Lavorare da Casa: Trucchi e Consigli per Restare Davvero Produttivi

15 febbraio 2022 · Massimo Martinini · PilloleVideo

Lavoro da casa da oltre quindici anni, forse più. In tutto questo tempo credo di aver davvero incontrato ogni singolo problema che chi lavora da casa conosce bene. Le distrazioni continue, le giornate senza un ordine preciso, le idee che spuntano nel momento sbagliato. In questa pillola voglio condividere con te i consigli che mi hanno aiutato di più, quelli che applico tuttora ogni giorno. Se anche tu svolgi il tuo lavoro tra le mura di casa, qui dentro trovi qualcosa di concreto da provare già da domani. Più in generale, sono convinto che imparare a lavorare sull’azienda invece che solo nell’azienda parta proprio da come gestisci le tue ore.

Il problema numero uno: le distrazioni

La prima difficoltà, in assoluto, è quella delle distrazioni. Puoi chiudere il client di posta. Puoi mettere il telefono offline. Ma se sei raggiungibile dalle persone che vivono in casa con te, verrai disturbato di continuo.

Il punto che molti sottovalutano è questo: anche una distrazione di pochi minuti interrompe lo stato di concentrazione, e quella interruzione ti fa perdere una quantità di tempo enorme. Immagina di stare registrando un video. Una persona entra, ti fa una domanda, tu rispondi, e magari il video va rifatto da zero. Erano cinque o sei minuti di lavoro buttati. Ritrovare la concentrazione dopo, te lo dico per esperienza, è veramente demotivante.

Lo stesso vale quando scrivi una mail, quando prepari un articolo, quando stai leggendo qualcosa che richiede attenzione. Le interruzioni di chi vive con te sono una delle cose più difficili da gestire quando lavori da casa.

Crea blocchi di tempo protetti

Il mio consiglio è far capire la situazione alle persone attorno a te e costruire dei blocchi di tempo. Tu sai che dalle 9 alle 10 lavorerai su una cosa specifica. Quindi spegni il telefono, spegni la mail, se hai la possibilità chiuditi nella stanza dove lavori e fai sapere a chi vive con te che in quella fascia oraria non vuoi essere disturbato.

Poi arrivano le 10. Perfetto. Vai dalle persone e chiedi tu se hanno bisogno di qualcosa, ti prendi un quarto d’ora di pausa, ascolti. Se serve aiuto, lo dai. Se non serve niente, come succede quasi ogni volta, hai già capito il punto.

Essere costantemente a portata di mano porta gli altri a farti domande di cui in realtà non hanno una reale necessità. Ti faccio un esempio banale ma che rende l’idea: tua moglie o tuo marito ti chiede “hai svuotato la lavastoviglie?”. È una domanda da mezzo secondo, certo. Ma se in quel momento sei concentrato, quella domanda rompe il tuo stato di concentrazione e devi ripartire da zero. Se invece non sei a disposizione, basterebbe aprire la lavastoviglie e guardare se è piena.

L’esempio è simbolico, ovviamente. Il succo è che se sei sempre disponibile, sarai sempre esposto a questo tipo di interruzioni. E sono tra le cose più pericolose per la produttività, perché ti fanno commettere tantissimi errori e allungano in modo incredibile il tempo necessario per portare a termine un’attività.

Il secondo consiglio: crearti delle routine

Quando lavori da casa hai una libertà totale. Puoi fare quello che vuoi quando vuoi. Oggi mangio, mi metto un po’ davanti alla TV, tanto recupero più tardi. Sembra comodo, ma è proprio qui che si nasconde il problema.

Se prendi questa abitudine succedono due cose. La prima è che le persone attorno a te non imparano mai gli orari in cui non devono disturbarti, perché sono sempre diversi. La seconda è che la tua produttività ne risente parecchio.

Il consiglio è creare delle routine vere. Tu sai che lavori dalle 9 a mezzogiorno. Poi da mezzogiorno alle 14 stai con la famiglia, o fai le cose che devi fare. Però alle 14 in punto torni alla scrivania e cominci a lavorare sulle attività che ti sei preparato in anticipo.

