cose precise. Dice “questa parte mi è piaciuta, perché ha fatto X”. Dice “questa parte invece non mi convince, mi aspettavo Y, ti chiedo di rivederla così”. La persona sa esattamente cosa tenere e cosa cambiare.

2. Sii costruttivo, non distruttivo

C’è una grande differenza tra criticare il lavoro e criticare la persona. Il primo è normale, fa parte della relazione professionale. Il secondo distrugge la fiducia in cinque minuti. Quando dai un feedback, parla sempre del compito, mai della persona. Il tono deve essere quello di chi vuole arrivare a un risultato migliore insieme, non di chi vuole vincere una discussione.

3. Mantieni l’equilibrio tra ciò che va e ciò che non va

Questo è il punto che la maggior parte degli imprenditori sbaglia. Tendiamo a notare solo quello che non funziona e a tacere su tutto il resto. Sbagliato. Se la persona sente solo lamentele, prima o poi si chiude. Per ogni cosa da migliorare, riconosci anche quello che è stato fatto bene. Non per buonismo. Per fargli capire dove sta la strada giusta da continuare a percorrere.

I vantaggi concreti di una cultura del feedback

Quando il feedback diventa abitudine, succedono cose interessanti in azienda. Cose che fanno la differenza tra una squadra che si trascina e una squadra che produce. Vale fin dal primo giorno, quando vai ad aggiungere nuovi collaboratori e devi metterli subito nella rotta giusta.

• Migliorano le prestazioni. I collaboratori sanno con chiarezza cosa ci si aspetta da loro, e di conseguenza affinano il modo in cui lavorano giorno dopo giorno.
• La persona si sente vista. Sa che il suo lavoro viene osservato e considerato, non lasciato in un cassetto fino al prossimo disastro. Questo cambia totalmente la motivazione.
• Si rafforzano le relazioni. Un dialogo aperto e onesto costruisce fiducia, e la fiducia è la base di una collaborazione che dura nel tempo.
• Si riducono i conflitti. I problemi vengono detti subito, in piccolo, quando ancora sono gestibili, e non si accumulano fino all’esplosione.

Trasforma il feedback in un’abitudine quotidiana

Il feedback non funziona se lo dai una volta ogni sei mesi durante una riunione di valutazione. Funziona se diventa parte della tua giornata. Ogni volta che un collaboratore ti consegna qualcosa, ogni volta che fa quello che gli hai chiesto, prenditi due minuti per dirgli come è andata.

All’inizio sarà un po’ faticoso, soprattutto se non lo hai mai fatto. Sentirai una specie di resistenza. Ti sembrerà di insistere, di essere pesante. Non è così, è esattamente il contrario. Le persone preferiscono mille volte sapere come stanno andando, piuttosto che camminare al buio per mesi. È una parte importante di una gestione efficace dei compiti di tutti i giorni.

Quando la squadra è ben rodata, scoprirai che la gran parte dei tuoi feedback sono semplicemente complimenti. Una conferma che la rotta è quella giusta. Altre volte servirà alzare la voce e segnalare che qualcosa è andato sotto le tue aspettative. In quel momento la persona capisce, accetta il rilievo e la volta dopo si presenta migliore.

Una domanda da farti prima di puntare il dito

Prima di arrabbiarti con un collaboratore che non ha fatto quello che ti aspettavi, fermati cinque secondi e fatti questa domanda. Mi ero spiegato bene?

Se la risposta onesta è no, la responsabilità è tua. Riprendi il discorso, chiarisci quello che serve chiarire e riparti. Se la risposta è sì, allora ha sbagliato la persona, e in quel caso il feedback serve a raddrizzare il tiro senza drammi.

In entrambi i casi, prima di puntare il dito, ragiona. Quasi sempre scoprirai che metà del problema era da risolvere prima, parlando un po’ di più all’inizio.

Io sono Massimo Martinini, e ci sentiamo domani.