Mettere dei confini tra vita privata e lavoro (la guida pratica per chi lavora in proprio)

15 gennaio 2024 · Massimo Martinini · PilloleVideo

Stabilire dei confini tra lavoro e vita privata è un tema che divide moltissimo gli imprenditori e i liberi professionisti. Da una parte ci sono quelli ossessionati dagli obiettivi aziendali, per i quali il lavoro viene prima di tutto. Dall’altra ci sono quelli che vedono il lavoro come un mezzo per vivere ciò che gli interessa davvero: la famiglia, i viaggi, le passioni personali. Non esiste un giusto o uno sbagliato in assoluto. Esistono persone diverse, con preferenze di vita diverse, esattamente come esistono preferenze alimentari diverse.

Il problema arriva quando il confine sparisce senza che te ne accorgi. E succede quasi sempre, se non ci metti mano per primo. In questa pillola ti spiego come definire dei limiti chiari tra vita privata e lavoro, perché farlo è una questione di sopravvivenza professionale e quali abitudini concrete fanno la differenza. Se vuoi andare ancora più a fondo sul tema, ho raccolto altrove anche dieci tecniche pratiche per bilanciare vita privata e lavoro.

Perché il confine sparisce da solo se non lo difendi tu

Se sei un freelance o un piccolo imprenditore, sai bene di cosa sto parlando. I clienti ti scrivono a qualunque ora. Ti chiamano la sera, di sabato, la domenica mattina, a Natale. Si aspettano una risposta immediata appena hanno un problema. Non lo fanno per cattiveria. Lo fanno perché nessuno ha mai detto loro che non si può fare.

E qui c’è il punto importante: se tu non stabilisci delle regole, gli altri non possono indovinarle. Il telefono squilla, il messaggio arriva, la mail si accumula. E tu, anche solo per il fatto di vederla, ti porti il pensiero addosso per tutto il resto della giornata. È una dinamica che ho visto spessissimo in chi sceglie di avviare un’attività in proprio: la libertà tanto desiderata diventa una reperibilità senza fine.

Definire orari di lavoro chiari (e farli rispettare)

La prima cosa da fare è banale a dirsi e difficile a farsi: stabilire degli orari di lavoro precisi. Non orari generici. Orari veri, con un inizio e una fine.

Per esempio: dalle 9 alle 13 e dalle 14 alle 18. Sono solo numeri, il punto è averli definiti. Una volta che li hai stabiliti, devi comunicarli alle persone con cui lavori. Clienti, collaboratori, fornitori. Tutti devono sapere che possono scriverti anche alle 2 di notte, ma una risposta arriva solo nei tuoi orari.

Sembra una cosa scontata, ma il 90% di chi si lamenta dei clienti invadenti non lo ha mai fatto in modo esplicito. Lo dà per scontato. E poi si arrabbia perché gli altri non capiscono.

Il trucco dei due telefoni

Qui arriva uno dei consigli pratici più utili che posso darti, e che ho visto cambiare la vita a moltissimi liberi professionisti. Avere due telefoni separati.

Uno è il telefono personale. Il numero lo dai solo alle persone che vuoi possano raggiungerti a qualunque ora: famiglia, amici stretti, situazioni di emergenza. L’altro è il telefono del lavoro. Quel numero lo conoscono solo clienti e collaboratori.

La parte fondamentale è cosa fai con il telefono del lavoro fuori orario:

• Se hai un ufficio, il telefono del lavoro resta in ufficio: non te lo porti a casa, non lo guardi la sera, smette di esistere fino al mattino dopo.
• Se lavori da casa, il telefono del lavoro viene spento all’orario stabilito. Fisicamente spento, non solo in modalità silenziosa.

Perché ti dico questo? Perché solo il fatto di vedere arrivare un messaggio, anche senza rispondere, ti apre un ciclo mentale. Un pensiero in più da ricordare. Una cosa in sospeso da cui hai paura di dimenticarti. Questo genera tensione, genera ansia, ti ruba energia anche quando non stai lavorando attivamente. Il telefono spento risolve tutto alla radice.

