Come aggiungere nuovi collaboratori in azienda (onboarding fatto bene)

21 febbraio 2024 · Massimo Martinini · PilloleVideo

Inserire una persona nuova in azienda è uno di quei momenti che gli imprenditori sottovalutano più spesso. Si pensa al colloquio, alla firma del contratto, magari allo stipendio. Poi il primo giorno la persona arriva, le fai vedere scrivania, bagno, macchina del caffè e via. Si arrangerà. Quello che succede dopo è che ci mette mesi a diventare produttiva, sbaglia cose evitabili, e a volte se ne va prima ancora di aver capito cosa doveva fare. Tutto questo ha un costo aziendale enorme e quasi sempre invisibile. Inserire bene una persona è il primo passo concreto per smettere di fare tutto da solo: se non riesci a delegare, spesso il problema nasce proprio qui, nel modo in cui accogli chi arriva. In questa pillola ti spiego come si fa un onboarding fatto bene.

Perché l’onboarding è la fase più sottovalutata

C’è una mentalità diffusa, soprattutto nelle PMI, che vede l’inserimento del collaboratore come una formalità. La persona viene presa, buttata dentro l’organico, poi si vedrà. Eppure avevi fatto la fatica di scegliere la persona giusta, e rischi di vanificarla nei primi giorni.

Il problema è che, lasciata a sé stessa, farà quello che sembra giusto a lei. Non quello che serve all’azienda. Non perché sia incapace, ma perché non gliel’hai detto. Dopo qualche settimana ti accorgi che sta facendo le cose a modo suo, partono tensioni, incomprensioni, frasi tipo “ma io pensavo dovessi”. Da lì alla rottura del rapporto, il passo è breve.

Probabilmente è successo anche a te di andare a lavorare in un posto dove ti hanno messo in un angolo senza spiegarti niente. Ricordati come ti sei sentito. Quella sensazione è quella che la tua nuova risorsa proverà se non prepari l’inserimento.

Cosa fare prima ancora che la persona inizi

La parte più importante dell’onboarding è quella che avviene prima del primo giorno di lavoro. Sembra controintuitivo, ma è proprio così.

Quando hai firmato e sai che da una certa data la persona arriverà, hai una finestra di tempo preziosissima per preparare il terreno. Usala. Non aspettare il lunedì mattina per iniziare a pensare a cosa fargli fare.

Le tre cose da sistemare prima del primo giorno

• Le procedure scritte del ruolo, in modo che la persona se le possa studiare prima e arrivi già con un’idea di cosa dovrà fare
• La postazione di lavoro completa, con computer, accessi, strumenti, tutto pronto e funzionante
• L’avviso ai colleghi su chi arriva, in che ruolo, e cosa ci si aspetta da loro per supportare l’inserimento

Già solo queste tre cose, fatte sul serio, fanno guadagnare settimane di produttività rispetto al modello “ti arrangi”.

Quanto dura davvero un inserimento

Mettiamo subito in chiaro un punto: il processo per rendere una persona completamente autonoma e operativa al cento per cento può durare da pochi giorni a diversi mesi. Dipende dal ruolo, dalla posizione, dalle competenze necessarie, dall’esperienza pregressa. Un addetto al magazzino non ha gli stessi tempi di un responsabile commerciale.

Sembra ovvio, ma molti imprenditori pretendono che la persona sia operativa dopo due settimane e si arrabbiano se non succede. La fretta nell’inserimento è uno dei modi più sicuri per bruciare un collaboratore. Datti il tempo giusto, e dallo anche a lui.

Obiettivi chiari: cosa ti aspetti, esattamente

Indipendentemente dal ruolo, c’è una cosa che la persona deve avere chiara dal primo giorno: cosa deve fare, quali sono gli obiettivi che deve raggiungere e cosa l’azienda si aspetta da lei.

Lo ripeto spesso perché è un punto che vedo cadere quasi sempre. Le persone, dal loro punto di vista, sono convinte di fare quello che è giusto fare. Il problema è che il loro punto di vista quasi mai coincide con quello dell’imprenditore. Lei credeva di dover fare una cosa, tu te ne aspettavi un’altra, ma quella cosa non era mai stata comunicata. Risultato: disagi, tensioni, frustrazioni. E spesso il rapporto finisce male non perché la persona non sia capace, ma perché nessuno le ha mai detto chiaramente cosa volevi. Molti di questi malintesi nascono da errori banali nel dare le istruzioni, errori che si possono davvero evitare.

