La legge dell'efficienza forzata: perché lavori meglio quando hai meno tempo

17 luglio 2019 · Massimo Martinini · PilloleVideo

Ti è mai capitato di rimandare un lavoro per settimane, e poi di chiuderlo in un paio di giorni quando la scadenza ti è arrivata addosso? A me è successo per anni. Ho procrastinato davvero troppo, e ogni volta mi ritrovavo a fare in quarantotto ore quello che, sulla carta, avrebbe richiesto settimane di tempo. In questa pillola voglio leggerti un paragrafo di un libro che mi ha aperto gli occhi su questo meccanismo, “Le 100 leggi fondamentali del successo nella vita e nel lavoro” di Brian Tracy. La legge in questione si chiama efficienza forzata, e ti spiega esattamente perché lavori meglio quando hai meno tempo.

Cos’è la legge dell’efficienza forzata

Il principio è semplice e suona così: quante più cose devi fare in un periodo di tempo limitato, tanto più sei costretto a lavorare sugli incarichi davvero importanti.

È un altro modo per dire una cosa che tutti sappiamo ma che pochi applicano. Non c’è mai abbastanza tempo per fare tutto. Ma c’è sempre tempo a sufficienza per fare le cose più importanti.

Quando hai mille cose da gestire, succede una cosa interessante: sei obbligato a riflettere, ad analizzare, a valutare ogni attività con più attenzione. Sei costretto a concentrare le tue energie, mentali e fisiche, soltanto su quei compiti che sono cruciali per il tuo risultato. Il tempo limitato, in pratica, ti forza a essere efficiente.

È lo stesso ragionamento che sta dietro al lavorare sopra l’azienda invece che solo dentro di essa: non si tratta di avere più ore, ma di spenderle dove pesano davvero. E quando il tempo scarseggia, ti accorgi subito di quanto sia importante concentrarti sulle attività efficaci, quelle che muovono il risultato, lasciando cadere il resto.

I tre corollari secondo Brian Tracy

Tracy aggancia a questa legge tre conseguenze che vale la pena tenere a mente. Te le riporto come le ho lette, perché ognuna dice qualcosa di preciso.

Primo: non ci sarà mai abbastanza tempo

Non avrai mai abbastanza tempo per tutto quello che devi fare. E più sei occupato, più questo è vero. Sembra paradossale, ma è proprio così: le persone che ottengono di più sono quasi sempre quelle che hanno troppo da fare e poco tempo a disposizione.

Fatti una domanda onesta: hai tutto il tempo che vuoi per svolgere il tuo lavoro? Se la risposta è sì, probabilmente sei sottoimpiegato e sottopagato, avviato verso una lenta insoddisfazione professionale. Chi ha successo vive nella condizione opposta.

Secondo: scopri i tuoi limiti solo superandoli

Solo andando oltre i limiti puoi capire di cosa sei veramente capace. Scopri quante cose puoi fare soltanto cercando di farne troppe. Scopri quanto lontano puoi spingerti soltanto andando troppo in là.

Per essere davvero soddisfatto, devi sentire che stai lavorando al massimo del tuo potenziale. Devi sentirti messo alla prova dal tuo lavoro. Devi fare ciò che ami, amare quel che fai e metterci il cuore.

Terzo: chiediti come sfruttare al massimo il tuo tempo

Lavori al massimo del tuo potenziale solo quando usi al meglio il tuo tempo. Questo è il punto nodale di tutta la gestione del tempo.

La domanda da ripeterti di continuo è una sola: in che modo posso sfruttare al massimo il mio tempo, ora? Poi fai in modo di lavorare esclusivamente sul compito che, in quel momento, è la risposta a quella domanda. Non ti distrai, resti concentrato sulle tue attività principali, e ti riponi quella domanda ogni volta che senti che stai scivolando altrove.

Sembra banale. Non lo è per niente. È esattamente qui che si gioca tutto, e per questo serve un metodo, non la buona volontà del momento: avere chiaro come pianificare le tue giornate e le tue settimane ti permette di rispondere a quella domanda prima ancora di sederti alla scrivania.

La legge di Parkinson, la sorella di questa

Nello stesso libro Tracy parla di un’altra legge, che secondo me è la sorella perfetta di quella sull’efficienza forzata. È la legge di Parkinson, e dice una cosa tanto semplice quanto spietata: il tempo richiesto per portare a termine un lavoro è direttamente proporzionale al tempo che abbiamo a disposizione.

In altre parole, il lavoro si dilata o si comprime per riempire esattamente il tempo che gli concedi.

Se hai una settimana per fare un compito che richiederebbe due giorni, ci metterai una settimana. Se per lo stesso compito hai quattro ore, lo finirai in quattro ore. Io mi sono rivisto in pieno in questa descrizione, perché è esattamente quello che mi succedeva: rimandavo, rimandavo, rimandavo lavori enormi, e poi li chiudevo in due giorni con ritmi che, ripensandoci, mi fanno quasi impressione.

Cosa mi ha insegnato davvero questo capitolo

Il tempo è un argomento che mi ha sempre affascinato, e questo libro mi ha caricato emotivamente come pochi. Ti fa venire voglia di muoverti, di fare.

Ma la riflessione vera arriva quando ti fermi a pensare alle settimane buttate via. Ognuno di noi ha dentro di sé potenzialità che quasi nessuno riesce a sfruttare al cento per cento. E quando, per una scadenza, ci avviciniamo a quel cento per cento anche solo per due giorni, ci chiediamo: e se avessi lavorato così per tutto il tempo che avevo? Dove sarei adesso?

Il tempo è l’unica cosa che non possiamo riavere indietro. Quando guardo a quei mesi di rinvii sento un po’ di tristezza, perché vedo del tempo sprecato. Ed è esattamente da questa consapevolezza che è nata la mia voglia di organizzarmi meglio, di smettere di rimandare e di concentrare le energie sulle attività di crescita invece di disperderle un po’ ovunque.

Perché alla fine il punto è sempre quello: sapere come funziona il tempo non cambia niente se poi non agisci. Vale per questa legge come per qualunque altra cosa hai imparato. Mettere in pratica ciò che sai è l’unico passaggio che conta davvero.

Se vuoi approfondire, due indicazioni concrete: il libro di Tracy lo consiglio a tutti, e sul fronte della gestione pratica del tempo ho trovato molto utile il corso “Metodo Produttività Esagerata” di Mirco Bosi, perché non tratta solo come pianificare, ma mette in conto l’energia, il modo in cui si spezzano i compiti, perfino il tempo richiesto per avviare un’attività da zero, una cosa che non avevo mai visto affrontare altrove.

Allora ti chiedo: quanto del tuo tempo stai usando per le cose che contano davvero? Se ti dessero metà del tempo che hai ora, cosa taglieresti per primo? E quella risposta non ti sta forse già dicendo cosa puoi smettere di fare da domani?

Io sono Massimo Martinini, e ci sentiamo domani.