Come Delegare in Modo Efficace e Smettere di Essere il Freno della Tua Azienda

12 dicembre 2019 · Massimo Martinini · PilloleVideo

Quando la tua attività cresce, c’è una situazione tipica in cui rischi di trovarti: senza di te l’azienda non va avanti. Diventi il pilastro, la colonna portante di tutto. Suona come un complimento, in realtà è una trappola, perché nello stesso momento in cui sei il pilastro sei anche il freno. Più cresci, più diventi indispensabile. E più sei indispensabile, meno l’azienda può crescere oltre te.

Se ti riconosci in tutto questo, ho raccolto la mappa completa per uscirne in questa guida su come imparare finalmente a delegare. Qui invece andiamo dritti alla logica.

Oggi rispondo a Davide, che si trova esattamente in questa situazione. Mi scrive così: “Ciao Massimo, grazie ai tuoi consigli sono riuscito a far crescere la mia attività nell’ultimo anno. Il problema è che adesso guadagno bene ma non ho più tempo per fare altro e fatico a seguire tutti i clienti. Non posso rallentare, altrimenti li perderei, e i miei collaboratori non sono in grado di fare quello che so fare io. Hai qualche consiglio?”

Perché diventi il pilastro e il freno della tua azienda

Quella di Davide è una situazione davvero tipica per qualunque attività, professionista o imprenditore che affronta una crescita abbastanza veloce. Ne ho parlato tante volte nelle pillole, e c’è un libro che la racconta in modo cristallino: si intitola “Prendi i soldi e scappa”, ma il titolo originale rende molto meglio l’idea, Built to Sell, cioè costruita per essere venduta.

Il punto è proprio questo. Se tu sei il valore della tua azienda, l’azienda da sola non vale niente. Per un eventuale compratore non c’è nulla da comprare, perché il vero valore sei tu e tu non sei in vendita. Tutto il valore che potresti ottenere da una cessione, semplicemente, viene a mancare.

Davide mi ha dato indicazioni abbastanza generiche, quindi non so né il suo settore né cosa sappia fare lui rispetto ai suoi collaboratori. È difficile contestualizzare al millimetro. Ma la logica di fondo vale per tutti, ed è quella che voglio passarti.

La logica giusta: tu direttore d’orchestra, i collaboratori suonano

L’immagine che uso sempre è quella dell’orchestra. Tu, imprenditore o libero professionista, devi stare dietro a tutto come direttore d’orchestra. I tuoi collaboratori sono le persone che suonano gli strumenti.

All’inizio sembra difficile, lo capisco. Tendenzialmente partiamo come professionisti solitari, ci sobbarchiamo tutto il lavoro perché siamo abituati a fare da soli. Quello che devi fare, con il tempo, è iniziare ad assumere persone chiave a cui delegare parte del lavoro. Così continui a guadagnare, ma diminuisci il tuo sforzo in termini di tempo.

Il punto delicato è la scelta di chi mettere a suonare quegli strumenti. Su questo ho dedicato una pillola intera a come scegliere i collaboratori giusti, perché delegare alla persona sbagliata è peggio che non delegare affatto.

Nell’atto pratico: invece di fare io tutto il lavoro, magari ne faccio metà e l’altra metà la passo al collaboratore. Questo ha due vantaggi enormi.

• Liberi tempo: il tempo è la risorsa che non torna indietro, ed è esattamente quella che ti manca quando sei schiavo della tua azienda.
• Trovi persone più brave di te su quel compito specifico: il risultato finale, su quella parte, migliora.

Perché chi è specialista fa meglio di te (e in meno tempo)

Sono sicuro che è successo anche a te. Ti è capitato di lavorare su qualcosa che eri in grado di fare, ma che non era la tua specialità. E cosa succede? Ci impieghi tantissimo tempo, ci metti tantissime energie, e alla fine tiri fuori un risultato magari mediocre.

