Gestisci le distrazioni: il metodo pratico per recuperare ore di lavoro vero ogni giorno

19 marzo 2024 · Massimo Martinini · PilloleVideo

Gestisci le distrazioni potrebbe essere il titolo di una pillola molto amara che molti di noi dovrebbero ingoiare ogni singolo giorno. Nel mondo in cui viviamo, dove siamo tutti connessi a qualcosa o a qualcuno in ogni istante, le distrazioni sono letteralmente ovunque. Imparare a gestirle non è un esercizio da maestrini della produttività. È una delle leve più potenti per il tuo benessere, la tua soddisfazione personale e i risultati concreti che porti a casa ogni mese. In questa pillola ti racconto i passi pratici che funzionano davvero.

Perché le distrazioni ti costano molto più di quanto pensi

La prima cosa da capire è che il costo della distrazione non è il minuto in cui guardi la notifica. Il costo vero è il tempo che ti serve dopo per rientrare nella concentrazione di prima. Spesso parliamo di quindici, venti minuti per ritrovare il ritmo di lavoro che avevi.

Moltiplica questo per dieci interruzioni al giorno e capisci subito perché alla sera ti senti stanco senza aver fatto nulla di davvero importante. Non è pigrizia. È un problema strutturale di come stai organizzando le tue giornate.

La cosa più dolorosa è che la maggior parte delle persone non si rende nemmeno conto di quanto sta perdendo. Vede solo il risultato finale, cioè una sensazione costante di non aver fatto abbastanza, e dà la colpa al carico di lavoro. Quasi sempre il problema non è la quantità di cose da fare. È la qualità del tempo che le dedichi. Se vuoi un quadro più ampio sul tema, ti consiglio anche la pillola dedicata a come evitare le distrazioni nella pratica quotidiana.

Punto numero uno: conosci le tue distrazioni

Sembra una banalità, ma è il punto di partenza obbligato. Prima di costruire qualunque strategia, devi sapere esattamente cosa ti distrae.

Fai un elenco onesto delle cose che ti tirano fuori dalla concentrazione più frequentemente. Possono essere:

• I social media aperti in background
• Le notifiche di messaggi e mail che arrivano in continuazione
• I colleghi che entrano in ufficio per chiederti cose minime
• Le chiamate che potrebbero aspettare un’ora
• Le tue stesse abitudini, come controllare il telefono ogni cinque minuti senza motivo

Non importa quale sia la tua lista personale. Importa che tu la abbia, scritta nero su bianco. Senza consapevolezza non puoi intervenire. Se sei schiavo di qualcosa e non te ne rendi conto, non potrai mai prendere contromisure efficaci.

La tecnica del pomodoro: lavorare a sprint concentrati

Una volta che sai cosa ti distrae, la prima strategia da provare è la più conosciuta: la tecnica del pomodoro. Funziona così. Decidi un periodo di tempo in cui spegni tutto e ti rendi totalmente irraggiungibile. Per quel tempo sei concentrato al cento per cento solo su quello che stai facendo.

Le combinazioni più usate sono due:

1. Venticinque minuti di lavoro pieno, cinque minuti di pausa
2. Cinquanta minuti di lavoro pieno, dieci minuti di pausa

Non esiste la soluzione migliore in assoluto. Esiste la soluzione migliore per te, ed è quella che scopri provando. Quello che davvero fa la differenza è la continuità, e su questo ti torna utile capire come trovare la motivazione ogni giorno per non mollare dopo i primi tentativi. Il vantaggio enorme di questo metodo è che ti costringe a non essere distratto in continuazione. Quando ci riesci, anche solo per blocchi brevi, la tua produttività in quel periodo cresce in modo incredibile rispetto a una giornata frammentata.

Stabilisci dei confini con chi ti circonda

Questa parte la sottovaluta praticamente tutti. Le distrazioni non arrivano solo dal telefono. Arrivano da amici, familiari e, soprattutto, dai colleghi. Se non li avverti, continueranno a interromperti senza nessuna malizia.

