Piccoli passi, grandi risultati: l'arte di iniziare in piccolo per liberare tempo in azienda

19 febbraio 2024 · Massimo Martinini · PilloleVideo

Quando un imprenditore decide di cambiare qualcosa nella sua azienda, di solito pensa in grande. Vuole rivoluzionare il modello di business, vuole ricostruire i processi da zero, vuole assumere tre persone insieme. E quasi sempre, non parte. Il progetto è troppo grosso, troppo costoso, troppo lontano dalla giornata di oggi. Resta lì, nei buoni propositi.

In questa pillola voglio invertire la prospettiva. Per ottenere grandi risultati non serve partire in grande. Serve iniziare in piccolo. Una singola attività che esce dalla tua giornata, un primo collaboratore part-time, una prima ora di tempo liberata. È esattamente così che si comincia a lavorare sull’azienda invece che dentro l’azienda, un piccolo passo per volta. Da lì, in modo quasi naturale, comincia tutto il resto.

Perché iniziare in piccolo funziona meglio dei piani giganti

Sono anni che faccio consulenza agli imprenditori, e c’è uno schema che torna sempre. Chi parte da un piano gigantesco, il più delle volte non parte. Chi parte da un singolo passo concreto, dopo dodici mesi si ritrova con un’azienda completamente diversa.

Il motivo è semplice. Un piano gigante richiede coraggio, soldi e tempo che oggi non hai. Un piano gigante ti spaventa, e quando ti spaventa lo rimandi. Un piano piccolo invece è gestibile. Lo fai questa settimana. E una volta che lo hai fatto, ti accorgi che funziona, e parte la voglia di farne un altro.

I grandi risultati non sono mai una rivoluzione fatta in un giorno. Sono il prodotto di tanti piccoli passi concatenati, che mese dopo mese cambiano la fotografia della tua azienda.

Il primo passo: capire dove stai sprecando tempo oggi

Il punto di partenza è guardare con onestà la tua giornata lavorativa. La maggior parte degli imprenditori vive con la convinzione che tutto quello che fa abbia lo stesso valore. Non è così. In una giornata tipo si mescolano:

• Attività che producono fatturato e che puoi fare solo tu
• Attività necessarie per la sopravvivenza dell’azienda ma a basso valore aggiunto
• Attività che nessuno ti chiede ma che potrebbero far crescere il business
• Attività che hai sempre fatto e che potresti smettere di fare senza che nessuno se ne accorga

Ti assicuro che fra queste quattro categorie c’è una distorsione enorme fra quello che pensi di fare e quello che realmente fai. Il primo piccolo passo è semplicemente fotografare la realtà. Per una settimana, segnati ogni attività che fai e quanto tempo ti porta via. Su questo lavoro di mappatura ho dedicato una pillola intera, se vuoi approfondire come capire davvero come passi il tempo prima di cambiare qualcosa.

Le attività a basso valore che ti rubano la giornata

Penso all’invio delle fatture la sera, alla risposta delle email che potrebbero essere gestite da un assistente, all’organizzazione della logistica, alla gestione di piccole questioni amministrative. Sono tutte cose necessarie. Non possono sparire. Ma non richiedono te.

Eppure le fai tu, perché le hai sempre fatte. E ogni sera ti porti a casa la sensazione di non aver concluso niente di importante.

Il secondo passo: scegli una sola attività da togliere

Qui arriva il punto su cui si gioca tutto. Una volta che hai la lista, non provare a delegare tutto insieme. Scegli una sola attività. Una sola. Quella che ti porta via più tempo e che oggettivamente potrebbe essere svolta da chiunque sia minimamente preparato.

Trova una persona, anche solo per qualche ora alla settimana, anche per dieci euro all’ora, e affidale quella sola cosa. Spiegale bene come si fa. Falle vedere il tuo metodo. Lasciale lo spazio per organizzarsi, ma con dei paletti chiari.

Sembra poco. In realtà è la cosa più rivoluzionaria che puoi fare questo mese.

