Hai troppe cose da fare? Due tecniche per liberare la mente e ritrovare lucidità

16 dicembre 2020 · Massimo Martinini · PilloleVideo

Hai sempre troppe cose da fare e la sensazione di non riuscire mai a starci dietro? Se lavori in proprio, se sei un libero professionista o un imprenditore, questa situazione la vivi praticamente ogni giorno. La lista delle cose da fare si allunga, le ore restano sempre le stesse, e alla fine della giornata ti senti affaticato anche quando hai lavorato tanto. In questa pillola voglio condividerti due tecniche molto semplici che a me hanno cambiato il modo di gestire il carico mentale. Una la prendo in prestito da un corso che stimo davvero, l’altra è una mia abitudine personale.

Il problema non è il lavoro, è il peso che ti porti in testa

Partiamo da una distinzione importante. Quando ti senti sopraffatto, tendenzialmente non è il singolo compito a schiacciarti. È la somma di tutto quello che sai di dover fare e che hai in testa contemporaneamente.

Un conto è sapere di dover fare una cosa. Un conto è sapere di doverne fare venti. La sensazione è completamente diversa, e proprio quella seconda sensazione è quella che ti logora. Ti senti sempre indietro, sempre affaticato, sempre con l’idea di non fare mai abbastanza. E intanto la lucidità cala, e lavori peggio proprio sulle cose che contano davvero. Quando questo peso invade anche le ore libere, ti consiglio di leggere come tengo insieme vita privata e lavoro, perché è lì che il carico mentale fa più danni.

Per questo motivo voglio partire dalla mente prima che dal calendario. Se liberi la testa, il resto diventa molto più gestibile. Su questo tema ho scritto anche un altro articolo dove racconto cosa faccio quando ho troppe cose da fare, e ti consiglio di leggerlo per avere un quadro più completo.

La buffer list: la lista delle cose che farai in futuro

La prima tecnica la prendo dal corso “Metodo Produttività Esagerata” del mio amico Mirco Bosi, che su questi temi propone una soluzione di buon senso, e proprio per questo funziona.

Tutti conosciamo la distinzione tra cose urgenti e cose importanti. Ma non è quello il punto su cui voglio farti concentrare oggi. Voglio farti guardare un’altra categoria di attività: tutte quelle cose che sai di dover fare prima o poi, ma che in cuor tuo sai che non è ancora il momento di affrontare.

Come funziona, in pratica

Pensa al libro che vuoi scrivere, al progetto che hai in mente da mesi, alla cosa importante che continui a rimandare. Sai che la vuoi fare. Sai anche, onestamente, che adesso non c’è modo di farla, perché hai veramente troppe altre cose tra le mani.

Bene. Tutte queste attività vanno spostate in una lista a parte, una lista che possiamo chiamare buffer list, cioè la lista delle cose da fare in futuro. Non le cancelli, non le rimuovi. Le sposti in un posto dove sai che le ritroverai.

Questo esercizio, per quanto banale possa sembrare, ha una capacità incredibile: libera la mente. E una mente libera è anche una mente che torna a essere creativa, cosa che con la testa piena non succede mai. Quando fai mente locale su quello che devi fare davvero adesso, non hai più venti voci, ne hai magari sei. Tutte le altre, importanti ma non per oggi, escono dalle tue priorità del momento.

A livello psicologico ti dà proprio una sensazione di libertà. Ti scarica un peso di dosso e ti svuota la testa a un livello che ti consiglio di provare per crederci. Poi prenditi un impegno semplice: tra un mese rileggi quella lista. Se nel frattempo si è liberato del tempo, una di quelle attività la sposterai tra le cose da fare nel presente.

Spezzare i compiti troppo grandi

La seconda tecnica è una mia abitudine personale, e con me funziona molto bene quando il problema non è la quantità di compiti, ma la dimensione di uno solo.

Ci sono attività talmente grandi e generiche che paralizzano. Ti faccio un esempio volutamente banale: “sistemare il negozio”. Cosa significa? Tutto e niente. Proprio questa vaghezza crea confusione nella testa e fa sembrare il compito incredibilmente pesante.

Dalla paralisi all’azione

Cosa succede quando un compito ti sembra enorme? Lo rimandi. Lo sposti a domani, poi al giorno dopo, e dopo due settimane è ancora lì a farti pressione, intatto, senza che tu abbia fatto nulla.

La cosa che a me riesce meglio in questi casi è spezzare il compito grande in tanti compiti molto più piccoli e concreti. Riprendo l’esempio del negozio:

• Pulire i vetri, riordinare gli scaffali, spazzare per terra
• Dare lo straccio, sistemare il magazzino
• Chiamare l’imbianchino per verniciare la parete

Mettere tutto in una lista così spezzettata ti dà due vantaggi insieme. Prima di tutto ti fa chiarezza, perché vedi esattamente cosa c’è da fare. E poi ogni singolo compito ti sembrerà veloce da portare a termine, e quella pressione che il compito grande ti metteva addosso sparisce quasi subito. Prova per credere.

Perché queste due tecniche lavorano insieme

Se ci fai caso, le due tecniche affrontano lo stesso problema da due lati opposti.

La buffer list riduce il numero di cose che hai in testa, spostando nel futuro tutto quello che adesso non puoi affrontare. Lo spezzare i compiti, invece, prende le poche cose rimaste e le rende così piccole da non spaventarti più. In entrambi i casi il risultato è lo stesso: la tua mente si alleggerisce e tu torni a lavorare con lucidità.

Rimuovere parte di quel peso è davvero liberatorio, e ti permette di essere molto più efficace su tutto il resto. Non è una questione di fare di più: è una questione di smettere di portarti addosso un macigno che non ti serve a niente. E quando parte di quel macigno può davvero passare ad altri, allora vale la pena ragionare su come delegare al meglio invece di tenere tutto sulle tue spalle.

Da dove partire oggi

Ti lascio con un invito pratico, non con una teoria.

Prenditi dieci minuti e scrivi l’elenco di tutto quello che hai in testa. Poi guardalo con onestà: quali di queste cose sai già che non riuscirai a fare nel breve periodo? Quelle spostale nella tua buffer list. E tra quelle che restano, ce n’è una così grande e generica da bloccarti? Quella spezzala in compiti piccoli e concreti.

Quanto pesa, davvero, la lista che ti porti in testa ogni giorno? Quante di quelle cose sono priorità di oggi e quante invece appartengono al futuro? E qual è il primo, piccolo passo che potresti fare subito su quel progetto che continui a rimandare?

Io sono Massimo Martinini, e ci sentiamo domani.