5 tecniche per eliminare le distrazioni e proteggere la concentrazione

28 settembre 2023 · Massimo Martinini · PilloleVideo

Le distrazioni sono diventate il nemico numero uno della produttività di chi lavora. E nell’era digitale, la possibilità di distrarsi sta aumentando giorno dopo giorno. Notifiche, messaggi, social network, mail, mille finestre aperte. Se non intervieni in modo attivo e consapevole, finisci per essere interrotto in continuazione e il lavoro ne soffre. Anche lo studio, se sei uno studente. Per un imprenditore le ore sono la materia prima più costosa: difenderle è un modo concreto di lavorare sull’azienda invece di farti travolgere dalle urgenze. In questa pillola ti racconto cinque tecniche concrete che uso e che consiglio per limitare le distrazioni e ritrovare la concentrazione.

Perche le distrazioni costano molto piu di quanto pensi

Quando ti distrai, non perdi solo i due minuti in cui guardi il telefono. Perdi soprattutto il tempo che ti serve dopo per rientrare nell’attivita che stavi facendo. Ogni interruzione ti costa il triplo o il quadruplo del tempo dell’interruzione stessa, perche la tua testa deve ricaricare il contesto, ricordare a che punto eri, rimettersi nel ritmo.

Moltiplica questo per dieci, venti, trenta interruzioni al giorno. Capisci subito dove vanno a finire le ore. E soprattutto capisci perche, a fine giornata, sei stanco senza aver concluso niente di significativo. La distrazione non e solo tempo perso, e energia, focus, lucidita. Una volta che le perdi, recuperarle dentro la stessa giornata e quasi impossibile. È lo stesso motivo per cui la qualità della tua vita dipende da come usi il tuo tempo: le ore frammentate non rendono come le ore protette.

Tecnica 1: tieni l’ambiente intorno a te pulito

Una scrivania disordinata e gia di per se una fonte di distrazione. Lo dice la scienza e lo conferma l’esperienza. Ogni oggetto che vedi mentre stai cercando di concentrarti chiama un pezzettino della tua attenzione. Anche se non te ne rendi conto, il cervello lo registra.

Dedica qualche minuto ogni giorno a riordinare. Prima di iniziare a lavorare, oppure alla fine della giornata. Non serve una pulizia profonda. Serve un gesto rapido che ti restituisca uno spazio mentale piu sgombro. Ambiente pulito uguale testa piu libera.

Tecnica 2: disabilita le notifiche

Questa e probabilmente la piu importante di tutte. Quando ti metti a svolgere un compito che richiede concentrazione, disabilita ogni notifica. Telefono, computer, smartwatch. Per mezz’ora, quaranta minuti, un’ora. Il tempo che decidi tu.

Solo dopo, alla fine del blocco di lavoro, vai a vedere cosa e arrivato. La maggior parte delle volte scoprirai che non c’era niente di davvero urgente. Se invece lasci che le notifiche ti distraggano in continuazione, il tuo lavoro viene interrotto un’infinita di volte e non concluderai mai niente.

Le cose da silenziare di solito sono sempre queste:

• Messaggi e chat di gruppo
• Mail in arrivo
• Social network
• Notifiche delle app sul telefono
• Suoni di sistema del computer

Tecnica 3: stabilisci le priorita prima di iniziare

Sapere cosa e importante in ogni momento ti aiuta a resistere alle distrazioni. Quando hai chiara la priorita, quando sai esattamente quale attivita devi portare a casa, diventa molto piu facile dire no a tutto il resto.

Il problema di chi non stabilisce le priorita e che si distrae anche con cose che sembrano lavoro ma non lo sono. Rispondere a una mail non urgente, sistemare il calendario, riorganizzare il desktop. Sono attivita che ti danno l’illusione di stare facendo qualcosa, ma in realta ti tolgono energia da quella che conta davvero. Per questo vale la pena imparare a concentrarti sulle attività davvero efficaci prima ancora di organizzare la giornata.

Come fissare le priorita in due minuti

Una regola semplice che funziona bene per tutti.

1. Apri il blocco note prima di iniziare la giornata
2. Scrivi le tre attivita che, se completate, renderanno la giornata vincente
3. Mettile in ordine e parti dalla prima
4. Tutto il resto viene dopo, e a volte non viene affatto. Va bene cosi

Tecnica 4: programma le pause

Sembra paradossale, ma se non programmi le pause finisci per essere meno concentrato, non piu. Quando sai che c’e un messaggio a cui devi rispondere, una mail che aspetti, una telefonata in arrivo, la tua attenzione viene sempre catturata da quel pensiero. Non riesci a stare davvero nel compito.

Se invece sai che lavorerai mezz’ora senza distrazioni e poi controllerai tutto, la testa si calma. Definire le pause non solo ti permette di ricaricare le energie, ma ti permette anche di stare piu dentro al lavoro nel tempo in cui hai deciso di lavorare.

Una buona regola di partenza e questa: blocchi di lavoro da 25 a 50 minuti, pause da 5 a 10 minuti. Ogni due o tre blocchi, una pausa piu lunga. Adatta i tempi al tipo di attivita che fai e alla tua soglia di attenzione personale.

Tecnica 5: usa la tecnologia a tuo favore

La tecnologia che ti distrae e la stessa che puo aiutarti a non distrarti. Ormai tutti i telefoni e tutti i computer hanno una modalita di concentrazione, una modalita “non disturbare”, una modalita “focus” o come la vogliono chiamare. Lo scopo e sempre quello: silenziare tutto cio che puo strapparti via dall’attivita in corso.

Le opzioni tipiche da sfruttare sono queste:

• Telefono in modalita aereo durante i blocchi di lavoro
• Modalita “focus” o “non disturbare” su telefono e computer
• Chiusura dei client di posta quando non e il momento di leggere mail
• Blocco di siti e app distraenti tramite estensioni dedicate

Se non sfrutti la tecnologia a tuo vantaggio, ne diventerai schiavo. Non c’e una via di mezzo. O la pieghi tu alle tue esigenze, oppure lei piega te alle sue.

Il trucchetto bonus: la domanda che ferma la distrazione

Quando senti la voglia improvvisa di aprire la mail, di controllare i social, di guardare il telefono senza un motivo preciso, fermati un secondo. E fatti una domanda.

Questa azione che sto per fare mi avvicina al mio obiettivo?

Nella stragrande maggioranza dei casi la risposta sara no. E proprio perche la risposta e no, sarai molto piu propenso a non farla. E un piccolo gesto di consapevolezza che, ripetuto cento volte al giorno, cambia tutto.

In sintesi

Le distrazioni non sono solo una perdita di tempo, sono una perdita di energia, di focus e di conseguenza di produttivita. Con un po’ di disciplina e le giuste strategie puoi pero creare un ambiente che le riduca al minimo, per ottenere di più in meno tempo senza spremerti di più. E quando le distrazioni le tieni a bada, è molto più facile realizzare gli obiettivi che ti sei dato.

Riassumo le tecniche da portarti a casa.

• Tieni l’ambiente pulito: meno cose intorno, piu lucidita dentro
• Disabilita le notifiche durante i blocchi di lavoro veri
• Stabilisci le priorita prima di iniziare, mai dopo
• Programma le pause per stare piu nel lavoro, non meno
• Usa la tecnologia a tuo favore con le modalita di concentrazione

Oggi ti invito a riflettere su questo e a mettere il turbo alla tua produttivita applicandone almeno una. Anche solo una. Poi vedrai che le altre verranno di conseguenza.

Io sono Massimo Martinini, e ci sentiamo domani.