Ho troppe cose da fare: come uscire dalla sensazione di essere sopraffatto

17 gennaio 2024 · Massimo Martinini · PilloleVideo

Rispondo a una domanda che mi è arrivata in privato da una persona, di cui non faccio il nome perché il messaggio era personale. Mi raccontava una situazione che immagino in tanti riconoscerete: si sente letteralmente sommerso da troppe attività, gli sembra di annaspare e di non arrivare mai a una conclusione. La cosa peggiore è che a fine giornata si ritrova con la sensazione di non aver fatto nulla. E in alcuni casi le cose da fare sono così tante che non ne inizia nemmeno una. Te ne parlo davvero per esperienza personale, perché ci sono passato anche io, per anni.

Perché la sensazione di sopraffazione paralizza

Dal mio punto di vista, questa è una delle situazioni più pericolose in cui un imprenditore o un libero professionista può cadere. Ho buttato via letteralmente anni della mia vita per questo motivo, quindi non sto parlando di un problema teorico. Tutto nasce, quasi sempre, dalle decisioni che continui a rimandare: finché non scegli da dove cominciare, la mente resta intasata e non si muove nulla.

Il punto è che ogni giorno abbiamo davanti una scelta, ma non è mai facile come ce la raccontiamo. Immagina di essere a un bivio. Da una parte c’è la strada della produttività costante, quella in cui ogni giorno ti senti realizzato, vedi i frutti del tuo lavoro e ti senti avvicinare al tuo obiettivo. Dall’altra c’è il sentiero dell’inefficienza, dove non c’è alcun progresso.

La domanda “quale sceglieresti?” è retorica, ovviamente tutti sceglieremmo la prima. Eppure non è così semplice. Quando siamo sommersi dalle cose da fare e non abbiamo chiaro da dove cominciare, succede una cosa molto precisa: tendiamo a procrastinare all’infinito o a non iniziare nemmeno.

Ci sediamo alla scrivania davanti al computer, facciamo tutt’altro per riempire la giornata, e quando arriviamo a sera le cose da fare sono rimaste esattamente le stesse. Semplicemente perché non ne abbiamo fatta nessuna.

La soluzione semplice: spezza i progetti in piccole parti

Una delle soluzioni a questo problema è incredibilmente semplice. Ne ho parlato più volte, per me funziona benissimo e mi auguro che funzioni così anche per te. Dividi il progetto in tantissime piccole parti facilmente gestibili.

Faccio un esempio concreto. “Devo fare un sito internet” è un progetto enorme, perché contiene decine di attività diverse. Detta così paralizza chiunque. Ma se la spezziamo, diventa una sequenza di passi che richiedono davvero poco impegno ciascuno.

Un esempio pratico passo dopo passo

Ecco come si scompone “fare un sito internet”

• Decidere il nome del dominio
• Comprare il dominio
• Installare WordPress
• Decidere i primi tre argomenti o le tre pagine principali
• Fare una bozza della struttura di ogni articolo (per esempio quattro paragrafi)
• Decidere il titolo di ognuno di quei quattro paragrafi
• E così via, fino al pubblicato

Vista così, ogni singola attività è leggera. Non ti chiede tre ore di concentrazione, te ne chiede dieci minuti. Qualunque progetto, spezzato in tante piccole parti, diventa molto semplice e ti scarica emotivamente da tutta quella pressione che hai quando ti senti sopraffatto.

Filtra: questa attività ti avvicina al tuo obiettivo?

C’è un altro elemento da considerare, soprattutto se sei un libero professionista o un piccolo imprenditore. Capire l’impatto che una determinata attività avrà sul tuo business nel medio e nel lungo periodo.

Davanti a ogni cosa che stai per fare, fatti una domanda semplice: questa azione mi avvicina al mio obiettivo? Se la risposta è no, la domanda successiva è ancora più importante: è davvero necessaria, oppure potrei anche non farla? Su questo ho già provato a fare ordine quando ho ragionato su quali sono le tre cose che dovresti fare per non disperdere le energie.

Tutte quelle cose che occupano spazio nella tua mente ma non sono fondamentali andrebbero gestite in uno di questi due modi:

1. Tirarci una riga sopra. Decidere consapevolmente di non farle più e dimenticartene.
2. Trasferirle su carta. Ricopiarle in un quaderno o in una lista delle cose che farai in futuro, in modo da liberare la mente.

Sembra una sciocchezza, ma trasferire una lista di pensieri dalla testa a un foglio (o a un file, scegli tu il formato) ha un effetto incredibile. Ti libera la mente. Ti fa sentire più leggero e più concentrato. E ti permette di ripartire in modo molto più produttivo.

Spezzettare il lavoro funziona ancora meglio in team

Aggiungo una cosa che vale soprattutto se non lavori da solo. Questa logica di spezzare il progetto in tante parti è una delle armi più potenti quando lavori in team.

Riprendiamo l’esempio del sito internet. Tu registri il nome a dominio, compri lo spazio, installi WordPress. Bene. Ma a un certo punto ti serve qualcuno che scriva i testi. Se hai spezzato bene il progetto, ti accorgi subito che la scrittura dei testi è un’attività che puoi delegare e che può procedere in parallelo a tutto il resto.

Senza quella scomposizione, saresti rimasto bloccato a chiederti “da dove comincio?”, aspettando di avere tutto pronto in una volta sola. Avere il progetto chiaro e diviso in piccoli passi lo rende molto più leggero, sia a livello emotivo sia a livello pratico.

Essere produttivi non significa fare molte cose

Riassumendo, essere produttivi non significa fare molte cose, ma fare le cose giuste nel modo giusto, scegliendo le giuste priorità.

Quindi oggi ti invito a riflettere proprio su questo. Fermati e chiediti:

• Quali sono le macro attività che dovrei fare e che avranno un impatto importante sul mio business?
• Quali sono le cose essenziali che devo fare per un motivo o per l’altro, anche se non mi piacciono?
• Quali cose, invece, posso togliere dalla lista una volta per tutte?

Magari hai un cliente che hai preso in un momento di difficoltà, accettato a poco prezzo, che non ti dà grandi benefici. Bene, sai che quella è una priorità da chiudere e va fatta. Te la togli dalla mente, la spezzetti in tante piccole attività poco impegnative, e a quel punto puoi iniziare a metterti giù e completarla passo dopo passo.

Prova questa strategia per una settimana. Spezzetta tutto, filtra quello che non serve, scarica il resto su un foglio. E poi mi ringrazierai. Vedrai che, lavorando così, ti capiteranno più occasioni del previsto: alla fine essere fortunati significa quasi sempre aver fatto le cose giuste, con costanza, al momento giusto.

Io sono Massimo Martinini, e ci sentiamo domani.