Definire le priorità: 5 tecniche da provare (e quale scegliere)

29 settembre 2023 · Massimo Martinini · PilloleVideo

Hai presente quella sensazione di chiudere la giornata e non sapere bene cosa hai combinato? Hai lavorato tante ore, hai risposto a un sacco di cose, eppure le attività che contavano davvero sono rimaste lì, a guardarti. Il problema, quasi sempre, non è il tempo. Il problema è che non hai deciso prima quali fossero le priorità. In questa pillola ti racconto cinque tecniche che puoi provare da domani per mettere ordine, scegliere cosa fare per prima e smettere di rincorrere le giornate.

Perché definire le priorità è il vero collo di bottiglia

Quando un imprenditore o un professionista mi dice “non ho tempo”, quasi sempre il problema vero è un altro. Non è la mancanza di ore. È la mancanza di un criterio per scegliere. Senza un criterio, finisci a lavorare su quello che ti arriva, su quello che urla più forte, su quello che ti diverte di più. Quasi mai su quello che produce risultati. Su questo punto ho scritto altrove in modo più disteso, e ti rimando volentieri a come definire le priorità se sei imprenditore o libero professionista se vuoi un quadro più ampio.

Le tecniche che vediamo oggi servono proprio a questo: darti un criterio. Sono molto simili tra loro, te lo dico subito. Quello che cambia non è tanto la tecnica in sé. Cambia il fatto che, nel momento in cui scrivi una lista e la ordini, ti orienti, ti metti al lavoro e smetti di rimandare. Passi dall’agitazione all’azione.

Tecnica 1: La matrice di Eisenhower

La prima è la più conosciuta in assoluto. Probabilmente ne hai già sentito parlare, ma se non l’hai mai messa in pratica vale la pena recuperarla.

Funziona così. Prendi un foglio, tracci due linee perpendicolari e ottieni quattro quadranti. Sull’asse orizzontale metti la dimensione “urgente / non urgente”. Sull’asse verticale “importante / non importante”. A questo punto prendi le tue attività e le incolli nel quadrante giusto.

Il quadrante più ricco di significato è quello in alto a sinistra: importante e urgente. Da lì si parte. Poi vengono le importanti ma non urgenti, che sono quelle che cambiano davvero la tua azienda nel medio periodo, ed è proprio qui che ti consiglio di concentrarti sulle priorità che contano davvero. Le urgenti ma non importanti sono spesso candidate ideali alla delega. Le non importanti e non urgenti, semplicemente, non andrebbero proprio fatte.

La matrice di Eisenhower funziona perché ti costringe a una cosa scomoda: dire ad alta voce che una certa attività non è importante. Provala con la tua lista di oggi e vedrai che qualcosa già lo capisci.

Tecnica 2: Il metodo ABC

La seconda tecnica è il metodo ABC. Più semplice ancora, e per alcune persone più immediata.

Prendi tutte le attività della tua giornata, o della tua settimana, e assegni a ognuna una lettera. A vuol dire critica e importante. B vuol dire significativa ma meno urgente. C vuol dire che si può rimandare senza grandi conseguenze. A scalare puoi aggiungere anche D e E, se ti servono.

Una volta assegnata la lettera, puoi essere ancora più preciso e mettere un numero. Quindi A1, A2, A3 e così via. A1 è la cosa che, se fai solo quella, hai già portato a casa la giornata.

La regola operativa è una sola: lavori dall’alto verso il basso. Prima tutte le A, poi le B, poi le C. Niente salti. Niente scuse del tipo “intanto mi tolgo le piccole”. Quel “intanto” è esattamente il punto in cui la maggior parte delle persone si perde. È la stessa logica di cui parlo quando spiego come aumentare la produttività concentrandoti sulle priorità.

Tecnica 3: La regola dei due minuti

Questa è la mia preferita per tenere snella l’agenda.

La regola è banale: se un’attività richiede due minuti o meno, falla subito. Non segnarla, non rimandarla, non metterla in lista. Rispondi a quel messaggio. Salva quel file. Manda quella mail di una riga. Fatto, archiviato, via.

