Non ho abbastanza tempo: perché è una scusa e come trovarne davvero

18 marzo 2023 · Massimo Martinini · PilloleVideo

Non ho abbastanza tempo. Quante volte ti sei detto questa frase, anche solo nell’ultima settimana? Tante, probabilmente troppe. Ed è una frase che ha sempre un fondo di verità, perché di cose da fare ne abbiamo davvero molte. Ma nella maggior parte dei casi è anche una scusa. Il problema non è avere il tempo, è trovarlo. E qui ti lascio il metodo che uso e che consiglio per smettere di rincorrere e iniziare a decidere. È lo stesso ragionamento che sta alla base del lavorare sull’azienda invece che solo dentro l’azienda: se non governi le tue ore, le tue ore governano te.

Perché il tempo non si ha, si trova

Mi scrive Giacomo, un libero professionista. Mi dice che è talmente pieno di cose da fare che non riesce a studiare quanto vorrebbe. Lo capisco perfettamente. Questa cosa è vera, sì. Ma il punto è un altro.

Il tempo, semplicemente, non lo avremo mai. È come quando prendiamo una libreria nuova, più grande, perché in casa non c’è ordine. Dopo poche settimane la libreria è di nuovo piena. Prendiamo una casa più grande, e dopo poco la casa è di nuovo strapiena. Con il tempo funziona esattamente allo stesso modo.

Lo spazio si riempie sempre.

Non si tratta di avere il tempo. Si tratta di trovarlo. Ed è una nostra responsabilità, non un dono che ci deve arrivare da fuori.

La prova del nove: gli imprevisti che non si possono rimandare

Faccio un esempio che vale per tutti.

Ti è successo, e magari più di una volta, di avere un imprevisto che non potevi assolutamente rimandare. Una visita medica importante, il matrimonio di un cugino, il battesimo del nipote, una scadenza fiscale. Cose così.

In quei casi, nonostante tu non avessi tempo, il tempo per quell’attività lo hai trovato. E cosa è cambiato nella settimana? Il giorno dopo sei stato un po’ più indaffarato, magari, ma nella maggior parte dei casi tutto è tornato alla normalità.

Questo dovrebbe dirti una cosa precisa. Il tempo per le cose che consideriamo non rimandabili lo troviamo sempre. Il problema non è quanto tempo abbiamo, è cosa decidiamo essere prioritario. Ed è esattamente la logica di chi impara a mettere le priorità prima di tutto quando organizza la giornata.

La legge di Parkinson e perché le tue attività si gonfiano da sole

C’è una legge che si chiama legge di Parkinson e dice una cosa molto semplice. Il tempo che dedichiamo a un’attività tende a riempire tutto lo spazio che le diamo.

Se ti dai quattro ore per fare un compito che, di buona lena, te ne richiederebbe due, ci metterai quattro ore. Non perché sei pigro, ma perché è così che funziona la nostra testa. L’attività si espande e occupa lo spazio disponibile.

Per questo è fondamentale organizzare la giornata in maniera chiara. Dedicare slot di tempo precisi a ogni cosa. Senza questo, le attività che fai occupano tutto il tempo che hai e non te ne lasciano per altro. Se vuoi approfondire il metodo, l’ho raccontato anche in come gestire il tempo senza farti travolgere.

Il metodo: come passare da “non ho tempo” a “ho trovato il tempo”

Smetti di dire non ho tempo. Inizia a chiederti come posso fare per trovare il tempo. Il cambio di prospettiva non è solo linguistico, ti fa entrare in modalità soluzione.

Ecco i passaggi concreti che funzionano davvero.

1. Stila la lista delle attività della settimana. Tutte. Quelle di lavoro, quelle personali, quelle che rimandi da mesi. Mettile su carta o su un file, non lasciarle in testa.
2. Dai una tempistica a ognuna. Studio: mezz’ora. Risposte alle email: un’ora. Telefonate ai clienti: due ore. Sii onesto, non ottimista.
3. Distribuisci le attività giorno per giorno. Una dietro l’altra, con orari precisi. Dalle 9:00 alle 9:30 studio. Dalle 9:30 alle 10:30 email. E via così.
4. Proteggi gli slot. In quella mezz’ora di studio nessuno ti disturba. Telefono spento, notifiche silenziate. Stai facendo quella cosa lì, punto.

Ti assicuro che nel momento in cui metti giù l’elenco e lo distribuisci, il tempo magicamente smette di essere un problema. Non perché ne hai di più, ma perché hai smesso di sprecarlo senza accorgertene.

Perché funziona anche se sembra banale

So che detto così sembra una cosa ovvia. Eppure, per esperienza diretta in consulenza, oltre il 90% delle persone, forse il 95%, ha una gestione pessima del proprio tempo. Lo spreca, lo perde per una cattiva organizzazione, lo dilata in pause infinite, riunioni inutili, salti tra un’attività e l’altra. Su questo punto trovi spunti pratici anche in 3 passi per ottenere di più in meno tempo.

E questo è veramente un peccato. Perché tutto il tempo che buttiamo via è tempo che togliamo ad attività potenzialmente molto più importanti. Sia in termini economici, magari invece di produrre uno produci dieci. Sia in termini personali, magari invece di stare otto ore in ufficio ne stai sei e passi due ore con la tua famiglia.

I 3 errori che ti fanno sembrare di non avere mai tempo

Prima di chiudere, ti lascio i tre errori che vedo più spesso. Se ti riconosci in uno di questi, hai già capito dove intervenire.

• Vuoi sapere tutto prima di iniziare. Aspetti il corso giusto, il libro definitivo, il metodo perfetto sulla gestione del tempo. Intanto i mesi passano. Inizia in modo elementare, da subito, anche con la lista più semplice che ti viene in mente.
• Aspetti il momento giusto. Il momento giusto non arriva mai. Passano le settimane, passano gli anni. Decidi tu quando è il momento giusto, è oggi. È lo stesso meccanismo che governa tutte le decisioni che continui a rimandare: più aspetti, più ti costano.
• Non stimi mai quanto dura davvero un’attività. Se non sai se una cosa richiede mezz’ora o tre ore, non puoi pianificare niente. Inizia a misurare, anche a occhio. Migliorerai in fretta.

Il tempo è la risorsa che nessuno ti ridà

Ricorda una cosa fondamentale. Il tempo è la risorsa più preziosa che abbiamo, e nessuno ce la potrà mai ridare indietro. I soldi vanno e vengono. Le occasioni ritornano in forme diverse. Il tempo che hai speso è andato.

Per questo ha senso fermarsi un attimo e prendersi sul serio. Non in modo ansioso, ma in modo lucido. Fare l’elenco delle cose da fare. Dare a ognuna lo spazio che ritieni necessario. Metterle nella tua agenda agli orari prestabiliti. E poi rispettarli, prima di tutto con te stesso.

Quando inizi a fare questo, ti accorgi che il tempo c’era già. Era solo nascosto sotto una cattiva organizzazione.

Io sono Massimo Martinini, e ci sentiamo domani.