Perché funziona delegare poco ma bene

Quando trovi una persona che si occupa di quella singola attività e basta:

1. Limiti gli errori, perché chi fa una cosa sola tende a farla meglio
2. Aumenti l’efficacia, perché non sei più tu a fare in fretta una cosa che non ti piace
3. Liberi tempo, da reinvestire in attività ad alto valore
4. Liberi soprattutto la mente, che smette di portarsi dietro quel pensiero ogni sera

Il quarto punto è quello sottovalutato e in realtà è il più importante. Lo spazio mentale che si crea quando smetti di pensare a qualcosa è uno dei carburanti più potenti che esistano per chi fa impresa.

Il terzo passo: investi il tempo liberato in modo intenzionale

Qui scatta il rischio più grande, e voglio metterti in guardia. Quando liberi tempo, non lasciare che si riempia da solo. Perché si riempirà, e si riempirà di altre piccole attività a basso valore che ti illudono di essere produttivo. È lo stesso principio che trovi quando spiego come lavorare meno e ottenere più risultati: il punto non è correre di più, è scegliere meglio dove va il tempo.

Decidi prima cosa farai con quel tempo. Esempi concreti che funzionano:

• Studiare nuove strategie di acquisizione clienti
• Costruire pacchetti su misura per alzare il prezzo medio di vendita
• Sentire i clienti che hai già per capire come spendere di più con te
• Riprogettare un’offerta che sta vendendo poco

Queste sono attività che non danno un ritorno oggi, ma che fra tre o sei mesi possono raddoppiare il fatturato. Sono quelle che oggi non fai mai, perché non hai tempo. Ecco perché il tempo va liberato e poi protetto. Se vuoi un metodo più strutturato per arrivarci, ti consiglio di leggere come massimizzare la produttività liberando tempo e i 3 passi per ottenere di più in meno tempo.

Il quarto passo: ripeti il ciclo

Una volta che il primo piccolo passo ha funzionato, ne fai un secondo. E poi un terzo. Aggiungi un’attività delegata. Aggiungi un’ora di lavoro strategico in calendario. Aggiungi una nuova offerta in lancio.

Dopo sei mesi, se hai fatto un piccolo passo ogni mese, sei a sei passi avanti. Dopo un anno, sei a dodici. Questa è la matematica dei grandi risultati: non un balzo, ma una scala.

Le rivoluzioni viste da fuori sembrano improvvise. Viste da dentro sono sempre una sequenza di piccoli passi che si accumulano fino a un punto in cui la fotografia è cambiata del tutto.

Gli errori da non fare quando deleghi piccolo

Visto che molti tentano di applicare questa logica e si bloccano, ti lascio i tre errori più comuni che vedo.

• Non lasciare che il collaboratore decida tutto da solo. Aiutati con regole chiare su come vuoi che il lavoro venga fatto. Resta disponibile ai consigli, ma il metodo lo dai tu.
• Non aspettarti il collaboratore perfetto al primo colpo. Se trovi una persona accettabile, comincia. Aggiusterai man mano. L’attesa del candidato ideale è la scusa con cui molti rimandano per anni.
• Non tornare indietro al primo intoppo. Se la persona sbaglia, le spieghi dov’è l’errore e vai avanti. Riprendere in mano l’attività vuol dire tornare al punto di prima e perdere il piccolo passo fatto.

In sintesi

Riassumo l’idea, perché è semplice e voglio che ti resti.

• I grandi risultati nascono da piccoli passi ripetuti, non da rivoluzioni improvvise.
• Non tutte le attività che fai hanno lo stesso valore. Mappa la tua giornata e scopri la distorsione.
• Inizia da una sola attività delegata, scelta bene, anche con un budget piccolo.
• Proteggi il tempo che liberi e investilo in attività che fanno crescere il business.
• Ripeti il ciclo ogni mese. È così che, in un anno, l’azienda cambia faccia.

Rifletti davvero su questo. Liberare tempo dalle attività a basso valore può rivoluzionare totalmente il tuo business, e non sto scherzando. Individua una sola attività e fai in modo che venga svolta senza il bisogno del tuo tempo. Da quel singolo passo, il resto arriva.

Io sono Massimo Martinini, e ci sentiamo domani.