Come definire le priorità per imprenditori e liberi professionisti

14 settembre 2024 · Massimo Martinini · BusinessCrescita personalePilloleVideo

Ti è mai capitato di guardare la lista delle cose da fare e non sapere da dove iniziare? Di avere la sensazione che tutto sia urgente, tutto sia importante, tutto vada chiuso entro stasera? Se la risposta è sì, sei in buona compagnia. Imprenditori, liberi professionisti e chiunque abbia una vita piena finiscono prima o poi davanti a questo muro. Saper definire le priorità è parte di un lavoro più ampio, quello di smettere di fare il manovale e iniziare a lavorare sulla tua azienda. In questa pillola ti spiego come muovere il primo passo, con tre strumenti pratici che uso da anni e che funzionano davvero.

Perché trattiamo tutte le attività allo stesso modo

Il primo errore è questo: pensare che ogni cosa sulla lista abbia lo stesso peso. Non è così. Se tutto è urgente, niente lo è davvero. È una frase che sembra banale, eppure il novanta per cento delle persone vive esattamente così. Tutto in cima, tutto adesso, tutto importante. E il risultato è prevedibile: ti svegli stanco, lavori dodici ore, alla sera ti chiedi cosa hai concluso e la risposta è poco.

Il punto è che le attività non sono uguali. Alcune spostano davvero qualcosa, altre riempiono la giornata e basta. Saperle distinguere è la prima competenza che un imprenditore deve allenare, ed è anche il confine vero tra fare l’imprenditore e fare il libero professionista, come ho spiegato parlando della leva del tempo. Senza questa, tutto il resto, la delega, l’organizzazione, la crescita, non parte proprio.

La legge di Pareto: l’80% dei risultati dal 20% delle azioni

Per capire quali attività spostano davvero qualcosa, parto sempre dalla legge di Pareto. Te la riassumo: l’80 per cento dei risultati arriva dal 20 per cento delle azioni che fai. Non è una teoria astratta, è una regola che si ripresenta dappertutto. Nei clienti, nei prodotti che vendi, nelle attività che fai dentro la tua giornata.

La domanda da farti è semplice e scomoda: quali sono le cose che, nella mia settimana, generano la maggior parte dei risultati? Se non sai rispondere, è arrivato il momento di fermarti e guardarle con onestà. Spesso scopri che il 20 per cento decisivo è proprio quello che tendi a rimandare, perché è più difficile, meno gratificante, meno immediato. Su questo ho scritto una pillola dedicata, su come concentrarti sulle attività davvero efficaci e smettere di riempire le ore con il resto.

La matrice di Eisenhower: quattro quadranti per metterci ordine

Uno strumento che consiglio spessissimo è la matrice di Eisenhower. Funziona così: tiri una linea verticale e una orizzontale, ottieni quattro quadranti, e ci infili dentro ogni attività della tua lista. I quadranti sono questi:

1. Importante e urgente, le attività da chiudere subito, oggi, senza discutere.
2. Importante ma non urgente, qui dentro ci finisce la crescita della tua azienda, la formazione, le relazioni che contano nel lungo periodo. È il quadrante dove devi passare più tempo possibile.
3. Non importante ma urgente, da delegare, sempre che si possa. Se non puoi delegarle, le chiudi nel minor tempo possibile e basta.
4. Non importante e non urgente, eliminare o spostare in una lista a parte. Senza sensi di colpa.

La cosa potente della matrice è che ti costringe a vedere bianco su nero dove finisce il tuo tempo. La maggior parte degli imprenditori vive nel quadrante uno e tre, rincorrendo emergenze, e ignora il due, che è proprio quello dove si decide il futuro dell’azienda.

La regola delle tre cose al giorno

Un altro metodo molto semplice, che uso quasi tutti i giorni, è la regola delle tre cose. Te la spiego in una riga: ogni mattina ti chiedi quali sono le tre attività che, se le chiudo oggi, mi avvicinano davvero ai miei obiettivi.

Non cinque, non dieci. Tre.

Concentri lì la tua energia migliore, quella delle prime ore, quella in cui sei lucido. Se ti avanza tempo dopo aver chiuso quelle tre, perfetto, fai il resto. Se non ti avanza, hai comunque fatto il lavoro vero della giornata. Sembra una sciocchezza, ma cambia completamente il modo in cui finisci la settimana: invece di trascinarti dietro una lista infinita, hai una serie di risultati concreti che si accumulano.

Agire con intenzione, non per inerzia

Il segreto vero, dietro tutti questi strumenti, è uno solo: agire con intenzione. Fermarsi, valutare, scegliere. Non lasciare che siano gli altri, le notifiche, le richieste a decidere per te quale sia la tua priorità di oggi. Se le interruzioni continue ti mangiano la giornata, ti consiglio di leggere le mie tecniche per eliminare le distrazioni, perché senza protezione del tempo nessun metodo regge.

Le priorità di una persona possono essere totalmente diverse da quelle di un altro. C’è chi lavora venti ore al giorno perché ossessionato dal suo business e per lui ha senso. C’è chi usa il lavoro per garantirsi il necessario e vuole tempo libero per la famiglia, gli hobby, la vita. Nessuna delle due è sbagliata. Quello che conta è capire cosa è importante per te, davvero, e disegnare le priorità intorno a quello.

Passare del tempo con i figli, se per te è una cosa che conta, non può finire in fondo alla lista perché c’è un’urgenza al lavoro che poi, guardandola bene, urgente non lo è proprio.

Imparare a dire no

Per chiudere, c’è un punto che vale come tutti gli altri messi insieme: devi imparare a dire no. Ne ho parlato a lungo nella pillola sul potere del no, e te lo ripeto qui perché è la chiave di tutto. Ogni volta che dici sì a qualcosa, stai automaticamente dicendo no a qualcos’altro. E spesso, quasi sempre, i no impliciti che ti stai dando riguardano proprio le cose più importanti per te.

Accettare richieste poco rilevanti per non scontentare l’interlocutore di turno è una trappola in cui caschiamo tutti. Si chiama bisogno di approvazione, è umano, è normale. Ma in azienda, e nella vita, ti sovraccarica e ti allontana da quello che conta.

Tienitela come regola di base: ogni sì a qualcosa di poco importante è un no a qualcosa di cruciale per il tuo futuro. Quando la decisione si presenta, ricordati questa frase. Spesso basta lei per scegliere meglio.

Io sono Massimo Martinini, e ci sentiamo domani.