L'organigramma aziendale serve anche alle piccole attività? La risposta ti sorprenderà

23 dicembre 2023 · Massimo Martinini · PilloleVideo

Quando si parla di organigramma aziendale, la prima reazione di chi lavora in una piccola attività o da solo è quasi sempre la stessa: “Non fa per me, quella roba è per le grandi aziende.” Capisco questa sensazione, ma è proprio qui che si nasconde un errore che frena la crescita di moltissimi imprenditori e liberi professionisti. L’organigramma non è una formalità burocratica riservata a chi ha decine di dipendenti. È uno strumento di chiarezza, e la chiarezza serve a tutti, a prescindere dalle dimensioni.

Cosa è davvero un organigramma (e cosa non è)

La maggior parte delle persone pensa all’organigramma come a una mappa di chi comanda su chi. Una gerarchia di potere, insomma. Questa visione è, nella migliore delle ipotesi, incompleta.

Un organigramma ben fatto è prima di tutto una mappa dei ruoli e delle responsabilità. Dice chi si occupa di cosa, chi risponde a chi per determinati risultati, e dove si trovano le linee di autorità all’interno di un progetto o di un’area aziendale. Non è una questione di potere, è una questione di chiarezza operativa.

E la chiarezza operativa, ti assicuro, manca in aziende di tutte le dimensioni, incluse quelle che fatturano decine di milioni di euro.

Il problema della sovrapposizione: “pensavo lo facessi tu”

Hai mai vissuto una situazione del genere? Un compito da fare, due persone che pensano entrambe che tocchi all’altra, e alla fine non lo fa nessuno. Oppure lo rifanno in due, perdendo tempo e creando confusione.

Questo accade esattamente quando i ruoli non sono definiti con precisione. Nelle piccole attività succede in continuazione, e spesso viene vissuto come normale. Non lo è. È proprio questo tipo di inefficienza che accumula costi nascosti ogni settimana, sotto forma di tempo sprecato, malintesi, e opportunità perse. È lo stesso atteggiamento che porta tanti a pensare che alla loro attività il marketing non serva: si scambia per superfluo ciò che invece fa la differenza tra chi cresce e chi resta fermo.

Un organigramma chiaro riduce drasticamente questi problemi. Quando ognuno sa cosa è di sua competenza, le sovrapposizioni scompaiono e la comunicazione interna diventa molto più diretta ed efficace.

La comunicazione migliora quando i ruoli sono chiari

C’è un fenomeno che in azienda chiamano il “telefono senza fili”. Una richiesta parte da una persona, passa per tre persone intermedie, e arriva distorta alla persona sbagliata, che risponde su un argomento completamente diverso da quello originale.

Succede perché non è chiaro chi è il punto di riferimento per un certo tipo di problema o attività. Quando l’organigramma è definito, sai esattamente a chi rivolgerti per ogni cosa. Non devi passare per l’amministratore delegato per sapere dove comprare le cancellerie, e non devi disturbare il responsabile commerciale per una questione amministrativa.

Questo risparmio di tempo e di attenzione, moltiplicato per tutti i giorni lavorativi dell’anno, è enorme.

Le linee di autorità non riguardano il potere, riguardano la responsabilità

Uno degli aspetti che trovo davvero affascinante dell’organigramma è la questione delle linee di autorità, spesso fraintesa.

Non si tratta di sapere chi devi temere o a chi devi ubbidire. Si tratta di capire chi è responsabile dei risultati di un determinato ambito. Se sei un area manager e le persone che lavorano nella tua area non raggiungono gli obiettivi, sei tu ad avere la responsabilità di sistemare la situazione. Non perché sei “il capo”, ma perché il tuo ruolo prevede di creare le condizioni perché i risultati vengano ottenuti.

Questa distinzione è fondamentale. La persona con un ruolo superiore non è quella che sgrida gli altri quando le cose vanno male. È quella che sta al fianco del suo team per trovare soluzioni ai problemi, per rimuovere ostacoli, per rendere più facile il lavoro degli altri. Avere un riferimento gerarchico non è qualcosa da temere, è una risorsa da sfruttare.

Il caso del libero professionista: l’organigramma riguarda anche te

Ecco dove si fa davvero interessante. Immagina di lavorare da solo. Sei l’unico membro della tua squadra. L’organigramma ti riguarda ugualmente, e forse ti riguarda ancora di più.

Pensa a tutte le cose che fai ogni giorno:

• eroghi il servizio ai clienti
• rispondi al telefono e alle email
• gestisci la fatturazione e la contabilità di base
• segui i social o qualche altra attività di comunicazione
• pianifichi le attività future

Ognuna di queste è un ruolo distinto. In una struttura più grande, ciascuno sarebbe ricoperto da una persona diversa. Nella tua realtà attuale, li copri tutti tu. E va bene così, è la norma quando si è agli inizi o si lavora da soli. Vale la pena ricordare cosa significa, oggi, lavorare in queste condizioni: ne ho parlato guardando a cosa succederà alle piccole attività e ai liberi professionisti in Italia, perché il contesto in cui cresci cambia il modo in cui costruisci la tua struttura.

Il punto è scriverli, uno per uno. Creare il tuo organigramma anche se per ora sotto ogni casella c’è il tuo nome. Perché nel momento in cui vuoi crescere e assumere qualcuno, quella mappa ti dice esattamente da dove iniziare. Non devi più chiederti chi prendere o per cosa: hai già la risposta davanti agli occhi.

La pianificazione della crescita diventa concreta

Questo è tendenzialmente il vantaggio meno ovvio ma più potente dell’organigramma per chi vuole crescere.

Quando disegni la struttura della tua azienda futura, anche se quella struttura oggi esiste solo su carta, inizi a vedere con chiarezza cosa manca. Hai bisogno di qualcuno che si occupi della gestione clienti? Di qualcuno che segua la parte amministrativa? Di qualcuno che costruisca il sistema commerciale? Quest’ultima casella, per esempio, è quella che spesso resta scoperta più a lungo, eppure è proprio lì che serve avere una strategia di marketing efficace per le piccole attività: senza un ruolo che la presidi, la crescita rimane affidata al caso.

Queste domande rimangono vaghe finché non le materializzi in caselle con un nome di ruolo preciso. Una volta che sono lì, davanti a te, la pianificazione diventa concreta. E, in modo anche un po’ sorprendente, inizi a lavorare in modo più mirato verso quella struttura, perché ce l’hai sempre in testa come punto di arrivo.

Aggiungo un’ultima cosa pratica. Se già hai due o tre persone che lavorano con te e pensi “il mio organigramma ha già abbastanza caselle”, probabilmente ti sbagli. Un’azienda che vuole crescere ha sempre più ruoli che persone, soprattutto nelle fasi iniziali. Una persona può coprirne più di uno, e spesso lo fa. Ma separarli concettualmente è essenziale per capire dove sei e dove vuoi andare.

Ripensa alla tua struttura, ripensa ai tuoi obiettivi. Avere chiari i ruoli ti aiuta anche a definire come vuoi essere percepito sul mercato, perché un’azienda ordinata dentro comunica meglio fuori: se vuoi approfondire questo lato, ti consiglio di leggere cosa significa il posizionamento del tuo business. Se non hai ancora un organigramma, inizia a disegnarlo oggi. Non deve essere perfetto. Deve esistere.

Io sono Massimo Martinini, e ci sentiamo domani.