Lavorare senza sede fisica: vantaggi reali e rischi da non ignorare

5 aprile 2022 · Massimo Martinini · PilloleVideo

Molte attività oggi hanno la concreta possibilità di esistere, crescere e prosperare senza avere una vera e propria sede fisica. La pandemia del 2020 ha semplicemente reso evidente qualcosa che esisteva già: tantissimi lavori possono essere svolti a distanza, senza bisogno di trovarsi tutti nello stesso posto nello stesso momento. Ma dire che si può fare non equivale a dire che è automaticamente una buona idea per tutti. Ci sono vantaggi reali, e ci sono rischi altrettanto reali. In questa pillola vediamo entrambi.

In fondo, la sede fisica è solo un dettaglio di un tema molto più grande: il modo in cui tu lavori sulla tua azienda invece che dentro di essa. Senza una sede ti ritrovi davanti, tutte insieme, le domande che prima potevi rimandare.

Prima di tutto: il tipo di attività conta

Non tutti i business si prestano a lavorare senza sede fisica. Un’azienda che produce qualcosa fisicamente, con operai e macchinari, ha bisogno di uno spazio. È ovvio. Ma al di fuori della produzione materiale, c’è un numero enorme di attività che potrebbero funzionare benissimo a distanza: commercialisti, avvocati, geometri, consulenti, agenzie digitali, sviluppatori, formatori. Tutte quelle realtà dove il lavoro si svolge principalmente con la testa e non richiede attrezzature specifiche legate a un luogo.

Se la tua attività rientra in questa categoria, vale davvero la pena fare una valutazione seria.

I vantaggi economici sono concreti

Il primo vantaggio è quello che si vede subito: la riduzione dei costi fissi. L’affitto di uno spazio commerciale, soprattutto nelle città, è una voce di spesa enorme. Per le aziende più strutturate, con diversi dipendenti, può arrivare a limitare anche le possibilità di ottenere finanziamenti, perché incide pesantemente sul bilancio. Ridurre o eliminare quella voce significa liberare risorse da investire altrove.

A questo si aggiungono tutti i costi collegati: bollette, riscaldamento, utenze, attrezzature d’ufficio. Non sono numeri insignificanti, sommati.

Ho fatto questa esperienza in prima persona con la mia attività nel settore videogiochi, che si presta perfettamente al lavoro distribuito. Negli anni ho avuto fino a dodici collaboratori contemporaneamente sparsi in diverse parti del mondo. Non ci siamo mai incontrati di persona. Il mio collaboratore principale, quello che gestisce tutto e che considero il mio braccio destro operativo, è a Casablanca, in Marocco. Non ci siamo mai stretti la mano. Eppure il lavoro funziona, e funziona bene, perché sa esattamente cosa fare e lo fa in piena autonomia.

Ti parlo del periodo tra il 2007 e il 2012. Non era una novità di ieri.

Produttività e lavoro per obiettivi

Qui c’è un punto che trovo davvero interessante, e che diversi studi hanno confermato: quando le persone lavorano a distanza e vengono valutate per obiettivi raggiunti invece che per ore di presenza, la produttività tendenzialmente aumenta.

Il vecchio modello è quello di pagare qualcuno per stare in ufficio otto ore. Se in quelle otto ore riesce a fare tutto il necessario in due, le altre sei le trascorre a girarsi i pollici. L’imprenditore ha pagato per la presenza, non per il risultato. È un modello che ha poco senso, eppure è ancora quello dominante in molte aziende.

Il modello alternativo è assegnare degli obiettivi chiari. Se il collaboratore riesce a portarli a termine in tre ore invece di otto, quelle cinque ore in più sono sue. L’apporto all’azienda è esattamente lo stesso. Questo cambia completamente il modo in cui le persone vivono il lavoro. Se vuoi capire come usare gli obiettivi come strumento di gestione, e non come una formalità da scrivere a inizio anno, lì trovi il ragionamento per esteso.