I quattro punti da mettere nero su bianco

1. Qual è il ruolo e quali sono le responsabilità precise
2. Quali sono gli obiettivi misurabili e in che tempi
3. Quali sono i confini del suo lavoro, cosa è suo e cosa è di altri
4. Come verrà valutato il suo lavoro

Affiancamento: la leva che velocizza tutto

Se la tua struttura te lo permette, far affiancare il nuovo arrivato da una persona già operativa per un periodo definito è una delle cose più potenti che puoi fare.

Accelera enormemente la formazione. La persona vede come si lavora in azienda, fa domande in tempo reale, prende confidenza con il modo in cui le cose vengono fatte da voi. E sarà autonoma molto prima rispetto a chi è lasciato a sé stesso. Nelle piccole realtà l’affiancamento sembra un costo che non ci si può permettere. In realtà è il contrario: non affiancare costa di più, perché allunghi i tempi di produttività e aumenti la probabilità di errori.

Il feedback nei primi giorni vale più di mille corsi

Veniamo al pezzo che, secondo me, è il più importante di tutti. Il feedback. Ne ho parlato in modo più ampio quando ho spiegato l’importanza dei feedback nella gestione dei collaboratori, ma nei primi giorni il discorso vale doppio.

Quando una persona inizia a fare qualcosa di nuovo, le prime volte la farà a modo suo. A volte come ti aspetti tu, altre come era abituata nel lavoro precedente, altre ancora come le viene più naturale in quel momento. Ogni volta che compie un’azione per la prima volta, tu dovresti essere lì a darle un riscontro chiaro. Hai fatto questa cosa così? Perfetto, ottimo lavoro. Hai fatto quest’altra in quest’altro modo? Guarda, noi qui preferiamo che venga fatto così, per questo motivo.

Questo è il momento magico in cui plasmi il modo di lavorare della persona come serve all’azienda. Se non lo fai adesso, dopo sarà molto più difficile, perché si saranno cristallizzate abitudini da disinnescare una a una. Sembrano cose basilari, ovvie. Ed è proprio per questo che vengono ignorate dalla maggior parte degli imprenditori.

E quando deleghi a un esperto esterno?

Caso a parte: non stai inserendo un collaboratore interno, ma stai delegando un pezzo di lavoro a una figura esterna molto esperta. Un consulente, un’agenzia, un professionista che fa quel mestiere da anni.

Qui il discorso cambia. Il mio consiglio è: lascialo fare come sa fare lui. Probabilmente otterrà un risultato migliore di quello che avresti ottenuto imponendo il tuo metodo. Tu definisci l’obiettivo, il risultato che vuoi, i vincoli non negoziabili. Poi lascialo lavorare. È la stessa logica della gestione efficace dei compiti: chiarisci il risultato, non il metodo.

In sintesi: la checklist dell’onboarding fatto bene

• Prepara tutto prima che la persona arrivi: procedure, postazione, colleghi avvisati
• Definisci obiettivi chiari e comunicaglieli per iscritto, non solo a voce
• Accetta che il tempo serve, da pochi giorni a diversi mesi a seconda del ruolo
• Affianca la persona a qualcuno di esperto, se puoi farlo
• Dai feedback subito, sulle prime volte che fa qualcosa
• Con gli esperti esterni, definisci il risultato e poi lasciali lavorare

Più semplifichi l’inserimento, più ne ricavi vantaggi. Non solo produttività veloce, ma cultura aziendale solida, dove le persone sanno cosa devono fare e il lavoro viene fatto a regola d’arte, secondo lo standard che hai definito tu. Prima o poi nessuno può fare tutto da solo, e il modo in cui tratti i tuoi collaboratori fin dal primo giorno decide quanto a lungo resteranno con te. Se sei chiaro su quello che vuoi e su come ti aspetti che venga fatto, la maggior parte dei problemi si risolve sul nascere. È esattamente questo il passaggio che ti porta dal libero professionista all’imprenditore che sa gestire tempo e collaboratori.

Io sono Massimo Martinini, e ci sentiamo domani.