Lo stesso identico lavoro, fatto da chi è specialista, viene fatto in meno tempo e con una qualità migliore. Per questo ha sempre senso iniziare a delegare, appena puoi, a persone più brave di te su quel pezzo. È così che cominci a strutturarti come azienda invece che come professionista che fa tutto da solo.

Se hai già dei collaboratori, come Davide, il primo passo è capire esattamente in cosa sono bravi. Lo scopo è aumentare il lavoro che riesci a erogare e allo stesso tempo ridurre il tuo carico personale. Quindi: capisci cosa sanno fare, e inizia a istruirli per passargli progressivamente parte del lavoro.

Qui entra in gioco il pezzo che quasi tutti saltano: le procedure. Se il sapere resta solo nella tua testa, non hai delegato, hai solo prestato il lavoro. Per questo ti rimando all’importanza delle procedure nel business: è quello che rende la delega ripetibile invece che fragile.

Se hai già una buona entrata, come scrive Davide, è importante permetterti di assumere una persona capace di fare quello che fai tu, o almeno una parte. Perché come imprenditore devi assolutamente avere tempo per lavorare sulla tua azienda e non dentro la tua azienda. Se resti incastrato nei processi, diventi il freno e non potrai più farla crescere.

La regola del 70 per cento (e perché io alzo l’asticella)

C’è un secondo consiglio che mi piace molto, lo prendo da un libro di Brian Tracy sulle regole fondamentali della vita e del successo. Lui suggerisce di delegare qualunque lavoro a una persona in grado di farlo almeno al 70 per cento della qualità con cui lo faresti tu.

Sul 70 per cento ho una piccola divergenza. Ci tengo a dare ai miei clienti un servizio veramente eccellente, quindi io punto almeno a un 90 o 95 per cento. Ma la logica resta esattamente la stessa: nel momento in cui trovi una persona capace di fare una cosa più o meno bene quanto la faresti tu, gliela fai fare e ti togli completamente da quella parte del lavoro.

Il vero ostacolo non è quasi mai il collaboratore. Sei tu che non lasci la presa.

Se ti scatta il famoso “faccio prima io”, il problema è il metodo con cui passi il lavoro: trovi i passaggi concreti nei 5 passi per una delega efficace.

E qui arriva la parte che trovo bellissima. Il tempo che liberi non va sprecato. Lo usi per studiare, per apprendere nuove competenze che serviranno a portare la tua attività su un livello superiore.

La crescita infinita: delega, studia, ripeti

Pensa a questo meccanismo. Oggi delego la parte di lavoro che sto facendo. Nel giro del tempo necessario a strutturare l’attività mi ritrovo libero, perché i collaboratori fanno praticamente tutto. A quel punto inizio a studiare qualcosa di nuovo, una competenza che serve a salire di livello.

Quando ho acquisito quella competenza e la applico con successo, prendo qualcun altro a cui delegarla. E ricomincio: imparo un’altra competenza, di un livello ancora superiore. Questa crescita è potenzialmente infinita. È la fusione tra delega e interesse personale che ti fa salire un gradino dopo l’altro, senza mai restare fermo nello stesso punto.

Per rispondere a Davide, quindi, il consiglio è questo: inizia a delegare alle persone giuste per liberare il tuo tempo. Se sei schiavo della tua azienda e ci lavori dentro tutto il giorno, è vero che stai guadagnando, ma stai anche limitando la crescita del tuo business.

Il tuo scopo come imprenditore è far crescere sempre di più la tua attività e, allo stesso tempo, cercare di renderti dove possibile inutile. Delega tutte le parti che puoi delegare, quelle in cui la tua presenza non è davvero obbligatoria.

Allora ti lascio con le domande che contano: in quante attività la tua presenza è davvero indispensabile, e in quante invece è solo un’abitudine? Cosa potresti delegare già domani, anche solo al 70 per cento? E se sparissi per un mese, la tua azienda continuerebbe a girare o si fermerebbe?

Io sono Massimo Martinini, e ci sentiamo domani.