Priorità prima di tutto: come organizzare il tempo da imprenditore

8 gennaio 2024 · Massimo Martinini · PilloleVideo

La gestione del tempo è uno di quei temi su cui tutti dicono qualcosa e quasi nessuno fa qualcosa di concreto. Per un libero professionista o un piccolo imprenditore, però, è il discrimine vero tra crescere e restare fermi. Non è una questione di app o di tecniche miracolose: è una questione di scelta, decidere cosa conta, scriverlo in agenda, proteggerlo. È il cuore del lavorare sull’azienda invece che solo dentro l’azienda, e in questa pillola ti spiego il metodo semplice che uso io e che consiglio a tutti i clienti in consulenza.

Perché senza priorità chiare non vai da nessuna parte

La cosa più importante in assoluto, quando si parla di tempo, è stabilire quali sono le tue priorità. Sembra banale, ma è il punto su cui inciampano quasi tutti gli imprenditori che incontro.

Esistono mille modi per farlo. La matrice di Eisenhower con i quadranti importante/non importante, urgente/non urgente. Le liste con i pallini colorati. I metodi a sigle. Sono strumenti, e gli strumenti vanno bene. Il punto vero è un altro: se tu non capisci quali sono le attività che hanno il maggiore impatto sul tuo business e sulla tua vita, non farai mai scelte efficaci. Farai solo scelte dettate dall’urgenza.

E questo è uno dei motivi principali per cui gli imprenditori non riescono a crescere: non perché lavorano poco, ma perché lavorano sempre sulle cose sbagliate. Spesso il vero ostacolo è che sei tu il collo di bottiglia della tua azienda, risucchiato da tutto ciò che non sai (o non vuoi) lasciar andare.

La trappola delle attività urgenti ma non importanti

Pensa alla tua ultima settimana. Quante delle cose che hai fatto erano davvero strategiche per il tuo business? E quante erano semplicemente urgenze altrui che ti sei trovato in mano?

Per la maggior parte degli imprenditori, la fotografia è questa:

• Tantissime ore spese a rispondere a messaggi, mail, telefonate
• Riunioni convocate da qualcun altro
• Problemi operativi che dovrebbe gestire un collaboratore (e che gestiresti meglio se imparassi a delegare invece di fare prima tu)
• Pochissimo tempo dedicato a pensare, decidere, costruire

Le attività importanti raramente sono urgenti. E le attività urgenti raramente sono davvero importanti. Se non ti fermi a distinguere le due cose, l’urgenza vince sempre. Sempre.

Il metodo che uso ogni sera (e che ti consiglio)

Il modo più semplice che conosco per gestire questo problema è uno, e funziona davvero: pianificare in anticipo la giornata.

Ogni sera, prima di andare a dormire, oppure la mattina presto se proprio non riesci, devi prendere mezz’ora e fare una cosa precisa. Scrivere tutte le attività che farai il giorno seguente, con un orario di inizio e un orario di fine per ognuna.

Ti consiglio la sera, e ti spiego perché. Pianificare la sera ha un effetto liberatorio sulla mente. Vai a dormire sapendo già cosa farai il giorno dopo, non ti svegli con quella sensazione di confusione e di mille cose addosso. La testa lavora più libera, e il mattino dopo parti già concentrato.

Cosa scrivere in agenda

La regola è semplice. Per ogni attività, tre informazioni:

1. Cosa devi fare, descritto in modo concreto, non vago
2. Da che ora a che ora, con un blocco di tempo preciso
3. Quale risultato deve produrre, così sai se l’hai chiusa o no

Sembra una cosa da maniaci dell’organizzazione, e invece è il minimo sindacale per non farsi mangiare dalla giornata. Senza queste tre cose, l’agenda è solo una lista della spesa.

I due vantaggi enormi della pianificazione anticipata

Pianificare la sera prima sembra una piccola abitudine. In realtà ti porta due benefici che cambiano completamente il modo in cui lavori.

Primo vantaggio: sei molto più efficace. Sai esattamente cosa devi fare. Dalle 9 alle 10 studi la nuova strategia di vendita. Dalle 10 alle 11 segui i collaboratori sul progetto in corso. Dalle 11 alle 12 lavori sulla parte commerciale. Non perdi tempo a chiederti “e adesso cosa faccio?”, non apri la mail per inerzia, non ti distrai con la prima cosa che arriva.

Secondo vantaggio: ti concentri sulle priorità. Il fatto stesso di mettere un’attività in agenda con un orario preciso ti costringe, prima, a decidere se vale davvero il tuo tempo. Tante cose che fai per abitudine, viste in un blocco da un’ora, smettono improvvisamente di avere senso. E le elimini.

Cosa fare quando arrivano comunque le urgenze

Tutto questo non significa che le urgenze spariranno. Non spariranno mai. Ci sarà sempre il cliente che ti cerca al telefono, il collaboratore che ha un problema, l’imprevisto che ti devia. La differenza la fa imparare a dire di no alle cose che non contano prima ancora che ti raggiungano.

Il punto è che, se hai pianificato bene, buona parte del lavoro importante sarà comunque fatta. Se in una giornata da otto ore riesci a portarti a casa anche solo tre o quattro ore concentrate sulle cose che contano davvero, sei già a un altro livello. Sai cosa intendo?

Pensa solo a questo numero. La maggior parte degli imprenditori, oggi, fa zero ore al giorno di lavoro davvero strategico. Zero. Sono sempre rincorsi dal telefono, dai messaggi, dalle riunioni. Passare da zero a quattro ore al giorno di lavoro vero sulle cose importanti farebbe esplodere il loro business, letteralmente. E non serve nessuna tecnica nuova per farlo. Serve solo un’agenda fatta bene, e qualche tecnica concreta per eliminare le distrazioni che ti rubano quelle ore.

Gestire il tempo non significa riempirlo

C’è una precisazione che voglio aggiungere, perché altrimenti il discorso si presta a fraintendimenti.

Gestire il tempo non significa riempire ogni minuto della giornata di lavoro. Anzi, il contrario. È importante mettere in agenda anche i momenti di pausa, il tempo per te, il tempo con la famiglia, gli hobby, le passioni. Tutto quello che ti tiene in equilibrio fa parte delle priorità, esattamente come il lavoro.

Il fulcro del discorso è uno solo: definire quali sono le attività veramente importanti, metterle in agenda perché vengano fatte, evitare con disciplina tutte le altre attività che ti fanno perdere tempo senza portare valore. Né alla tua azienda, né alla tua vita.

Da dove partire stasera

Non aspettare lunedì, non aspettare il mese nuovo, non aspettare il momento giusto. Questa sera, prima di andare a dormire, fai una cosa sola: prendi un foglio o l’agenda del telefono e scrivi le attività di domani con gli orari. Provaci per sette giorni di fila. Solo sette.

Dopo una settimana ti accorgerai di due cose. La prima, che hai fatto molto più di quello che facevi prima. La seconda, che hai meno ansia, perché la testa non sta più correndo dietro a cento cose insieme.

Le priorità prima di tutto. Tutto il resto, dopo. Funziona davvero.

Io sono Massimo Martinini, e ci sentiamo domani.