Una semplice tecnica per migliorare la produttività quando sei sommerso

18 aprile 2021 · Massimo Martinini · PilloleVideo

Hai presente quei momenti in cui hai centomila cose da fare, il peso sulle spalle è talmente grande che non riesci nemmeno a iniziare? Le cose importanti restano lì, continuano ad accumularsi, e quella sensazione di essere sopraffatto cresce sempre di più. Capita anche a me, davvero spesso. In questa pillola voglio condividere con te una tecnica semplice che uso proprio in quei momenti, quando ho superato la linea e i sistemi di organizzazione classici non bastano più. È uno di quei temi che torna ogni volta che parlo di come usare bene il tuo tempo da imprenditore: le ore valgono solo se riesci a usarle.

Quando ti senti sopraffatto dalle cose da fare

Esiste un punto preciso in cui il carico di lavoro smette di essere gestibile. Hai talmente tante cose in testa che la pressione ti blocca. Non fai le attività importanti, ne aggiungi altre, e ogni ora che passa il senso di peso aumenta.

È una sensazione che conosco bene. Non è pigrizia: è proprio sopraffazione. La mente non riesce a mettere ordine in quel mucchio confuso di compiti, e così rimane ferma. Più il mucchio cresce, più diventa difficile metterci mano.

La tecnica che ti descrivo serve esattamente per questo. Non è il miglior sistema di organizzazione del tempo in assoluto. È il sistema che a me sblocca quando sono ormai oltre il limite e tutto il resto ha smesso di funzionare. Funziona su un altro piano rispetto a eliminare le distrazioni dalla tua giornata: qui non devi togliere rumore, devi rimettere ordine.

Passo uno: elenca tutti i macro compiti

La prima cosa da fare è semplice. Prendi un foglio, fisico o digitale, ed elenca tutti i macro compiti che hai davanti. Senza filtri, senza ordine.

Devo rispondere alle mail. Devo scrivere un articolo per il blog. Devo chiamare questo cliente. Devo chiamare quell’altro cliente. Devo fare quella cosa. Più o meno tutto quello che ti pesa sulle spalle finisce in lista.

Ti sembrerà banale, eppure questo primo passaggio da solo ti regala già un po’ di chiarezza. Tirare fuori dalla testa le cose e vederle scritte una sotto l’altra alleggerisce. Il caos diventa un elenco, e un elenco lo puoi guardare in faccia.

Passo due: stima il tempo di ogni compito

A fianco di ogni voce scrivi il tempo che pensi ti serva per completarla. Una stima, non serve la precisione al minuto.

• Chiamare i clienti: cinque ore.
• Rispondere a tutte le mail: un’ora e mezza.
• Scrivere l’articolo del blog: tre ore.

E così via, per ogni riga. Questo passaggio fa una cosa importante: trasforma una nuvola indefinita di ansia in qualcosa di misurabile. Quando vedi i numeri, capisci davvero quanto pesa ciascuna attività e quanto pesa il totale. La sensazione di peso si abbassa ancora, perché ora hai di fronte qualcosa di concreto e non più una minaccia astratta.

Passo tre: segmenta i compiti troppo grandi

Qui arriva il punto che secondo me fa la vera differenza. Alcuni compiti sono talmente grandi che, anche dopo averli scritti, continuano a schiacciarti. Pensa a una relazione importante a cui hai assegnato una settimana di tempo. Anche messa in lista, quella voce non ti toglie il peso, perché non sai nemmeno da dove iniziare.

In questi casi devi spezzettare il compito in tanti piccoli pezzi. Una relazione non è “scrivere la relazione”. È una serie di micro attività concrete:

• Definire i temi principali: trenta minuti.
• Scrivere i macro argomenti che uniscono i temi: un’ora e mezza.
• Scrivere il primo capitolo: un’ora.

Spezzettando, succede una cosa percettiva: il compito si avvicina alla tua testa, diventa affrontabile. Non hai più davanti un muro, hai una scala con gradini bassi.

Il vantaggio dei blocchi piccoli

C’è un secondo beneficio, e per me è enorme. Quando un compito richiede tre ore, e tu hai solo mezz’ora libera, non lo inizi nemmeno. Resta sempre lì, intoccato, ad accumularsi.

Ma se quel compito è già diviso in tasche da trenta minuti, allora quella mezz’ora libera diventa utile. Definisci i titoli della relazione, e hai fatto un pezzo. Spezzettare ti permette di lavorare quasi nei ritagli di tempo, di usare slot piccoli che altrimenti butteresti via. È così che le cose grandi avanzano davvero: un pezzettino alla volta.

Perché questa tecnica funziona

Il motivo è soprattutto psicologico, e non c’è niente di male in questo. La produttività non è solo una questione di metodo, è anche una questione di come ti senti davanti al lavoro.

Quando sei sopraffatto, il problema non è la quantità di ore, è la paralisi. Elencare, stimare, segmentare: questi tre gesti smontano la paralisi pezzo per pezzo. A me, personalmente, questa cosa rilassa tantissimo. Mi sento scaricare da quella sensazione di avere troppe cose da fare senza vederne la fine. È lo stesso meccanismo per cui concentrarsi sulle attività davvero efficaci ti cambia le giornate: non aggiungi ore, togli rumore alla testa.

La paralisi non si combatte con la forza di volontà.

Esistono mille altri metodi, ne ho provati tanti. C’è chi fa la to do list, chi fa la lista delle cose da non fare, tipo non aprire i social durante l’orario di lavoro. Ognuno trova il suo, e va benissimo così. Se il tuo blocco arriva più dal rimandare che dall’accumulo, allora il punto è un altro: smettere di rimandare le decisioni che continui a posticipare. Questo, invece, è il mio metodo quando ho superato la linea e nient’altro funziona.

E tu, quando ti senti sommerso, come fai a sbloccarti? Hai un tuo metodo per quei momenti in cui il peso ti blocca? Quale dei tre passaggi proveresti per primo la prossima volta?

Io sono Massimo Martinini, e ci sentiamo domani.