Tempo: come gestirlo al meglio con 6 tecniche concrete

5 dicembre 2023 · Massimo Martinini · PilloleVideo

Ieri parlavamo di come il tempo sia decisamente più importante dei soldi. Oggi voglio andare sul pratico e condividere sei tecniche concrete per gestirlo meglio. È il cuore del lavorare sopra l’azienda invece che dentro l’azienda: se non difendi le tue ore, le tue ore se le prende qualcun altro. Questo è un tema che mi tocca in prima persona, perché anch’io, quando sono sommerso dalle cose da fare, tendo ad uscire di strada e devo rimettermi in carreggiata continuamente. Siamo bombardati da stimoli come non è mai successo prima: mail, messaggi, notifiche, gruppi. La nostra attenzione è sempre sotto pressione, e questo porta a un dispendio enorme di energie mentali e a perdite di tempo che non possiamo più recuperare. A differenza dei soldi, il tempo perso è perso per sempre.

Tecnica 1: pianifica la tua giornata

Sembra ovvio, ma la maggior parte delle persone non lo fa davvero. Le giornate peggiori che ho vissuto come imprenditore sono proprio quelle in cui ho iniziato senza un piano. Arrivi a sera affannato, con la sensazione di aver lavorato tantissimo, e ti rendi conto che non hai concluso niente di quello che contava.

Pianificare significa avere un piano chiaro e preciso: sapere esattamente cosa fare, quando farlo, bloccare degli slot di tempo e restare concentrato su una singola azione per volta. Solo così inizi davvero a portare a casa risultati.

Lo vedo anche in consulenza: è una delle cose che più accomuna gli imprenditori che faticano. Non pianificano la giornata e poi si stupiscono di essere sempre in ritardo su tutto. Se vuoi un metodo, ne ho raccolti diversi in questo articolo su come definire le priorità con cinque tecniche da provare.

Tecnica 2: stabilisci il valore delle attività

Non tutte le attività hanno lo stesso peso. Ci sono cose che hanno un valore enorme per la crescita del tuo business, e ce ne sono altre che potresti delegare o addirittura non fare affatto.

Il problema è che molti imprenditori dedicano il loro tempo proprio alle attività facili, quelle che piacciono, quelle che danno soddisfazione immediata. Ma queste attività tendenzialmente non fanno avanzare gli obiettivi. Ti tengono occupato senza farti muovere davvero.

La domanda giusta da farti su ogni cosa che stai per fare è questa: questa attività mi avvicina agli obiettivi che ho, oppure mi fa solo sentire produttivo? La risposta cambia tutto. È lo stesso ragionamento che faccio quando ti chiedo se dedichi il giusto tempo a ciò che conta davvero.

Tecnica 3: impara a delegare

Oggi è proprio impensabile fare tutto da soli. Il mercato è enorme, le opportunità sono tantissime, e nessuno riesce a coglierle tutte da solo.

Mi piace usare l’esempio del contadino. Se hai un piccolo orto, puoi fare tutto tu. Ma se davanti a te hai chilometri quadrati di terreno da coltivare, da solo non raccoglierai mai abbastanza. Devi iniziare a ragionare nell’ottica dell’abbondanza e delegare tutto quello che può essere fatto da altri.

Delegare non è una resa. È esattamente il contrario: è la scelta di concentrare la tua energia sulle cose in cui tu, e solo tu, puoi fare la differenza. Se vuoi capire perché la delega è il vero motore della crescita del tuo business, parti da lì.

Tecnica 4: elimina le distrazioni

Devi capire cos’è che ti distrae di più e bloccarti degli spazi di tempo in cui quelle distrazioni non esistono. Cellulare offline, social chiusi, notifiche spente. Anche solo 20 o 30 minuti di concentrazione reale su una cosa sola valgono infinitamente di più di ore passate a lavorare con continue interruzioni.

Quello che riesci a fare in mezz’ora senza distrazioni è superiore a quello che fai in due ore se sei interrotto continuamente. Veramente, non è retorica. Lo sperimenta chiunque provi davvero a lavorare in modo concentrato per la prima volta.

Come individuare le distrazioni principali

Un esercizio utile, che suggerisce anche il mio amico Mirco Bosi nei suoi percorsi, è tenere una piccola agenda e tracciare tutto quello che fai durante la giornata. Inizi alle 9:00, alle 9:25 arriva una telefonata di 15 minuti, alle 9:40 riprendi, alle 10:00 ti fermi per un caffè, alle 10:30 finisci a guardare i social per 40 minuti.

La prima volta che ho fatto questo esercizio sono rimasto davvero stupefatto. Mi rendevo conto di quanto tempo sprecavo in cose che non avevo nemmeno notato. Il punto è che se non tracci, non diventi consapevole. E se non sei consapevole, non puoi cambiare niente. Se vuoi vederlo nel dettaglio, ne ho parlato anche nell’articolo sulla tecnica del diario giornaliero per monitorare il proprio tempo.

Tecnica 5: fai delle pause

Molte persone sono convinte che lavorare senza interruzioni porti a produrre di più. Nella realtà funziona il contrario.

Torno all’esempio del contadino che zappa il terreno. All’inizio, in un’ora, fa 20 metri. Dopo cinque ore ne fa 10. Dopo dieci ore ne fa appena uno. Che senso ha continuare a lavorare con un’efficienza così bassa? È molto meglio fermarsi, riposarsi, e ripartire freschi il giorno dopo.

Le pause non sono tempo perso. Sono investimento. Ti permettono di ricaricarti, staccare la spina e ripartire più veloci e più lucidi di prima.

Tecnica 6: rifletti su come hai usato il tempo

Questo è forse il punto più delicato di tutti. Alla fine di ogni giornata, vale la pena fermarsi qualche minuto e fare una breve riflessione su come si è usato il tempo.

Eri concentrato sulle cose che contano? Hai rincorso urgenze che non erano davvero urgenti? Hai fatto attività che ti facevano sentire impegnato ma che non ti avvicinavano agli obiettivi?

Questa riflessione è difficilissima da fare con onestà, ma è quella che può davvero aprire gli occhi. Perché il rischio che corriamo tutti è di essere sempre affannati, sempre occupati, e restare fermi allo stesso punto.

Il vero obiettivo della produttività

C’è un aspetto su cui voglio essere chiaro. Migliorare la produttività non significa lavorare di più. Significa fare le cose essenziali in meno tempo e poi vivere davvero il resto della giornata.

Se riesci a fare in quattro ore quello che prima facevi in otto, non devi usare quelle quattro ore libere per lavorare ancora. Puoi smettere a pranzo e goderti il pomeriggio. Puoi stare con la tua famiglia. Puoi fare cose che ti piacciono.

Questo concetto è difficile da assimilare perché siamo abituati a misurare il valore del lavoro con le ore che ci dedichiamo. Ma il tempo non è uguale per tutti: dipende da come lo usi, non da quanto ne consumi.

Il tempo è la risorsa più preziosa che abbiamo. Non si accumula, non si recupera. Usarlo saggiamente non è solo una questione di efficienza, è una questione di qualità della vita.

È esattamente questo il punto.

Io sono Massimo Martinini, e ci sentiamo domani.