Superare la microgestione per scalare il business: 3 passi pratici

31 marzo 2024 · Massimo Martinini · Aumentare il fatturatoBusinessCrescita personalePilloleVideo

Hai mai avuto quella sensazione di soffocamento, di essere sempre pieno di cose da fare e di non riuscire a uscirne? Nove volte su dieci la causa non è il mercato o la concorrenza, è il fatto che controlli troppo. La causa si chiama microgestione, e spesso è anche il vero motivo per cui non riesci a delegare niente a nessuno. In questa pillola ti spiego tre passi pratici per uscirne e mettere la tua azienda nelle condizioni di crescere davvero.

Perché la microgestione blocca la crescita del business

La microgestione nasce da un’intenzione buona. Vuoi che le cose siano fatte bene, vuoi proteggere la qualità, vuoi evitare errori che ti costino soldi o reputazione. Il problema è che il prezzo da pagare è altissimo, e spesso lo paghi senza nemmeno accorgertene.

Quando controlli ogni piccola azione dei tuoi collaboratori succedono tre cose, tutte negative. La prima, smettono di prendere iniziative, perché tanto qualunque cosa propongano verrà rimessa in discussione. La seconda, ti sommergono di domande operative che ti rubano tempo e attenzione. La terza, e questa è la più subdola, non puoi più crescere perché sei tu stesso il collo di bottiglia di ogni decisione.

Una cultura aziendale basata su fiducia e autonomia non è una concessione che fai per essere simpatico. È una scelta strategica. Ti restituisce ore di lavoro, libera l’innovazione di chi sta sul pezzo ogni giorno e ti permette di concentrarti su quello che conta davvero.

Passo 1: stabilisci obiettivi chiari e parti dalla fine

Il primo passo per uscire dalla microgestione è smettere di descrivere il percorso e iniziare a descrivere il risultato. Quasi tutti gli imprenditori che vedo in consulenza fanno l’opposto. Spiegano in modo dettagliato come fare ogni passaggio, e poi controllano che ogni passaggio sia stato fatto come hanno detto loro.

Il metodo che funziona è il contrario. Parti dalla fine. Cosa vuoi esattamente che sia fatto? Come deve essere il risultato finale? Quando saprai dire che il lavoro è fatto bene?

Una volta che hai messo a fuoco questo, lo trasferisci. E lasci che la persona scelga la sua strada per arrivarci. È esattamente quello che intendo quando parlo del tuo ruolo di capo: tradurre la tua visione in direzioni comprensibili per chi lavora con te.

Le tre domande da farti prima di delegare

Prima di passare un compito a un collaboratore, fermati e rispondi a queste tre domande. Per iscritto, non a memoria.

• Qual è il risultato finale che voglio? Descrivilo come se dovessi fare un collaudo finale.
• Da cosa capirò che il lavoro è fatto bene? Servono criteri oggettivi, non sensazioni.
• Cosa è vincolante e cosa invece può decidere chi esegue? Distinguere è fondamentale, altrimenti torni a controllare tutto.

Se non sei in grado di rispondere a queste tre domande, non sei pronto a delegare. Stai cercando un esecutore della tua mente, e quello non esiste.

Passo 2: scomponi quello che hai in testa in passaggi trasmissibili

Il secondo passo si lega al primo. Più sei preciso nel descrivere il risultato, più quello che otterrai sarà simile a quello che hai in mente.

Il problema che vedo costantemente è questo. Gli imprenditori hanno in testa molto chiaro il loro obiettivo, ma non sono in grado di trasmetterlo agli altri. Danno un compito e si aspettano che la persona, magicamente, lo svolga come lo svolgerebbero loro. Non funziona così. Quello che è ovvio per te, non è ovvio per nessun altro.

Quello che devi fare è scomporre quello che hai in testa in una serie di passaggi trasmissibili. Una procedura. Un elenco. Una checklist. Chiamala come vuoi, il punto è che deve esistere fuori dalla tua testa. Se vuoi capire perché le procedure contano così tanto in un’azienda che vuole crescere, ne ho parlato in modo più ampio altrove.