La routine ti fa risparmiare il tempo delle decisioni

Avere una giornata organizzata ti evita uno dei furti di tempo più subdoli: quello delle decisioni. Ti siedi alla scrivania, hai sette o otto cose da fare e parte il dubbio. Faccio questo? No, faccio quell’altro. Mentre decidi, è già passata un’ora.

Ti assicuro che il tempo perso in questo modo si accumula a una velocità impressionante. Se lavori da casa, sono sicuro che ti è già capitato. Quando ti prepari le attività in anticipo e segui un ritmo fisso, quel dubbio sparisce e parti subito. Su questo tema ho scritto una pillola dedicata a come lavorare meglio invece che lavorare di più, e una routine solida è proprio il primo passo in quella direzione.

Il terzo consiglio: annota le idee, subito

Ci sono giornate in cui la testa viaggia. Ti vengono tante idee mentre stai lavorando su altro. Pensi “questa me la devo ricordare” e continui a lavorare con quel pensiero che ti gira in testa.

Succede una di queste due cose. O fai un errore nella cosa che stai facendo in quel momento, perché la mente è altrove. Oppure ti dimentichi proprio l’idea che ti era venuta.

Il mio consiglio è semplicissimo. Tieni vicino un foglietto di carta, un quadernino, qualcosa. Quando ti viene un’idea, scrivila immediatamente. Sembra una sciocchezza, ma in questo modo ottieni due risultati. Sei sicuro di non dimenticarla, e soprattutto liberi la testa in modo esagerato. Quel pensiero, quel tarlo che continuava a ronzare, una volta messo su carta si scarica del tutto e la mente torna libera.

Te ne vengono altre? Continua a scriverle. Ti assicuro che durante una giornata possono arrivartene cento. Tenerne in mente due o tre che continuano a rimuginare è un peso. Buttarle giù tutte, e la tua mente si alleggerisce in modo incredibile.

Il quarto consiglio: proteggi lo stato di flusso

L’ultimo consiglio riguarda quello che viene chiamato stato di flusso. Ti sarà capitato di metterti a lavorare su qualcosa e di non accorgerti di quanto velocemente passa il tempo. Eri concentrato, nessuno ti ha disturbato, sei andato come un treno. Quella è una sensazione bellissima, perché ti senti davvero appagato. E in più riesci a fare in un’ora quello che normalmente faresti in tre o quattro.

Prima ti dicevo di ritagliarti orari precisi e di mettere pause tra un compito e l’altro. Resta un consiglio valido. Però c’è un’eccezione importante: se ti accorgi di essere entrato in quello stato di concentrazione profonda, dimentica per un attimo gli orari e continua. Non interromperti per rispettare la pausa.

Quando sei in flusso stai massimizzando il tuo tempo come in nessun altro momento. Quindi se riesci a entrarci, fai di tutto per non uscirne. Vai avanti finché puoi. Quei momenti valgono oro e arrivano solo quando hai costruito le condizioni giuste, cioè le tre cose di cui ti ho parlato prima. È lo stesso principio di cui parlo quando spiego come essere davvero più produttivi: non si tratta di riempire le ore, ma di proteggere quelle in cui rendi al massimo.

Tutto parte dalla concentrazione

Se rileggi questi quattro consigli, ti accorgi che ruotano tutti attorno allo stesso punto: proteggere la tua concentrazione. I blocchi di tempo la difendono dalle interruzioni. Le routine la rendono prevedibile. Il foglietto delle idee la tiene libera. Lo stato di flusso la porta al massimo.

Lavorare da casa è un privilegio enorme, ma chiede in cambio una disciplina che in ufficio ti viene imposta dall’ambiente. A casa quella disciplina te la devi dare da solo. Una volta che lo fai, però, la produttività che riesci a raggiungere è difficile da eguagliare altrove. Il punto vero, alla fine, è imparare a dedicare il giusto tempo a ciò che conta davvero, invece di lasciarti trascinare dalle urgenze degli altri.

E tu, come fai? Hai già provato a costruire dei blocchi di tempo protetti? Quale di questi quattro problemi senti di più nella tua giornata? Mi fa davvero piacere confrontarmi con chi lavora da casa, quindi i tuoi trucchi lasciameli pure.

Io sono Massimo Martinini, e ci sentiamo domani.