Pianificazione quotidiana: una routine vincente per gli imprenditori

10 gennaio 2024 · Massimo Martinini · PilloleVideo

Quante volte arrivi a sera e ti chiedi cosa hai combinato davvero in tutta la giornata? Tante cose fatte, tanta gente sentita, tante mail scritte, eppure la sensazione è sempre la stessa: girare in tondo. In questa pillola riprendo un discorso che ho iniziato qualche giorno fa sulla produttività e ti racconto come costruire una pianificazione quotidiana che funziona, perché non basta scrivere quattro cose su un foglio per essere più produttivi.

Perché la pianificazione quotidiana è il vero spartiacque

Mi confronto con centinaia di imprenditori ogni anno e la stessa scena si ripete sempre. Persone che sembrano avere mille cose da fare, che corrono dalla mattina alla sera, che chiudono la giornata stremate. Eppure, se ti fermi e chiedi loro cosa hanno fatto di concreto, la risposta è quasi sempre vaga.

Hanno riempito la giornata, non l’hanno costruita. È una differenza enorme. Riempire vuol dire correre dietro alle urgenze, alle telefonate, alle cose che ti arrivano. Costruire vuol dire decidere prima cosa conta davvero e proteggere quello spazio.

La pianificazione quotidiana, fatta bene, è esattamente questo: la decisione presa prima che la giornata ti travolga. È anche il modo migliore per smettere di accumulare quelle scelte che continui a rimandare e che pesano sulla tua testa più di quanto immagini.

Il metodo dei due o tre obiettivi al giorno

Quando parlo di pianificazione, molti pensano subito alla lista di compiti dettagliata, ora per ora. Dalle nove alle dieci leggo le mail, dalle dieci alle undici sento un cliente, dalle undici alle dodici palestra. Non funziona così, almeno non per la maggior parte degli imprenditori.

Il metodo che consiglio è diverso. Ogni mattina, prima di iniziare a lavorare, dedica cinque o dieci minuti a scrivere due o tre obiettivi grandi per la giornata. Non venti cose piccole. Due o tre cose importanti. Se vuoi capire come si arriva a obiettivi che hanno davvero senso, ti rimando ai sette passi per fissare gli obiettivi nel modo giusto.

Perché tre obiettivi e non venti

Quando ti dai venti cose da fare succede sempre la stessa storia. Ne fai cinque, ti perdi dietro a quelle facili, le altre quindici slittano a domani. E domani diventano trenta. È un meccanismo che si autoalimenta e ti lascia con la sensazione di essere sempre indietro.

Con due o tre obiettivi grandi accade l’opposto. Sai esattamente dove guardare. Ti senti meno sopraffatto. E a fine giornata, se li hai chiusi davvero, hai la sensazione concreta di esserti avvicinato a qualcosa. Quella sensazione cambia tutto.

Sera o mattina? Io faccio entrambe

Qualche giorno fa ti ho parlato dell’importanza di pianificare la giornata la sera prima. Molti consigliano invece di farlo la mattina, appena ti siedi alla scrivania. Sono due metodi validi.

Io personalmente li mescolo. Funziona così:

• La sera prima, mentre chiudo la giornata, butto giù le attività chiave per il giorno dopo
• La mattina, prima di iniziare, le rileggo e le confermo (o le aggiusto se è successo qualcosa nella notte)
• Durante il giorno non aggiungo cose. Quelle restano per la pianificazione del giorno successivo

Il vantaggio di pianificare la sera è che ti svegli sapendo già cosa devi fare, senza disperdere energia mentale. Il vantaggio del momento mattutino è che hai la testa fresca e vedi le cose con più lucidità. Mescolarli ti dà il meglio dei due mondi.

Come collego obiettivi annuali, mensili e giornalieri

Una cosa che pochi fanno e che invece per me è fondamentale: gli obiettivi giornalieri non nascono dal nulla. Sono la conseguenza di una catena più lunga.

Io tendenzialmente so dove voglio andare a sei mesi. Quanti collaboratori voglio avere, quanto fatturato deve generare l’azienda, quali progetti devono essere chiusi. Poi spezzo quella visione in obiettivi mensili, poi settimanali, poi giornalieri. È lo stesso ragionamento che ho approfondito quando ti ho parlato della pianificazione come chiave di successo per imprenditori e liberi professionisti, e prima ancora del valore della pianificazione strategica come bussola di lungo periodo.

