10 segreti per delegare al meglio (e liberare finalmente il tuo tempo)

31 dicembre 2022 · Massimo Martinini · PilloleVideo

Uno degli errori più comuni che vedo negli imprenditori, anche in quelli con anni di esperienza, è la difficoltà a delegare davvero. Non a “delegare in teoria”, ma a lasciare che qualcun altro faccia qualcosa senza sentirti in obbligo di stargli sempre col fiato sul collo. Se senti che la tua azienda gira solo quando ci metti le mani tu, non riuscire a delegare è quasi sempre il primo nodo da sciogliere. In questa pillola parto da un capitolo del libro “Gestire il Denaro” di Richard Templar, intitolato proprio “Delega ad altri ciò che non puoi fare tu”, e ci aggiungo qualcosa di mio che vedo ogni giorno nella pratica.

Il problema non è delegare, è fidarsi

Quasi tutti gli imprenditori sanno, a parole, che dovrebbero delegare di più. Il problema è che poi, nel momento in cui affidano qualcosa a qualcuno, iniziano a controllare ogni passaggio, a correggere ogni dettaglio, a sentirsi responsabili del risultato anche quando non sono loro a fare il lavoro.

Questo atteggiamento ha senso quando stai insegnando un mestiere che conosci bene. Se sei un falegname e affidi una sedia da intagliare a un apprendista, è ovvio che tu lo guidi e gli spieghi come si lavora correttamente. Lì la supervisione è parte del ruolo, ed è anche il momento in cui le procedure scritte nel business ti fanno risparmiare ore di spiegazioni ripetute.

Il punto è un altro. Quando deleghi qualcosa per cui non sei competente, e la maggior parte delle cose che dovresti delegare rientra proprio in questa categoria, devi fidarti davvero di chi hai scelto. Il commercialista, il consulente, il tecnico: queste persone sanno fare quel lavoro meglio di te. Se hai scelto bene, lasciali lavorare.

Le 10 regole di Templar per delegare bene

Templar nel libro elenca dieci regole precise. Le riporto e ci aggiungo qualche riflessione.

1. Sappi esattamente cosa c’è da fare e chi vuoi che lo faccia

Prima di delegare, devi avere chiaro nella testa il compito. Se non riesci a descriverlo con precisione, non puoi spiegarlo a nessuno. La chiarezza sulla richiesta è il primo requisito, non una formalità da sbrigare in fretta.

2. Spiega esattamente cosa vuoi, quanto pagherai e quali obiettivi seguire

Aspettative vaghe generano risultati vaghi. Quando dai un incarico, il collaboratore deve sapere cosa ti aspetti, entro quando, con quale budget e come misurerete il successo. Tutto il resto viene da sé.

3. Abbi cura di loro: sono esseri umani, non macchine

Sembra ovvio, ma non lo è. Molti imprenditori, nel tentativo di mantenere distanza professionale, dimenticano che le persone lavorano meglio quando si sentono considerate. Non si tratta di essere amici, ma di non trattare i collaboratori come risorse intercambiabili.

4. Informali e motivali per aumentare la loro fedeltà

Un collaboratore che capisce il contesto lavora in modo diverso da uno che esegue alla cieca. Condividere il perché di una scelta, il progetto più grande in cui si inserisce il loro lavoro, cambia il livello di coinvolgimento in modo davvero misurabile.

5. Metti la conoscenza della tua strategia di lungo termine anche a loro disposizione

Anche i collaboratori hanno un futuro da tutelare. Se sanno dove sta andando l’azienda, possono allineare il loro lavoro a quella direzione. Se invece operano sempre nell’incertezza, tendenzialmente fanno il minimo indispensabile per non sbagliare.

6. Se sbagliano, correggili e non parlarne più

Tutti sbagliano. La gestione dell’errore dice molto di un imprenditore. Correggere senza accanirsi, spiegare cosa è andato storto e andare avanti è la risposta giusta. Tenere il rancore o tornare sull’episodio settimane dopo non serve a nessuno.

7. Lodali costantemente: non esiste motivatore più potente

Questa regola viene sistematicamente ignorata. Gli imprenditori tendono a notare gli errori e a dare per scontati i risultati positivi. Il riconoscimento sincero e frequente è uno dei pochi strumenti gratuiti che produce risultati concreti sulla motivazione.

8. Definisci obiettivi realistici e non aspettarti l’impossibile

Obiettivi irrealistici non motivano: demoralizzano. Se la soglia è sempre oltre le capacità di chi lavora per te, prima o poi la persona smette di provarci davvero. Tirare alto ha senso, ma dentro un range credibile.

9. Dai il buon esempio: sii una persona che possono rispettare ed emulare

Non puoi chiedere standard elevati se poi tu per primo non li rispetti. I collaboratori osservano come ti comporti, come gestisci le situazioni difficili, come tratti i clienti. Quello che vedono diventa il modello implicito di come si fa.

10. Ricorda che il loro capo non è un amico: mantieni dignità, distanza e autorevolezza

Questo non significa essere freddi o distaccati. Significa che il rapporto professionale ha una struttura, e che confondere ruoli diversi crea problemi. Puoi essere presente, disponibile e umano senza rinunciare all’autorevolezza necessaria per guidare un gruppo.

Dimentica di poter fare tutto da solo

Nella mia esperienza diretta, ho una persona che si occupa della contabilità. Fa un lavoro che io non saprei fare altrettanto bene. L’unica cosa che faccio è porre le domande giuste. Il resto lo affido interamente a lei, e il rapporto funziona proprio perché non cerco di controllare ogni passaggio.

Il problema di molti imprenditori è esattamente questo: si sentono in obbligo di avere tutto sotto controllo. E quando delegano qualcosa, non riescono a staccarsi davvero dal risultato. Risultato: il collaboratore non lavora mai in modo veramente autonomo, e l’imprenditore non guadagna nemmeno un’ora di tempo libero. È la microgestione, e se ti riconosci ti consiglio di leggere perché evitare la microgestione cambia il modo in cui lavori.

Il rovescio della medaglia lo conosci: chi continua a fare tutto da solo resta libero professionista travestito da imprenditore, come spiego parlando della leva del tempo tra imprenditore e libero professionista.

Riuscire a delegare ti regala tempo, e il tempo è la risorsa che non puoi comprare. Puoi usarlo per le cose più importanti della tua attività, per le scelte strategiche, per i clienti che richiedono la tua attenzione diretta, per te.

Una domanda da farti oggi

Come te la cavi nella delega? Sei una persona che riesce ad affidare compiti e andare avanti, oppure tendi a fare tutto da solo?

Riflettici sul serio, perché è una domanda che rivela molto sul modo in cui gestisci la tua azienda. Se ti rendi conto che stai portando avanti da solo cose che qualcun altro potrebbe fare meglio di te, probabilmente è proprio da lì che vale la pena iniziare a cambiare qualcosa.

È più semplice di quanto credi. Quando capisci il vero potere della delega, smetti di vederla come una perdita di controllo e inizi a usarla come quello che è davvero: lo strumento che ti restituisce le tue giornate.

Il capitolo di Templar si chiude con una massima che trovo veramente azzeccata: “Scegli persone in gamba e lascia che lavorino per aumentare la tua ricchezza.” È esattamente questo il punto: non si tratta di controllare meno, ma di scegliere meglio e poi fidarsi davvero.

Io sono Massimo Martinini, e ci sentiamo domani.