L’altro confine che nessuno considera: la famiglia

Tutto quello che ho detto finora vale per i clienti. Ma c’è un secondo confine che la gente sottovaluta sempre. Il confine con le persone di casa.

Se lavori da casa, o se ti porti il lavoro a casa, ti sarà successo decine di volte: stai lavorando, sei concentrato, e qualcuno entra nella stanza per chiederti una cosa veloce. Un parente, un amico che passa, un familiare. Per loro, dato che sei fisicamente in casa, sei disponibile. Una persona che lavora da casa, agli occhi di chi ti vive intorno, di fatto non sta davvero lavorando.

Sappiamo tutti quanto le distrazioni distruggano la produttività. Bastano due interruzioni brevi per perdere mezz’ora di concentrazione vera. E quindi, esattamente come fai con i clienti, devi mettere dei confini anche con le persone di casa.

Come comunicarlo senza creare attriti

Quando ti interrompono, la risposta deve essere sempre la stessa:

1. Ora sto lavorando, non è il momento.
2. Ne parliamo all’una, oppure dopo le 18, quando ho finito.
3. Richiamami tu più tardi, così non sei tu a doverti riallineare sui loro tempi.

L’ultimo punto è importantissimo. Non devi essere tu ad andare dopo a chiedere cosa volevano. Devi essere tu a dire: “Richiamami dopo le 13” o “Parliamone dopo le 18”. Altrimenti, prendono l’abitudine di interromperti sapendo che poi sarai tu a rincorrerli. E così ti scoraggiano dal mettere il confine.

Ti garantisco che dopo la terza volta che lo fai, smettono di disturbarti. Funziona così. Ma le prime tre volte le devi fare tu, con calma e senza scuse.

Il vero ostacolo sei tu

E qui arriva la parte scomoda. Tutto questo sistema è bellissimo, ma dipende interamente da te.

All’inizio sarà dura. Le persone sono abituate alle condizioni precedenti, quelle in cui rispondevi a qualunque ora. Qualcuno proverà a forzare le abitudini vecchie, ti scriverà fuori orario aspettandosi comunque una risposta, ti chiamerà la domenica per una cosa che poteva aspettare il lunedì. È normale: ogni volta che cambi le regole del gioco devi mettere in conto la resistenza degli altri, ed è proprio il motivo per cui affrontare il cambiamento richiede fermezza nelle prime settimane.

Sei tu che devi rispettare i tuoi confini per primo. E sei tu che devi farli rispettare agli altri. Finché non lo fai, sarai sempre sommerso dalle distrazioni. Il lavoro diventerà la tua vita privata, la vita privata diventerà lavoro, e a un certo punto non saprai più dove inizia una e finisce l’altra. Non riuscirai a goderti la vita privata e non riuscirai a essere veramente produttivo nel lavoro.

Cosa fare già da domani

Se ti riconosci in qualcosa di quello che ho descritto, prova a iniziare con tre azioni concrete. Una per volta, non tutte insieme.

• Scegli i tuoi orari di lavoro e mettili nero su bianco. Comunicali ai clienti con un messaggio standard nelle email e nella firma.
• Valuta il secondo telefono. Se non vuoi spendere, almeno crea due numeri virtuali o usa la modalità “non disturbare” programmata sul telefono di lavoro.
• Parla con le persone di casa. Spiega che in quegli orari sei al lavoro, esattamente come se fossi in un altro ufficio. E poi rispetta tu per primo questa regola, senza fare eccezioni.

Stabilire e mantenere dei confini chiari non migliora solo la tua produttività. Migliora soprattutto la qualità della tua vita. Perché ti permette di essere presente davvero quando lavori, ma anche di essere presente davvero quando hai chiuso il computer e sei a cena con chi ti vuole bene.

Io sono Massimo Martinini, e ci sentiamo domani.