L'importanza dell'organigramma in azienda (e perché senza non puoi crescere)

8 dicembre 2023 · Massimo Martinini · PilloleVideo

Quando un’azienda è piccolina, tutti fanno tutto. Apre il negozio chi arriva prima, risponde al telefono chi è libero in quel momento, va in banca chi capita. Funziona, per un po’. Poi l’azienda cresce, le persone aumentano, i clienti aumentano, e all’improvviso qualcosa comincia a non andare. E nessuno sa di chi sia la colpa. Oggi voglio parlarti di perché un organigramma fatto bene non è un esercizio di stile ma una delle cose più importanti che puoi fare per la tua azienda.

La storia dei due fratelli (presa dal libro E-Myth)

Per spiegarti questa cosa traggo spunto da un libro che ti ho consigliato molte volte e che ti consiglio ancora oggi: E-Myth di Michael Gerber. È uno di quei libri che ogni tanto rileggo, perché ha dentro lezioni che vale la pena ripassare.

Nel libro Gerber racconta la storia di due fratelli, Jack e Murray, che aprono un’azienda che produce gadget. All’inizio sono solo loro due. Il negozio è immacolato, le vetrine brillano, i pavimenti sono curatissimi, i clienti sorridono. Aprono a turno, chiudono a turno, fanno i versamenti a turno. Sono soci, e se non lo fanno loro chi mai dovrebbe farlo?

Poi le cose iniziano ad andare bene. Servono persone in più. Allora arriva Jerry, l’amico dell’amico. Poi arriva Herb, il cognato di qualcuno. Poi un altro, e un altro ancora. Tutta gente in gamba, tutta gente che si dà da fare. Aprono il negozio a turno, rispondono al telefono a turno, vanno a prendere i panini a turno. Fanno tutto a turno.

Quando inizia il problema

A un certo punto i gadget cominciano a tornare indietro. La merce non funziona più come prima. I registri hanno un aspetto strano. La polvere entra nei prodotti, i chiodi finiscono nelle scatole delle viti e le viti nelle scatole dei chiodi. Le finestre non vengono più pulite e gli animi cominciano a scaldarsi.

Jack guarda Murray, Murray guarda Jerry, Jerry guarda Herb. E nessuno sa cosa è successo. Soprattutto, nessuno sa di chi sia la responsabilità.

Questo è il cuore della questione. Quando tutti fanno tutto, nessuno è responsabile di nulla. E quando capita un problema, non puoi identificare chi avrebbe dovuto evitarlo. Non puoi correggere, non puoi formare, non puoi migliorare. Puoi solo arrabbiarti con tutti.

Perché finché sei piccolo non te ne accorgi

C’è un motivo per cui questa cosa non si vede subito. Finché l’azienda è piccola, le persone ci tengono davvero. Sono lì da poco, hanno fame, vogliono che le cose vadano bene. Anche se non c’è una struttura, l’impatto degli errori è basso e si recupera in fretta.

Il problema esplode quando inizi a crescere. Più persone aggiungi, più diventa difficile capire chi fa cosa. Più clienti hai, più diventa importante che qualcuno sia chiaramente responsabile di ogni cosa che succede. Senza organigramma, la crescita amplifica il caos invece di amplificare il risultato.

I 3 motivi per cui ti serve un organigramma chiaro

Riassumo le tre ragioni concrete per cui un’azienda che vuole crescere ha bisogno di un organigramma fatto bene.

• Per individuare il responsabile quando qualcosa non va. Non per trovare il colpevole e punirlo, ma per sapere con chi parlare per migliorare il processo.
• Per dare un perimetro chiaro a ogni persona. Chi sa qual è il suo ruolo, lavora meglio, decide meglio, si prende le sue responsabilità senza scaricarle.
• Per poter crescere senza che ti esploda tutto in mano. Una struttura definita ti permette di aggiungere persone senza dover rifare tutto ogni volta.

Come si costruisce in pratica

Tantissimi imprenditori si bloccano perché pensano che l’organigramma sia una cosa da grandi aziende. Non è così. Anche se sei da solo, anche se siete in due, l’organigramma serve eccome. Te lo spiego con un passaggio semplice.

Parti dai ruoli, non dalle persone

Disegna prima le caselle che servono al tuo business per funzionare. Vendite, marketing, produzione, amministrazione, customer care, eccetera. Le caselle che servono dipendono dal tuo settore, ma il principio è lo stesso: prima i ruoli, poi le persone.

Metti i nomi (anche se è sempre il tuo)

A questo punto, sotto ogni casella, metti il nome di chi se ne occupa oggi. Se sei tu in dieci caselle, va benissimo, l’importante è vederlo nero su bianco. Solo così capisci cosa devi delegare per primo quando sarà il momento.

Aggiorna ogni volta che assumi

Ogni nuova persona che entra deve sapere dove sta, di cosa è responsabile e a chi risponde. Senza ambiguità. Senza “boh, vediamo come va”. Quel “vediamo come va” è esattamente la trappola in cui sono caduti Jack e Murray.

La seconda versione della storia

Nel libro, Gerber racconta anche una versione alternativa della storia. Una specie di Sliding Doors imprenditoriale. In questa seconda versione, i fratelli aprono la stessa azienda, ma fin dall’inizio hanno in mente l’organigramma. Sanno chi fa cosa, chi è responsabile di cosa, chi risponde a chi.

E indovina cosa succede? Tutto funziona alla grande. I problemi capitano comunque, capitano sempre: la differenza è che quando un problema si presenta lo identifichi subito, lo correggi subito, lo risolvi. L’azienda va liscia, cresce in modo ordinato, le persone lavorano meglio e i clienti sono contenti, anche perché c’è sempre qualcuno chiaramente responsabile dell’assistenza ai clienti.

La differenza tra le due versioni è una soltanto: l’organigramma. Non il prodotto, non il mercato e nemmeno la fortuna, ma il fatto di avere una struttura pronta a adattarsi mentre l’azienda cambia.

In sintesi

Se vuoi che la tua azienda cresca senza trasformarsi nel negozio di gadget di Jack e Murray, ricordati queste cose.

• Definisci i ruoli prima delle persone. I ruoli sono la struttura, le persone le riempiono nel tempo.
• Fai in modo che ogni cosa abbia un responsabile. Un nome solo, non tre. Se la responsabilità è di tutti, è di nessuno.
• Aggiorna l’organigramma man mano che cresci. Non è un documento da fare una volta e dimenticare in un cassetto.

Se non l’hai ancora fatto, prenditi mezz’ora oggi e disegna l’organigramma della tua azienda. Anche su un foglio di carta, perché qui come sempre vale di più fare che dire. Vedrai subito due cose: dove stai accumulando troppe responsabilità sulle tue spalle e dove invece c’è gente che non sa bene cosa deve fare. Queste due informazioni, da sole, valgono ore di consulenza.

Io sono Massimo Martinini, e ci sentiamo domani.