Sembra una cosa da niente e invece cambia tutto. Quante volte ti capita di passare cinque minuti a scrivere su una to-do list una cosa che ne avrebbe richiesti due per essere semplicemente fatta? Quella mini-attività occupa spazio mentale, ti torna in testa, la rivedi in agenda e ogni volta paghi un piccolo prezzo psicologico.

Con la regola dei due minuti smetti di riempire la giornata di micro-cose che dovevano sparire al primo tocco. La tua lista resta pulita e contiene solo cose vere.

Tecnica 4: Il metodo di Ivy Lee

Il quarto è il metodo di Ivy Lee. Ha più di cento anni, ed è una delle cose più semplici che ti possa capitare di provare.

Funziona così. La sera prima, scrivi l’elenco delle attività che dovrai fare il giorno successivo e le ordini per importanza. La mattina dopo apri la lista, parti dalla prima e finché non l’hai chiusa non passi alla seconda. Poi la seconda, poi la terza, in ordine.

A fine giornata fai di nuovo la lista per il giorno dopo. Se qualcosa è rimasto in sospeso, la prendi e la metti in cima alla lista del giorno successivo. Senza discussioni. Cosi, prima o poi, tra virgolette, tutte le attività vengono portate a termine.

Il segreto del metodo di Ivy Lee è che la decisione su cosa fare è già stata presa la sera prima. La mattina non perdi più tempo a chiederti da dove iniziare. Apri la lista e parti. Sembra una sciocchezza ma chi lo prova davvero, non torna indietro.

Tecnica 5: Il ritorno sull’investimento

L’ultima tecnica è quella che a me, da imprenditore, piace di più. Si basa sul ritorno sull’investimento. Sul ROI.

L’idea è semplice. Per ognuna delle tue attività ti chiedi: quanto vale economicamente questa cosa? E quanto tempo mi costa farla? Metti i due numeri in relazione e ottieni un indicatore di rendimento.

Ti faccio un esempio concreto. Hai un’attività che ti farà guadagnare cento euro e ci metti un minuto a farla. Hai un’altra attività che ti farà guadagnare mille euro ma ci metti un mese. A parità di tempo, la prima ha un ritorno molto più alto.

A quel punto le tue attività non si ordinano più per simpatia, per urgenza percepita, per voglia. Si ordinano per quanto ti rendono per ogni ora di lavoro. È il modo più adulto, secondo me, di guardare la propria giornata.

Quale tecnica scegliere (e come scegliere davvero)

A questo punto la domanda vera è una: quale uso, di tutte queste? Te le riassumo in un colpo solo.

• Matrice di Eisenhower se ti senti sommerso e non riesci a distinguere cosa conta da cosa fa solo rumore.
• Metodo ABC se vuoi un sistema rapido di etichette e ti basta sapere da dove iniziare.
• Regola dei due minuti sempre, da abbinare a una delle altre. Non è un’alternativa, è un filtro.
• Metodo di Ivy Lee se al mattino arrivi confuso e perdi mezz’ora a decidere da dove partire.
• ROI quando sei nella fase in cui devi smettere di fare tutto tu e tenerti solo le attività che ti rendono di più.

Il mio consiglio, onestamente, è di provarle tutte. Non in un giorno. Una a settimana. Vedi quale ti calza meglio, quale ti viene naturale rispettare, quale ti fa chiudere la giornata con la sensazione di aver concluso. Quella è la tua. Se vuoi un altro punto di vista sul tema, ti lascio anche la pillola in cui spiego come fissare le priorità e quella in cui racconto il modo in cui i milionari trattano le proprie priorità.

Il punto che vale per tutte e cinque

C’è una cosa che vorrei rimanesse, al di là della tecnica che sceglierai. Tutte queste strategie funzionano per un motivo solo: ti costringono a scrivere la lista e a metterla in ordine.

Nel momento in cui hai una lista scritta, ordinata, davanti agli occhi, succede qualcosa di interessante. Il cervello smette di tenere tutto a mente, smette di sentirsi in debito, smette di rincorrere. Ti orienti. Ti metti al lavoro. Smetti di procrastinare e passi all’azione.

La tecnica è quasi un dettaglio. Quello che conta è il gesto: fermarti, scrivere, ordinare. Poi parti.

Io sono Massimo Martinini, e ci sentiamo domani.