Adattabilità in azienda: come restare flessibili senza farti mangiare il tempo dalle distrazioni

30 giugno 2023 · Massimo Martinini · PilloleVideo

Quando si parla di adattabilità, quasi tutti pensano a un concetto astratto. Imprenditore flessibile, mentalità aperta, voglia di mettersi in discussione. Tutto vero, ma in azienda la flessibilità non è una qualità del carattere. È una pratica quotidiana, fatta di scelte concrete su dove finisce il tuo tempo, ed è uno dei pilastri di chi impara a lavorare sull’azienda invece che dentro l’azienda. In questa pillola ti spiego come essere davvero adattabili dal lato operativo, senza diventare quello che corre dietro a ogni notifica.

Adattabilità non significa fare tutto

Partiamo dal malinteso più comune. Tanti imprenditori confondono l’essere adattabili con l’essere disponibili sempre, su qualsiasi cosa, a chiunque. Risponde al cellulare alle dieci di sera, riapre la mail dopo cena, salta da una riunione all’altra senza una logica.

Questa non è adattabilità. È il contrario. Se il tuo tempo è in mano agli altri, non puoi adattarti davvero a nulla, perché non hai mai un minuto vero per fermarti, leggere quello che sta succedendo nell’azienda e decidere come muoverti.

L’adattabilità reale è la capacità di cambiare rotta in fretta quando i dati ti dicono che devi farlo. Per cambiare rotta in fretta serve una cosa sola: tempo libero nella tua agenda. Tempo che hai protetto tu, da solo, prima che qualcun altro provasse a prenderselo.

Il tempo è la materia prima dell’adattamento

In azienda il tempo è la risorsa più scarsa che hai. Più del denaro, più dei collaboratori, più degli strumenti. Perché il denaro si recupera, i collaboratori si formano, gli strumenti si comprano. Il tempo no. Una volta passato è andato. Su questo punto ho dedicato un’intera pillola al comandamento del tempo come vera leva di ricchezza, perché senza quella consapevolezza tutto il resto resta teoria.

Questo significa che ogni minuto buttato in attività che non ti portano valore è un minuto in meno per leggere il mercato, parlare con i clienti, ripensare un’offerta che non funziona più. E quando arrivano i momenti in cui dovresti reagire in fretta, ti trovi senza spazio mentale per farlo.

L’adattabilità operativa, in pratica, è una questione di come spendi le ore della tua settimana.

Cosa significa veramente perdere tempo

C’è un equivoco da chiarire, perché lo vedo spesso in consulenza.

Perdere tempo non vuol dire passare una serata sul divano a guardare la televisione, se quella serata l’avevi pianificata tu come momento di riposo. Quello è recupero, non sprechi.

Perdere tempo vuol dire un’altra cosa. Vuol dire:

• Sederti al computer per fare un lavoro da un’ora e impiegarci cinque ore, perché ogni notifica ti spacca la concentrazione
• Aprire i social per “due minuti” e ritrovarti dopo quaranta minuti senza aver fatto niente
• Rispondere a mail e messaggi nel momento in cui arrivano, invece che nei momenti che hai deciso tu
• Saltare da un’attività all’altra senza chiuderne nessuna come si deve

Tutto questo non è essere adattabili. È essere in balia di quello che ti capita. E un imprenditore in balia degli eventi non si adatta. Reagisce, e basta.

Le 4 mosse pratiche per essere adattabili davvero

Adesso passiamo al concreto. Ecco cosa puoi mettere in pratica in azienda da questa settimana per costruire una vera capacità di adattamento. Sono mosse che si legano a stretto giro con i 3 passi per ottenere di più in meno tempo, perché senza ore protette nessuna di queste idee regge.

1. Pianifica per blocchi, non per giornate

Smetti di scrivere “lunedì lavoro sul progetto X”. Scrivi “lunedì dalle nove alle undici lavoro sul progetto X, senza telefono, senza mail”. I blocchi di tempo dedicati sono l’unico modo per portare a casa lavoro vero. Tutto il resto è illusione di produttività.

2. Difendi gli spazi vuoti in agenda

Non riempire ogni ora. Lascia almeno due o tre blocchi vuoti a settimana, senza nulla dentro. Quei buchi sono lo spazio in cui potrai inserire le cose che oggi non sai ancora che arriveranno. Una telefonata urgente, un cliente importante, un’idea da approfondire. Senza spazio libero, non c’è adattamento possibile.

3. Spegni le notifiche, non per sempre, ma a finestre

Non serve fare il monaco. Basta che nelle ore di lavoro vero non arrivi niente. Apri WhatsApp, mail e social tre o quattro volte al giorno, in momenti fissi che hai deciso tu. Il mondo non crolla. E tu recuperi ore di concentrazione che oggi stai regalando senza accorgertene.

4. Fai una revisione settimanale di trenta minuti

Mezz’ora a settimana, sempre lo stesso giorno, sempre la stessa ora. Ti siedi e ti chiedi: cosa sta cambiando intorno a me, nel mio mercato, nei miei clienti? Cosa dovrei smettere di fare? Cosa dovrei iniziare? Questa è la riunione strategica con te stesso. Senza, vai avanti per inerzia.

I 3 segnali che ti dicono che non sei adattabile

Come capisci se questo discorso ti riguarda davvero? Te li elenco netti.

• Le tue giornate sono identiche da mesi. Stesse attività, stessi orari, stesse persone. Significa che non stai cambiando nulla, e nel frattempo il mondo si muove
• Le decisioni importanti le prendi sempre in emergenza, mai a freddo. Significa che non hai tempo dedicato al pensiero, e finisci a inseguire
• Quando un cliente o un collaboratore ti porta un problema nuovo, ti senti già stanco. Significa che la tua giornata è satura, e non hai margine per nulla di imprevisto

Se ti riconosci in due punti su tre, il tema non è la strategia. È la gestione del tempo.

L’adattabilità si vede dai risultati, non dalle dichiarazioni

Tutti dicono di essere adattabili. Pochi lo dimostrano. La differenza si vede su una cosa molto semplice: quanto ci metti a cambiare un processo, un’offerta o un collaboratore quando i dati ti dicono che devi farlo? A volte adattarsi vuol dire proprio diversificare il proprio business prima che il mercato ti costringa a farlo di corsa.

Se ci metti settimane perché non hai mai un’ora libera per ragionarci, non sei adattabile. Se ci metti giorni perché hai già protetto del tempo per il pensiero strategico, lo sei.

Tutto qua. Niente di filosofico. È un fatto operativo, misurabile, allenabile.

Inizia da questa settimana. Prenditi mezz’ora, guarda il tuo calendario dei prossimi sette giorni e domandati una cosa sola: dove sono i blocchi che ho difeso per il lavoro vero? Se non ce ne sono, sai dove cominciare.

Io sono Massimo Martinini, e ci sentiamo domani.