Chi fa cosa: definire compiti e responsabilità in modo chiaro

25 marzo 2024 · Massimo Martinini · PilloleVideo

In ogni azienda, in ogni gruppo di lavoro, in ogni progetto, la chiarezza dei ruoli è una di quelle cose che sembrano scontate finché non guardi cosa succede davvero. Ti faccio un esempio classico. Dieci persone in riunione, si decide una cosa importante, ci si saluta tutti contenti. Due settimane dopo nessuno l’ha fatta. Perché? Perché nessuno sapeva di doverla fare. Mancava la chiarezza, sia nel progetto sia nella definizione dei ruoli. In questa pillola voglio spiegarti perché definire chi fa cosa è uno dei passaggi più sottovalutati e più decisivi di chi gestisce persone, e perché è il primo gradino per imparare davvero a delegare invece di rifare tutto da solo.

Perché in azienda nessuno fa niente

Quello che vedo spessissimo, anche in aziende non piccolissime, è una scena che si ripete. L’imprenditore convoca, parla, condivide. Tutti annuiscono. Poi non succede niente. Non perché le persone siano svogliate, ma perché nessuno ha detto in modo esplicito chi deve fare cosa, entro quando e con quale obiettivo.

Questa cosa in Italia avviene con una frequenza che fa impressione. E quasi sempre il problema parte dall’alto. Da chi guida l’azienda e che, magari senza accorgersene, trasferisce le sue mancanze di chiarezza a tutti quelli che ha sotto. Se in cima il messaggio è confuso, sotto diventa un rumore di fondo. E i risultati spariscono. È lo stesso meccanismo per cui, quando un’azienda ignora i ruoli, la crescita si ferma.

Prima i compiti, prima gli obiettivi

Prima di assegnare qualunque compito a qualunque persona, devi avere ben chiari due elementi: gli obiettivi del progetto e le esigenze concrete dell’azienda in quel momento. Non puoi delegare un’attività di cui tu per primo non hai capito a cosa serve. È la stessa logica che spiego quando dico che prima viene il chi, poi viene il cosa: la persona giusta sul compito sbagliato non produce niente.

Solo dopo arriva il passaggio successivo, che è quello vero. Ogni persona coinvolta nel progetto deve sapere, in modo cristallino:

• Quali responsabilità le competono
• Quali obiettivi specifici deve raggiungere
• Entro quali tempi
• In che modo il suo lavoro si collega a quello degli altri

Sembra banale? Lo è. Eppure nove volte su dieci, quando un progetto si blocca, è perché uno di questi quattro punti è rimasto nella testa dell’imprenditore e non è mai arrivato alle persone.

Strumenti visivi: organigramma e diagramma di Gantt

Per rendere visibili i ruoli ci sono strumenti semplicissimi che, se usati bene, fanno il 70% del lavoro. Te ne cito due.

Il diagramma di Gantt

Il diagramma di Gantt è comodissimo quando gestisci un progetto con scadenze e dipendenze tra attività. Ti permette di vedere a colpo d’occhio chi sta facendo cosa, in che fase si trova e cosa blocca cosa.

L’organigramma

L’organigramma, anche il più basico, è altrettanto utile per dare un quadro di come è strutturata l’azienda e a chi spetta cosa. Non serve un software complicato, basta uno schema chiaro. Ho parlato a fondo dell’importanza dell’organigramma in azienda, e se hai una piccola attività e pensi non ti serva, ti consiglio di leggere perché l’organigramma serve anche alle piccole attività.

Lo scopo di questi strumenti non è fare i fighi con l’organigramma appeso al muro. Lo scopo è uno solo: rendere l’informazione accessibile a tutte le persone coinvolte. Se solo tu sai come sono distribuiti i compiti, quegli strumenti non valgono niente.

Il passaggio di informazioni è metà del lavoro

C’è un altro elemento che molti dimenticano. Ogni persona deve sapere non solo cosa deve fare lei, ma anche come il suo lavoro si incastra con quello degli altri.

Faccio un esempio concreto. Devo consegnare la bozza di un articolo. Finché non la consegno, chi deve impaginare il giornale è fermo. Non può lavorare. Sta aspettando me. Se io non so che la mia bozza blocca il lavoro di un’altra persona, magari prendo con leggerezza una scadenza che invece è critica.

Capire questi collegamenti cambia il modo in cui le persone gestiscono i loro tempi. Quando uno vede che il suo ritardo manda in tilt tre colleghi, smette di prendere le scadenze come consigli e inizia a trattarle come impegni.

Riunioni regolari: il controllo che ti salva

Più persone sono coinvolte in un progetto e più diventano importanti i momenti di verifica. Chiamali riunioni, check, allineamenti, come vuoi tu. La sostanza non cambia.

Servono per fare quattro cose, in modo regolare:

1. Vedere a che punto siamo sui progressi
2. Capire se stiamo rispettando i tempi
3. Analizzare i problemi che sono emersi e cercare insieme la soluzione
4. Aggiustare la rotta se ci siamo allontanati dalla direzione iniziale

Senza questi momenti, il progetto va in deriva e tu te ne accorgi a danno fatto. Con questi momenti, intervieni quando le cose sono ancora correggibili. Il controllo continuo non è burocrazia, è quello che ti permette di restare nella giusta direzione.

Le domande da farti se i risultati non arrivano

Se stai gestendo qualcosa, un gruppo di persone o un progetto, e i risultati che speravi non arrivano, fermati e fatti queste domande, una alla volta:

• Tutte le persone coinvolte stanno facendo quello che serve?
• Sanno con precisione cosa devono fare?
• Lo sai tu, prima di tutto, cosa devono fare?
• Hanno gli strumenti, i tempi e le informazioni per farlo?

Se anche solo una di queste risposte è incerta, hai trovato il punto da sistemare. Non è un problema di motivazione, è un problema di chiarezza. E la chiarezza la deve dare chi guida.

Definire chi fa cosa è il primo passo della delega vera

Chiudo con un’ultima osservazione che ti torna utile. Tutto questo lavoro di definizione dei compiti e delle responsabilità non è una pratica amministrativa fine a sé stessa. È la base di qualcosa di molto più grande: il processo di delega.

Se non sai definire con chiarezza chi fa cosa, non potrai mai delegare davvero. Continuerai a riprenderti i compiti in mano, a rifare le cose, a lamentarti che le persone non capiscono. Mentre il problema, quasi sempre, è che non gli hai spiegato bene cosa volevi. Il passo che blinda tutto questo è mettere nero su bianco le procedure, perché scrivere le procedure del business trasforma la chiarezza di oggi in un metodo che resta anche quando tu non ci sei.

Definire compiti e responsabilità in modo chiaro non fa solo crescere efficienza e produttività. Crea un ambiente di lavoro più sereno, più orientato al risultato, dove ognuno sa cosa deve portare a casa. E quando ogni persona rema nella stessa direzione, l’azienda smette di girare in tondo e inizia ad andare avanti.

Io sono Massimo Martinini, e ci sentiamo domani.