Tre cose da fare quando sei in difficoltà nel lavoro (la guida pratica)

25 novembre 2020 · Massimo Martinini · PilloleVideo

Capita a tutti, prima o poi. Quella sensazione di essere sommersi dalle cose da fare, di non arrivare mai in fondo alla lista, di avere troppe attività e troppe poche ore. Colpisce soprattutto i dipendenti e i liberi professionisti, che poi, a pensarci bene, sono dipendenti di se stessi. In questa pillola voglio darti tre cose concrete da fare quando ti ritrovi in difficoltà nel lavoro. Niente teoria astratta, solo mosse pratiche che puoi applicare già da oggi, perché alla fine quello che conta davvero è come affronti le difficoltà quando arrivano.

Le condizioni più critiche in cui ti puoi trovare si dividono tendenzialmente in due grandi categorie. La prima è non riuscire a fare tutto quello che ti viene richiesto. La seconda è dover svolgere compiti che esulano dalle tue competenze. Vediamo come affrontare entrambe, e poi aggiungo un terzo punto che quasi tutti sottovalutano. Se ti interessa il tema più in generale, ne ho parlato anche quando ho raccontato come superare i momenti di difficoltà dentro e fuori dal lavoro.

Prima cosa: organizza il lavoro per priorità

Quando ti senti soffocato dalla mole di cose da fare, il problema principale è quasi sempre uno: la mancanza di organizzazione. Non è che hai poco tempo, è che non hai chiarezza su cosa viene prima e cosa viene dopo.

Il punto di partenza è dividere tutti i tuoi compiti per priorità. Decidi cosa va fatto subito, in modo veloce e immediato, cosa puoi delegare e quindi togliere completamente dalla tua testa, e cosa puoi rimandare a più avanti. Già solo questo passaggio cambia le cose, perché smetti di guardare un muro indistinto di lavoro e inizi a vedere una sequenza ordinata.

Spezza i compiti troppo grandi

Se una di queste attività ti sembra enorme, la mossa è spezzarla in tante piccole parti. Facciamo un esempio concreto: devi consegnare una relazione e sai che ti porta via due giorni di lavoro. Detta così, fa paura. Ma se la scomponi diventa gestibile:

• Scegliere il titolo: venti minuti.
• Scrivere un breve paragrafo di presentazione: mezz’ora.
• Buttare giù i punti chiave del corpo: venti minuti.
• Scrivere la parte centrale completa: due ore, perché quella richiede davvero tempo.
• Rivedere e mandare il materiale a chi di dovere.

Quando spezzi tutto in piccole parti, succede una cosa bellissima: ti si libera la mente. Avere i compiti scritti, divisi e ordinati toglie la sensazione di essere soffocati. E sgombra anche la memoria, perché sai che è tutto lì, su carta o su uno schermo. Non devi più ricordare nulla, non hai più la paura di esserti dimenticato qualcosa. È una sensazione di leggerezza immediata, e ti assicuro che funziona davvero.

Seconda cosa: sviluppa la competenza o delega

La seconda situazione difficile è quando ti vengono affidate cose che esulano dalle tue competenze, o che padroneggi solo in minima parte.

Ti faccio un esempio molto concreto, mio. Photoshop tutto sommato lo so usare, ma graficamente faccio veramente schifo. Se devo realizzare un volantino sono tecnicamente capace, ma ci metto quattro o cinque ore per tirare fuori una cosa oggettivamente mediocre, una cosa che un grafico professionista farebbe in dieci minuti e mille volte meglio.

In questi casi devi farti una domanda precisa: questa competenza la devo sviluppare oppure ha senso delegarla?

Quando vale la pena imparare

La risposta dipende dal futuro. Se è una competenza che ti tornerà utile più volte nel lavoro, una cosa che ti porti avanti per tutta la vita, allora ha senso investire il tempo per impararla. Lo stuzzicarla oggi ti ripaga domani, e dopodomani, e così via.

Se invece è una cosa che ti capita una volta sola e che non ti ricapiterà più, non ha senso perderci tempo. Investiresti tantissime ore per tirare fuori un risultato incredibilmente inferiore a quello di chi quel lavoro lo fa davvero di mestiere. Tanto vale delegare.

Se sei un dipendente, in questo caso ha senso fare una chiacchierata a quattr’occhi con il tuo capo e spiegare la situazione. O sviluppi una competenza che in futuro servirà davvero, e allora ti dedichi tempo per impararla, oppure si trova un modo diverso di gestire quel compito. Parlarne apertamente è quasi sempre la mossa migliore.

Terza cosa: misura quanto sei stanco

Arriviamo al terzo punto, quello che la maggior parte delle persone sottovaluta totalmente. Quando sei sommerso di lavoro e ti senti schiacciato, fermati un attimo e chiediti: quanto sono stanco davvero?

La stanchezza influisce sulle prestazioni molto più di quanto immagini. Se hai già lavorato quindici ore e sei distrutto, ti dici “dai, ancora un paio d’ore e finisco”. Ma in quelle due ore, da stanco, produci quanto produrresti in venti minuti da fresco. Nei lavori dove si usa la mente questa cosa viene sottovalutata sempre.

La metafora del campo da zappare

Ti faccio un esempio con un lavoro fisico, così si capisce meglio. Immagina di dover zappare un campo. All’inizio sei fresco ed energico, e in un’ora copri cinque metri, tanto per dare un numero. Dopo dieci ore di lavoro, in un’ora in più non riuscirai più a fare altri cinque metri. E dopo quindici ore di zappa, in quella stessa ora ne fai forse uno.

Con l’energia mentale succede esattamente la stessa cosa. Quando sei stanco cala la concentrazione, cala la velocità di pensiero, e di conseguenza aumenta il tempo che ti serve per fare qualsiasi cosa. Spesso, quindi, ha molto più senso fermarsi, riposarsi, ritrovare la concentrazione e poi ripartire. Il tempo che investi per recuperare le energie te lo riprendi tutto, e con gli interessi, quando torni al lavoro. Tornando al contadino: invece di zappare un’altra ora per fare un metro, ti riposi un’ora e poi in dieci minuti ne fai il triplo.

Tre domande per uscire dalla difficoltà

Se ti riconosci in una di queste situazioni, prova a fermarti e a farti queste tre domande, una alla volta. Sono lo stesso tipo di domande che mi pongo ogni volta che devo superare le difficoltà senza farmi travolgere.

Stai annegando nelle cose da fare? Allora il problema è l’organizzazione: dividi per priorità e spezza i compiti grandi in piccole parti. Ti stanno chiedendo qualcosa che non sai fare? Allora decidi con lucidità se vale la pena imparare quella competenza o se è meglio delegarla. Ti senti schiacciato e stai pensando di tirare avanti a oltranza? Allora misura la tua stanchezza, perché spesso un’ora di riposo vale più di tre ore di lavoro sfinito.

Quanto del tuo tempo stai sprecando facendo cose disorganizzate, fuori dalle tue competenze o da stanco morto? Cosa potresti delegare già da domani? E quando è stata l’ultima volta che ti sei fermato davvero, prima di crollare?

Io sono Massimo Martinini, e ci sentiamo domani.