Quando arrivo al lunedì mattina e mi siedo a definire la settimana, non sto inventando niente. Sto solo prendendo il pezzo del mese che tocca a quella settimana. Quando arrivo al martedì mattina, prendo il pezzo della settimana che tocca a quel giorno. È un meccanismo a cascata che ti fa sentire sempre dentro qualcosa di più grande.

Il blocco del tempo per chi si distrae facilmente

A me succede una cosa specifica: se mi do un obiettivo troppo generico, tipo “lavorare sul nuovo prodotto”, la mia testa si distrae facilmente. Vado a vedere le mail, controllo i messaggi, mi infilo in un’urgenza inventata.

Per questo, una volta definiti i due o tre obiettivi del giorno, li spezzo in attività concrete e mi blocco il tempo in calendario. Quel blocco è sacro. In quel momento sto facendo quella cosa, punto. La mia produttività in quei blocchi è una cosa fuori scala rispetto al tempo libero in cui rispondo a tutto.

Questo metodo è soggettivo. Ognuno ha il suo modo di lavorare, ognuno trova il suo ritmo. Il consiglio è di provare entrambi, sia il piano per obiettivi che il blocco del tempo, e capire cosa ti rende più produttivo.

La routine attorno agli obiettivi

La pianificazione quotidiana funziona solo se sta dentro una routine più larga. Solo gli obiettivi, senza il contorno giusto, durano poco. Le cose che mi sento di consigliare e che funzionano per la maggior parte degli imprenditori che seguo sono semplici:

• Alimentazione decente, perché il corpo è il motore di tutto e mangiare male a pranzo ti spegne il pomeriggio
• Movimento fisico regolare, anche solo una camminata, perché la testa si svuota e poi pensa meglio
• Lettura quotidiana, anche solo venti minuti, perché alimenta idee e prospettive nuove
• Meditazione o silenzio, anche solo dieci minuti, per imparare a non reagire a tutto

Quando queste cose diventano abitudini, smettono di richiederti forza di volontà. Le fai senza pensarci, come lavarti i denti. Ed è esattamente lì che iniziano a portarti risultati che prima sembravano impossibili.

Il rituale di chiusura della giornata

C’è una cosa che la maggior parte degli imprenditori non fa e che invece per me è diventata centrale. Alla fine della giornata, prima di staccare, mi dedico qualche minuto a riflettere su quello che ho fatto.

Non è un esercizio di autocompiacimento. È un controllo. Guardo gli obiettivi che mi ero dato la sera prima e vedo cosa è stato chiuso, cosa è rimasto aperto, cosa è successo di imprevisto. Da lì costruisco il piano del giorno dopo.

Quando hai definito due o tre attività importanti e a sera le hai veramente chiuse, la sensazione di realizzazione è incredibile. Niente a che vedere con la stanchezza confusa di chi ha corso tutto il giorno senza sapere dietro a cosa. Hai la sensazione concreta di avvicinarti ai tuoi obiettivi, non di girare in tondo da mesi o da anni. È esattamente questo accumulo di giornate ben costruite che, alla lunga, ti fa ottenere più risultati nella vita.

In sintesi

Le cose importanti da portarti a casa sono poche e chiare.

• Due o tre obiettivi grandi al giorno, mai venti cose piccole
• Pianifica la sera, conferma la mattina, e non aggiungere cose durante il giorno
• Collega gli obiettivi giornalieri a quelli più ampi, perché altrimenti scrivi cose a caso
• Blocca il tempo in calendario se ti distrai facilmente, perché serve un contenitore
• Costruisci una routine attorno agli obiettivi, con corpo, mente e riposo
• Chiudi la giornata con una riflessione, per imparare e migliorare il giorno dopo

Il tuo successo è legato in maniera incredibile alla qualità delle tue giornate. E la qualità delle tue giornate è legata alla pianificazione. Non è un caso. È meccanica.

Io sono Massimo Martinini, e ci sentiamo domani.