Perché costruire una procedura è faticoso ma indispensabile

Ti avverto, mentre scrivi la procedura ti renderai conto di due cose fastidiose. La prima, mancano dei passaggi che tu davi per scontati. La seconda, quello che ti sembrava chiarissimo, nel momento in cui lo metti giù diventa complesso da spiegare.

Questo è esattamente il motivo per cui non sei mai riuscito a delegare prima. Il problema non sono i tuoi collaboratori, che magari sono pure bravi. Il problema è che non hai mai fatto questo lavoro di traduzione. Farlo è faticoso, ma è il singolo investimento di tempo che ti restituisce di più nei mesi successivi.

Una volta che la procedura è scritta, il lavoro inizierà ad essere fatto come lo vuoi tu. Ci saranno aggiustamenti, soprattutto le prime volte. Ma ti avvicinerai sempre di più al risultato finché potrai delegare davvero e concentrarti sulle attività che contano.

Passo 3: premia l’iniziativa e apri la porta al miglioramento

Il terzo passo arriva solo dopo i primi due. Non puoi saltarlo, ma non puoi nemmeno anticiparlo. Una volta che la procedura funziona e il risultato è quello che vuoi, devi fare il salto successivo. Devi premiare le idee che arrivano dai tuoi collaboratori.

All’inizio sarà difficile. Tu vorrai che il prodotto, il servizio, il processo siano fatti esattamente come ce l’hai in testa. Va bene così, è normale. Ma una volta che il livello è quello giusto, sono le persone che lavorano dentro il processo ogni giorno ad accorgersi delle cose che tu non vedi più.

Quando inizi a integrare quei miglioramenti, succede una cosa che oggi probabilmente ritieni impossibile. Il tuo prodotto, che per te era già perfetto, diventa migliore. Questa è la fase di innovazione vera, ed è quella che ti permette di scalare senza dover essere ovunque.

L’attività di pulizia che quasi nessuno fa

C’è una cosa che voglio aggiungere e che vale tutti e tre i passi messi insieme. Identifica le attività di microgestione che potresti semplicemente smettere di fare.

Non tutto va delegato. Una parte di quello che fai oggi è lavoro inutile, controlli che non aggiungono valore, riunioni che non servono, approvazioni di cose che si decidono da sole. Toglile dal tuo calendario e basta. Non serve trasferirle a qualcun altro, serve eliminarle. Per quello che invece va passato ad altri, ti aiuta ragionare su come delegare le attività a basso valore per liberare tempo vero.

Solo dopo aver fatto questa pulizia ha senso ragionare su cosa delegare e su cosa tenere. Altrimenti rischi di trasferire ad altri la stessa inefficienza che oggi ti soffoca, e in azienda avrai semplicemente più persone occupate a non fare niente di utile.

In sintesi

I tre passi per uscire dalla microgestione e mettere il tuo business nelle condizioni di scalare sono questi.

• Obiettivi chiari. Parti dalla fine, descrivi il risultato, lascia che chi esegue scelga la strada.
• Procedura trasmissibile. Scomponi quello che hai in testa in passaggi che chiunque possa seguire senza dover indovinare cosa vuoi.
• Premia l’iniziativa. Una volta che il livello è quello giusto, apriti alle proposte di chi sta sul pezzo ogni giorno.

E ricordati di quella pulizia di cui ti ho parlato. Tante attività di microgestione non vanno delegate, vanno proprio cancellate.

Se la situazione che stai vivendo oggi non ti piace, e non cambi qualcosa, tra un anno sarai esattamente nello stesso punto. Forse anche più stanco. La buona notizia è che bastano questi tre passi per iniziare a girare la barca, e sono gli stessi che ti mettono nelle condizioni di scalare il tuo business senza dover essere ovunque. Il primo lo puoi fare oggi pomeriggio.

Io sono Massimo Martinini, e ci sentiamo domani.