Come essere più produttivi: il metodo della pianificazione giornaliera, settimanale e mensile

16 agosto 2022 · Massimo Martinini · PilloleVideo

Tutti sappiamo che dovremmo pianificare. La giornata, la settimana, il mese. Lo sentiamo ripetere da anni, lo leggiamo sui libri di business, ci convinciamo di volerlo fare. Eppure, se mi guardo intorno, conosco forse due o tre persone che lo fanno in modo costante. E io stesso non sono un maestro in questo: è una competenza che sto lavorando per sviluppare, con alti e bassi. Perché alla fine la produttività non è una questione di tecnica, ma di mentalità con cui un imprenditore affronta il proprio tempo.

In questa pillola voglio condividere uno spunto che mi ha colpito rileggendo un passaggio dal libro Sette Strategie per la Ricchezza e la Felicità di Jim Rohn. Un libro che avevo già letto, ma che a rileggerlo porta ogni volta qualcosa di nuovo.

Il paradosso della pianificazione

Jim Rohn parla di un paradosso curioso. Tutti capiscono quanto sia importante avere una strategia in una partita di calcio, in una gara sportiva, in una trattativa commerciale. Nessuno partirebbe per una maratona senza un piano di allenamento. Eppure la stragrande maggioranza delle persone non si dà la pena di costruire una strategia per la propria vita.

Il motivo, tendenzialmente, è semplice: ci sembra noioso. O lo considerano ovvio, qualcosa che si fa in testa mentre si guida o si fa la doccia. Ma c’è una differenza enorme tra avere un’idea vaga di cosa fare e avere un piano scritto, concreto, consultabile durante la giornata.

La prima regola: non iniziare la giornata senza una strategia

La regola di partenza che Rohn enunciava è questa: non incominciare la giornata prima di aver messo appunto la relativa strategia.

Ogni giornata è un tassello del mosaico complessivo della tua vita. Se quel tassello non ha una forma precisa, il quadro finale sarà confuso. Pianificare la giornata, anche solo dieci minuti la sera prima o la mattina, ti permette di sapere quali sono le cose davvero importanti su cui concentrarti. E di conseguenza ti permette di togliere tempo a quelle che non lo sono.

Quando pianifichi, la produttività sale in modo visibile: non perché hai più ore a disposizione, ma perché sai esattamente dove metterle. È la stessa logica di chi smette di reagire alle giornate e inizia a lavorare sull’azienda invece che dentro l’azienda.

Pianificare la giornata non ti dà più tempo. Ti dà controllo sul tempo che già hai.

Come iniziare se non l’hai mai fatto

Se non sei abituato a pianificare la giornata, il punto di partenza è semplice: prima di alzarti dal tavolo la sera, scrivi tre o quattro cose che vuoi portare a termine il giorno dopo. Mettile in ordine di importanza. Poi, il mattino dopo, lavora su quella lista invece di aprire la posta elettronica o i social.

Sembra banale. Funziona in modo sorprendente.

Il livello successivo: pianificare la settimana

Una volta che pianificare la giornata diventa un’abitudine, il passo successivo è farlo con la settimana intera.

Rohn suggeriva di farlo la domenica sera: sedersi e chiedersi cosa voglio realizzare questa settimana? All’inizio sembra innaturale, quasi strano. Ma quando inizi a vedere le giornate come parti di un disegno settimanale, tutto diventa molto più coerente. Ogni giorno lavora in funzione del quadro più grande, e le cose che fai ogni giorno sono molto più allineate tra loro.

Il risultato è che arrivi a venerdì con la sensazione di aver fatto qualcosa di rilevante, non di aver solo spento incendi.

Dalla settimana al mese: la visione a lungo termine

Il terzo livello è pianificare il mese intero. E qui, secondo Rohn, si passa da una logica reattiva a una visione vera e propria.

Quando pianifichi mese per mese, le settimane e le giornate smettono di essere unità indipendenti e diventano parte di un percorso più lungo. Inizi a coordinare gli obiettivi di breve con quelli di tre mesi, sei mesi, un anno. È un cambio di prospettiva che cambia davvero il modo in cui lavori.

Rohn era esplicito su questo: richiede disciplina, e molta. Ma chi riesce a raggiungere questa padronanza, diceva, diventa un maestro. E il tempo smette di essere qualcosa che ti sfugge tra le mani e diventa qualcosa che gestisci davvero.

Perché pochissimi lo fanno davvero

La domanda che mi sono posto rileggendo questo passaggio è stata precisa: quante persone, tra quelle che conosco, lo fanno davvero? Pochissime.

Il motivo non è che non sappiano che funziona: quasi tutti sanno che pianificare aiuta. Il problema è che richiede uno sforzo iniziale, un cambio di abitudine, la capacità di resistere all’urgenza del momento. Quando arriva una telefonata non pianificata, un’email imprevista, un collaboratore che ha bisogno di qualcosa, il piano salta. È lo stesso meccanismo che fa accumulare le decisioni che rimandi da anni: sai cosa fare, ma l’urgenza vince sempre sull’importante.

Io stesso ci cado. In certi periodi della mia vita, quando le settimane erano più tranquille, sono riuscito a pianificare bene e la differenza in termini di produttività era impressionante. In altri periodi ho smesso, e i risultati si sono sentiti immediatamente.

La conclusione è che pianificare non è una tecnica magica. È un’abitudine che si costruisce nel tempo, che si rompe facilmente e che va ricostruita ogni volta che si interrompe.

E qui casca l’asino. Perché è proprio nel ricostruirla che la maggior parte delle persone si racconta le solite scuse, invece di smettere di sabotare i propri obiettivi e ripartire dal foglio.

I sogni che diventano concreti

C’è una cosa che Rohn diceva e che mi ha colpito davvero: quando inizi a pianificare in modo serio, gli obiettivi che ti sei dato si avvicinano a una velocità sorprendente. Molto più veloce di quello che immagini.

La spiegazione è semplice. Un obiettivo che esiste solo nella testa è un sogno. Un obiettivo che è scritto nel piano della settimana è qualcosa di concreto a cui ti stai davvero avvicinando. Ogni giorno che lo pianifichi è un passo reale in quella direzione. Spesso, infatti, realizzare gli obiettivi è una questione di pianificazione molto più che di talento.

La differenza tra chi realizza i propri obiettivi e chi no, spesso, non è il talento o le risorse. È la disciplina di tornare ogni giorno sul piano e lavorarci sopra.

Come iniziare oggi

Se ti riconosci in quello che ho detto, il mio consiglio è di non aspettare il momento giusto. Inizia oggi, anche se stai leggendo questo tardi la sera.

Prendi un foglio o apri un documento e scrivi cosa vuoi fare domani. Tre cose, quattro al massimo. In ordine di priorità. Poi domani mattina apri quella lista prima di qualunque altra cosa.

Se riesci a farlo per una settimana di fila, passa al livello successivo e pianifica la settimana intera prima che inizi. E poi il mese. Non devi diventare un esperto subito. Devi solo iniziare, uno step alla volta, e poi ringraziare te stesso per lo sforzo fatto.

Io sono Massimo Martinini, e ci sentiamo domani.