Comunicazione efficace in azienda: come creare un team che parla davvero

25 giugno 2023 · Massimo Martinini · PilloleVideo

La comunicazione è, davvero, la linfa vitale di ogni organizzazione. È attraverso di essa che le idee nascono, prendono forma, vengono tradotte in piani e infine messe in pratica. Eppure è anche una delle cose che vedo gestite peggio nelle aziende che seguo in consulenza. Non per cattiveria, ma per abitudine. E l’abitudine è difficile da cambiare, soprattutto quando è l’imprenditore il primo a non accorgersene.

Perché la comunicazione interna viene sempre sottovalutata

Si parla molto di comunicazione verso i clienti. Copywriting, tono di voce, messaggi chiari. Tutte cose importanti. Ma la comunicazione all’interno dell’azienda, quella con il team, con i collaboratori, con chi lavora ogni giorno al tuo fianco, viene tendenzialmente trascurata. Eppure è la base su cui poggia tutto il resto, a partire dalla tua capacità di costruire e guidare un team a cui delegare davvero.

Si dà per scontato che le persone capiscano. Si dà per scontato che sappiano cosa vuoi, cosa ti aspetti, dove vuoi andare. E spesso non è così.

Il punto di partenza è riconoscere quanto questo aspetto pesi sui risultati. Ogni strategia che elabori, ogni piano che costruisci, ogni obiettivo che ti dai dipende dalla capacità del tuo team di capire, condividere e mettere in pratica quello che hai in testa. Se la comunicazione è opaca, anche le migliori idee si perdono per strada.

Creare un ambiente in cui le persone parlano davvero

La prima cosa da costruire è un clima in cui la comunicazione onesta sia possibile. Non solo tollerata, proprio incoraggiata.

Ogni membro del team dovrebbe sentirsi libero di esprimere le proprie idee, le proprie preoccupazioni, i propri dubbi, senza paura di conseguenze. Sembra ovvio dirlo, ma in pratica è esattamente l’opposto di quello che accade in molte aziende. Si crea una cultura del silenzio, spesso senza nemmeno volerlo. Un commento sbrigativo, una proposta ignorata, un momento in cui qualcuno si è sentito inadeguato. E da lì in poi quella persona smette di parlare.

Questo processo non si cambia dall’oggi al domani. Richiede tempo, coerenza, e soprattutto richiede che il cambiamento parta dall’imprenditore. Se chi è al comando non ascolta davvero, tutto il resto è teatro.

Il linguaggio come strumento di inclusione

C’è un aspetto pratico della comunicazione che viene spesso trascurato: il linguaggio che usi deve essere comprensibile da tutti.

Brian Tracy parla di quella che chiama la tecnica del bambino di sei anni. Se quello che stai spiegando non è comprensibile da un bambino di sei anni, o meglio, se un bambino non riuscirebbe a capirlo e rispiegarlo a un altro bambino, allora stai usando un linguaggio troppo complicato.

In azienda non si tratta di semplificare tutto all’estremo. Si tratta di calibrare il linguaggio sul contesto e sulle persone che hai davanti. Posso usare termini tecnici con chi li conosce. Ma se sto comunicando una direzione strategica all’intero team, ho bisogno che tutti capiscano, non solo i manager. Altrimenti ho solo l’illusione di aver comunicato.

Ascolto attivo: capire prima di rispondere

Creare un ambiente aperto richiede anche una capacità di ascolto che non è naturale per molti imprenditori. Non si tratta solo di lasciare parlare le persone. Si tratta di ascoltare davvero quello che dicono, di non prevaricare, di non far sentire nessuno inadeguato per aver espresso un’idea diversa dalla tua. Su questo ho scritto una pillola dedicata, sulla differenza tra ascolto attivo e ascolto passivo, che vale la pena leggere se senti che il problema parte da qui.

La cosa che vedo più spesso, e che trovo veramente difficile da accettare, è questa: l’imprenditore dice di volere un ambiente aperto, di volere che tutti portino idee, di volere confronto. E poi, quando qualcuno porta un’idea diversa dalla sua, litiga. O peggio, ignora completamente.

In quel momento ha distrutto tutto. Le persone non si fidano più. Il silenzio torna.

Quando la visione dell’imprenditore diventa un ostacolo

Questo è il punto più delicato, quello su cui mi fermo sempre un po’ di più.

Molti imprenditori hanno una visione chiara di dove vogliono andare. E questa visione è una risorsa enorme. Il problema è quando quella visione diventa un muro. Quando l’imprenditore è convinto che la sua prospettiva sia l’unica corretta e che tutte le altre siano per definizione sbagliate.

In questi casi il confronto con il team diventa un monologo. Le riunioni diventano momenti in cui l’imprenditore espone e gli altri annuiscono. E l’azienda si priva di una fonte di informazioni preziosissima: quello che pensa chi lavora ogni giorno sul campo.

I collaboratori vedono cose che l’imprenditore non vede. Perché stanno vicini ai clienti, ai processi, ai problemi quotidiani. Ignorarli non è solo un errore di metodo. È un costo. Dare a ognuno un ruolo chiaro aiuta anche su questo fronte: ne ho parlato spiegando perché serve un organigramma anche nelle piccole attività, perché senza confini precisi la comunicazione diventa subito confusa.

Il test da fare oggi stesso

Prima di cercare nuove strategie, nuovi strumenti, nuovi sistemi, ti chiedo di fare una cosa molto semplice.

Pensa all’ultima settimana. Quante volte hai chiesto un’opinione al tuo team e l’hai davvero ascoltata? Quante volte hai lasciato che un’idea diversa dalla tua venisse esplorata, senza chiuderla subito? Quante volte hai ringraziato qualcuno per aver sollevato un problema?

Se le risposte ti mettono a disagio, è un segnale utile. Il disagio dice dove c’è spazio di crescita.

Una cosa che trovo importante sottolineare: se non sei ancora pronto ad ascoltare opinioni diverse dalla tua, allora è esattamente il momento sbagliato per chiedere al team di condividere le proprie idee. Perché se le chiedi e poi reagisci male, fai danno doppio. Meglio aspettare di essere davvero pronti, e nel frattempo lavorare su questa parte.

Comunicazione come leva di crescita

La comunicazione interna non è un tema soft. Non è “la parte umana dell’azienda” contrapposta alla parte strategica. È proprio parte della strategia.

Un team che comunica bene lavora meglio, risolve i problemi più velocemente, si adatta con più agilità ai cambiamenti. Un team che non comunica accumula incomprensioni, risentimenti, errori che si ripetono perché nessuno li nomina mai. Non a caso, quando rifletto su quanto il successo dipenda dai collaboratori, la comunicazione torna sempre al centro.

E tutto questo, alla fine, si misura in fatturato, in clienti persi, in opportunità mancate.

Il futuro della tua azienda e la possibilità di crescere ancora dipendono anche da questo. Oltre alla visione e all’esecuzione, dipendono da quanto bene riesci a connettere le due cose attraverso le persone che hai vicino.

Io sono Massimo Martinini, e ci sentiamo domani.