Devi comunicarlo chiaramente. Quando sei nella tua modalità di concentrazione, nessuno ti deve disturbare se non per vere urgenze. Le eccezioni esistono sempre, perché se c’è davvero un’emergenza è giusto che ti chiamino. Ma l’idea di base deve essere chiara per chi ti sta intorno.

Come comunicare i confini senza creare attrito

Non serve fare il muso. Basta spiegare in modo semplice che hai blocchi di tempo dedicati e che subito dopo sei di nuovo disponibile. La maggior parte delle persone rispetta i confini quando li conosce. Il problema nasce quando le persone non sanno di doverli rispettare.

Sfrutta la tecnologia invece di subirla

Siamo diventati schiavi della tecnologia, è vero. Ma la stessa tecnologia ci offre strumenti potenti per limitare le interruzioni. Il punto è usarli, non lasciarli dimenticati nelle impostazioni.

Le mosse base che possono cambiarti la giornata sono semplici:

• Modalità aereo o non disturbare sul telefono durante i blocchi di lavoro concentrato
• Modalità non disturbare anche sul computer, così non ti spuntano notifiche di mail e messaggi mentre stai facendo altro
• Spegnimento dei notificatori dei social sul telefono, in modo permanente
• Apertura del browser solo con le schede di lavoro, niente Facebook o YouTube in background

Sembrano accorgimenti minimi. Sommati insieme cambiano completamente la tua giornata.

Misura quello che stai facendo

Se non tracciamo il nostro operato, non riusciremo mai a migliorarlo. Ciò che non può essere misurato non può essere migliorato, e questa regola vale anche qui.

Tenere traccia di quanti blocchi di concentrazione fai al giorno, quanto durano, in che momento riesci a lavorare meglio, ti dà informazioni preziose. È lo stesso principio che racconto parlando del diario della crescita di Raffaele Gaito: scrivere quello che fai ti permette di vedere davvero come stai andando. Dopo due settimane di tracciamento sai dove perdi tempo, sai a che ora rendi davvero, sai quali sono le tue distrazioni ricorrenti. E sai cosa correggere.

Premiati per i blocchi che riesci a portare a casa

Può sembrare una sciocchezza ma è una delle parti più importanti del metodo. Non siamo più abituati a lavorare concentrati come una volta. Siamo troppo sommersi da mille stimoli e il cervello fa fatica a tenere il ritmo.

Per questo motivo ogni piccola vittoria va riconosciuta. Hai lavorato venticinque minuti senza distrazioni? Ottimo, prenditi i tuoi cinque minuti veri di pausa. Vai a prendere una boccata d’aria, fai un caffè, guarda le mail accumulate, controlla i social. Poi rientri e riparti.

Non è gratificazione fine a sé stessa. È un modo per costruire un’abitudine sostenibile. La concentrazione è un muscolo che si allena giorno dopo giorno. Pretendere di passare da zero a otto ore di concentrazione assoluta da un giorno all’altro è una pessima strategia. Si parte da blocchi brevi e si cresce con costanza.

In sintesi: come iniziare già da domani mattina

Riassumo i punti che dovresti tenere a mente.

• Identifica le tue distrazioni scrivendole una per una. Senza consapevolezza non parte nulla.
• Lavora a blocchi di tempo con la tecnica del pomodoro o una variante adatta a te.
• Stabilisci confini chiari con chi ti sta intorno e fai sapere quando sei in modalità concentrazione.
• Usa le impostazioni di non disturbare sul telefono e sul computer durante i blocchi.
• Misura quello che fai e premiati ogni volta che porti a casa un blocco di lavoro vero.

Non possiamo sperare che dall’oggi al domani non avremo più distrazioni. La concentrazione è un’abilità che si sviluppa con pratica e tanta pazienza. La cosa bella è che con costanza i miglioramenti arrivano davvero, e arrivano in fretta. Settimana dopo settimana riuscirai a tenere alta la concentrazione per periodi sempre più lunghi. E quando questo succede, la tua produttività vola.

Prova, e fammi sapere come va.

Vale per la concentrazione esattamente come vale per la costanza sui social media: non è questione di forza di volontà eccezionale, è questione di togliere gli ostacoli prima che ti fermino.

Io sono Massimo Martinini, e ci sentiamo domani.