Il collaboratore che si sente responsabile produce di più

Quando dai a qualcuno la libertà di organizzarsi, stai anche trasferendo a quella persona la responsabilità del proprio lavoro. È, in sostanza, un atto di delega vera. E questo, nella maggior parte dei casi, produce un effetto positivo. Le persone si sentono valutate per quello che portano, non per quanto tempo ci mettono. Si sentono trattate da adulti. Del resto il modo in cui tratti i tuoi collaboratori decide quasi sempre cosa ti restituiscono.

Ovviamente ci sono eccezioni. Alcune attività richiedono una disponibilità oraria precisa perché i clienti chiamano in una certa fascia di tempo. In quei casi, la flessibilità va gestita con attenzione. Ma dove è possibile lasciare piena autonomia, i risultati sono spesso migliori di quanto ci si aspetti.

I rischi da considerare seriamente

Fin qui i vantaggi. Ma sarebbe sbagliato fermarsi qui, perché ci sono rischi concreti che vanno gestiti.

Il primo è la difficoltà a separare lavoro e vita privata. Per molte persone, lavorare da casa significa non staccare mai davvero. Quando l’ufficio è nel soggiorno, è difficile chiudere mentalmente la giornata lavorativa. E se in casa ci sono figli piccoli, la situazione si complica ulteriormente. Un bambino non capisce che il genitore è fisicamente presente ma non disponibile. La produttività che guadagni da un lato rischi di perderla dall’altro. Qui servono confini espliciti: ne ho parlato raccogliendo alcune tecniche concrete per separare vita privata e lavoro.

Il secondo rischio è l’isolamento. Non tutti gestiscono bene il lavoro solitario. Ci sono persone che traggono energia dal contatto quotidiano con i colleghi, dalle chiacchiere in pausa pranzo, dalla socialità dell’ufficio. Togliere quell’elemento non significa semplicemente cambiare luogo di lavoro: per alcune persone significa togliere qualcosa di importante per il loro equilibrio. In casi estremi, situazioni di isolamento prolungato hanno portato a condizioni molto difficili, simili alla depressione. Non è un rischio da sottovalutare.

Il problema reale: chi non sa valutare il lavoro svolto

C’è una ragione per cui lo smart working non viene adottato da molte aziende, e non è una ragione tecnica. È una ragione gestionale.

Chi gestisce le persone, che sia il titolare o un responsabile, spesso non è in grado di valutare il lavoro svolto se non vede la persona davanti a sé. E questo è un segnale preciso: significa che nella sua organizzazione non ci sono obiettivi chiari, non c’è un sistema per misurare i risultati, e l’unica metrica disponibile è la presenza fisica.

Se la tua azienda non può permettersi il lavoro distribuito perché non sai come controllare se le persone stanno lavorando senza averle sotto gli occhi, il problema non è lo smart working. Il problema è che non hai ancora un sistema per misurare quello che conta davvero.

E lì la sede fisica diventa solo una stampella.

Come trovare la formula giusta

Non esiste una soluzione unica per tutti. Quello che funziona in un settore può non funzionare in un altro. Quello che funziona per una persona può essere un disastro per un’altra.

Ci sono alcune domande utili da farsi:

• La mia attività richiede presenza fisica per ragioni oggettive, o è solo abitudine?
• I miei collaboratori sono il tipo di persone che lavorano meglio con autonomia, o hanno bisogno di struttura e contatto?
• Ho un sistema per assegnare obiettivi e misurare i risultati, o gestisco ancora tutto a vista?

Se non hai ancora risposte chiare a queste domande, un primo passo pratico è introdurre il lavoro a distanza in modo graduale. Un giorno a settimana da casa, o alcune ore al giorno, può essere un buon punto di partenza per capire come risponde la tua organizzazione senza stravolgere tutto in una volta.

La flessibilità, quando è ben gestita, valorizza le persone e riduce i costi. Ma richiede che chi guida l’organizzazione abbia già un sistema solido per valutare il lavoro per obiettivi. Senza quella base, il rischio è reale.

Riflettici, e valuta se nel tuo caso ha senso fare questo tipo di scelta.

Io sono Massimo Martinini, e ci sentiamo domani.