3 passi per ottenere di più in meno tempo (senza svuotarti)

9 settembre 2023 · Massimo Martinini · PilloleVideo

Viviamo in un’epoca con ritmi veramente frenetici. Impegni continui, una ricerca costante di equilibrio fra lavoro, passioni e vita privata. In mezzo a tutto questo, riuscire a sfruttare al meglio ogni momento della giornata diventa cruciale per chi vuole davvero di più dalla vita. In questa pillola ti racconto tre passi semplici che applico io, e che vedo funzionare ogni volta che un imprenditore decide di prenderli sul serio.

Una premessa: ottenere di più in meno tempo non vuol dire riempire la giornata dalla mattina alla sera di compiti. Significa esattamente il contrario. Vuol dire lavorare in modo intelligente, sapere cosa conta e cosa no, eliminare il rumore intorno. È la differenza tra stare dentro la giornata e lavorare sopra la tua azienda con la testa libera. Solo così a sera ti ritrovi con il lavoro fatto e con un po’ di energia ancora addosso.

Passo 1: definisci in modo chiaro le tue priorità

Il primo passo è il più importante, e quasi tutti lo saltano. Chiediti quali sono le attività davvero importanti per te oggi. Non per la prossima settimana, non per il prossimo trimestre. Oggi. Se fai fatica a metterle a fuoco, parti dal lavoro che hai fatto per identificare i tuoi obiettivi veri: la priorità di oggi è sempre un pezzo di quel disegno più grande.

Una volta che le hai identificate, costruisci la giornata intorno a quelle. Non il contrario. Molti si dilettano con agende, planner digitali, post-it colorati, app di produttività. Va benissimo, ma lo strumento da solo non risolve niente. Puoi avere il sistema più sofisticato del mondo, ma se non sono chiare le tue priorità finirai a lavorare sui progetti sbagliati.

Come capire qual è la priorità vera

C’è una domanda secca che mi sono abituato a farmi ogni mattina, e te la regalo. Se oggi riuscissi a portare a termine soltanto una cosa, quale dovrebbe essere perché la giornata abbia senso? Quella è la priorità. Tutto il resto viene dopo.

Tutto il resto è rumore.

Se rispondi e ti accorgi che la cosa più importante è qualcosa che hai rimandato per giorni, hai appena scoperto un problema. Risolverlo è una questione di disciplina, non di app.

Passo 2: elimina le distrazioni

Viviamo nel mondo più connesso della storia. Le distanze non esistono più, e le distrazioni nemmeno hanno un confine. Notifiche dallo smartphone, email che entrano ogni due minuti, rumori in ufficio, colleghi che chiamano, amici che scrivono, social che vibrano nella tasca.

Per massimizzare la giornata devi creare uno spazio che minimizzi le interruzioni. Non per sempre. Per blocchi di tempo definiti. La prima cosa concreta è mettere il telefono in modalità non disturbare o in modalità aereo. Punto.

Se senti che le distrazioni ti mangiano vivo, qui ho raccolto cinque tecniche pratiche per proteggere la concentrazione che funzionano davvero, anche in un ufficio rumoroso.

E qui arriva la parte interessante. Non significa farlo per dodici ore. Significa darti degli archi di tempo precisi:

• 45 minuti di lavoro concentrato su una sola priorità, telefono offline
• Pausa breve, in cui ti puoi guardare le notifiche e rispondere se serve
• Si riparte con un altro blocco di 45 minuti

Quello che dovremmo imparare a fare è isolarci dal mondo per blocchi piccoli e ripetuti, non per giornate intere. Funziona meglio per chi lavora, funziona meglio per chi vive intorno a te. Decidi tu quando guardare il telefono, non il telefono quando guardare te.

Una tabella mentale che uso spesso

Quando un imprenditore mi dice che non riesce a stare concentrato, gli faccio una domanda semplice: in una giornata tipo, quante volte tocchi il telefono senza una vera ragione? La risposta, quando è onesta, sta sempre fra cinquanta e duecento. È lì che si perde il tempo, non nelle riunioni o nei viaggi. Si perde nei micro-strappi di attenzione.

Lo stesso vale dentro l’azienda: è il continuo controllare ogni cosa che ti svuota la giornata, lo stesso meccanismo che ti spiego quando parlo di smettere di fare microgestione e ricominciare a fidarti delle persone e delle priorità.

Passo 3: concediti delle pause vere

Questo è il passo più controintuitivo, e infatti è quello che la maggior parte delle persone sbaglia.

Quando dobbiamo produrre di più, ci viene naturale lavorare di più. Più ore, meno pause, testa giù e via. Sembra logico, ma è esattamente il modo migliore per scendere di rendimento.

Mi piace molto l’esempio del contadino. Un contadino deve arare un campo. Parte di prima mattina, riposato, con la sua zappa. In un’ora fa dieci metri di terreno. Dopo pranzo, un po’ stanco, in un’ora ne fa sei. Verso sera, distrutto dopo ore senza fermarsi, in un’ora riesce a farne mezzo. Lavorare due ore in più, in quello stato, è praticamente inutile. Avrebbe avuto molto più senso fermarsi, riposare, ricaricarsi, e ripartire a una velocità più alta.

Oggi la maggior parte di noi non zappa la terra. Ma il principio non cambia. Il cervello ha bisogno di riposo, esattamente come i muscoli del contadino. Senza pause vere il rendimento crolla, anche se davanti allo schermo continui a sembrare attivo.

Non conta quanto spingi: conta il ritmo a cui arrivi a fine giornata. È lo stesso motivo per cui ti dico sempre di concentrarti sul processo e non sul risultato: è il processo, fatto bene e a testa fresca, che ti porta i risultati.

Le pause non devono essere lunghe. Cinque, dieci minuti bastano. Ma devono essere pause vere, in cui stacchi dal lavoro. Una camminata, qualche respiro lento, gli occhi chiusi per qualche minuto. Tutto, tranne controllare di nascosto le email.

Da dove parto, in pratica

Tre passi semplici da elencare, faticosi da costruire come abitudine. Per renderteli operativi da domani mattina, parti da queste tre domande:

1. Qual è la mia priorità numero uno oggi? Scrivila prima di accendere il computer.
2. Per quanti blocchi da 45 minuti riesco a stare offline? Mettili in calendario adesso, non più tardi.
3. Dove faccio le mie pause? Decidi il posto fisico, anche se è solo cinque minuti in giardino o davanti alla finestra.

Se applichi anche solo il primo passo per una settimana, ti accorgi subito della differenza. Se applichi tutti e tre, cambia il modo in cui arrivi a sera. Non più svuotato, ma con la sensazione concreta di avere fatto le cose che contano.

Ricorda: massimizzare la giornata non significa riempirla di compiti dall’inizio alla fine. Significa essere consapevoli delle proprie priorità, minimizzare le distrazioni e accettare che ogni tanto serve riposarsi davvero. Seguendo questi tre passi non solo sfrutterai meglio ogni momento, ma vivrai giornate più tranquille e arriverai alla sera con la sensazione di avere ottenuto un sacco di cose.

Io sono Massimo Martinini, e ci sentiamo domani.