Gestione del tempo per imprenditori: priorità, obiettivi e delega

6 maggio 2024 · Massimo Martinini · BusinessCrescita personalePilloleVideo

Scommetto che ti sei detto almeno una volta che non hai abbastanza tempo. Lo dicono quasi tutti gli imprenditori che incontro, ed è una frase che a forza di ripeterla diventa una specie di verità intoccabile. Il problema è che non è vera. O meglio, non è quasi mai il vero problema. Il vero problema è un altro, ed è quello che voglio raccontarti qui. È esattamente il terreno su cui si gioca il lavorare sull’azienda invece che restare incastrato dentro l’azienda.

Il tempo non manca, manca la concentrazione

Quando senti dire “non ho tempo”, quasi sempre dietro c’è un’altra cosa. O lo stai gestendo male, oppure non riesci a concentrarti sulle attività che hanno un vero valore per la tua azienda.

Le ore della giornata sono quelle che sono. Sono identiche per tutti, dal tuo concorrente al ragazzo che ha aperto ieri, fino agli imprenditori che stimi e che sembrano fare cento cose in meno tempo di te. La differenza non è il tempo a disposizione. La differenza è cosa ci fanno dentro.

Se la tua agenda è sempre piena ma alla sera ti accorgi che non hai mosso di un millimetro le cose che contano davvero, il problema non è quante ore hai. Il problema è dove le stai mettendo.

Hai un sacco di cose da fare? Non hanno tutte la stessa priorità

Vero, hai tantissime cose da fare. Su questo non discuto. Però c’è un punto che cambia tutto: non hanno tutte la stessa priorità.

In ambito professionale ci sono attività che valgono dieci, attività che valgono uno, attività che valgono zero. Le distingui? Quasi nessuno lo fa veramente, e questo è già il primo motivo per cui le giornate sembrano corte. È lo stesso ragionamento che faccio quando parlo di come scegliere le attività giuste su cui spendere il tempo.

In ambito personale è uguale. Tutti noi vorremmo fare 250.000 cose. Leggere 200 libri, guardare 200 serie TV, viaggiare ovunque, imparare tre lingue. Non si può. Non si può fare tutto. Quindi tocca scegliere. Capire cosa interessa davvero, scartare il resto, o nella migliore delle ipotesi metterlo in un cassetto dei desideri da cui forse, un giorno, tirerai fuori qualcosa.

Il vero ostacolo: non hai obiettivi chiari

Se scaviamo ancora più a fondo, il problema vero degli imprenditori è uno solo. Non si sanno dare degli obiettivi chiari e specifici da raggiungere.

E senza obiettivi chiari succede questo: vivi alla giornata. Fai più o meno sempre le stesse cose. Riempi l’agenda di compiti che si presentano da soli. Passi le ore a inseguire urgenze, dietro a quello che squilla, a quello che lampeggia, a quello che chiede attenzione adesso. E intanto le cose che farebbero davvero crescere il tuo business restano lì, a guardarti dal fondo dell’elenco.

Se invece tu avessi un piano. Se avessi un obiettivo, e di conseguenza un piano per raggiungerlo, sarebbe molto più semplice individuare quali sono le azioni importanti che ti spingono verso quel risultato. E come per magia, troveresti il tempo per farle.

Come si parte dall’obiettivo e si va all’indietro

Il modo serio per gestire il tempo non è organizzare la giornata. È partire dall’obiettivo e ricostruire il percorso al contrario. Più o meno così:

1. Definisci l’obiettivo concreto: non “voglio crescere”, ma una cosa misurabile, con un tempo.
2. Identifica le azioni che ti portano lì: quelle vere, non quelle che ti fanno sentire produttivo.
3. Mettile in agenda prima di tutto il resto, letteralmente nei blocchi della giornata.
4. Tutto il resto si adatta a quello, non il contrario.

Sembra banale detto così. Però se lo fai sul serio, scopri una cosa: la verità non è che non hai tempo. La verità è che stai riempiendo la giornata con cose di basso valore, o con cose che potresti smettere di fare oggi stesso senza che cambi nulla. Se vuoi vedere come si traduce in pratica nei blocchi della giornata, ne parlo in come organizzare la giornata da imprenditore.

”Ma io sono da solo, faccio tutto io”

A questo punto arriva sempre l’obiezione. “Massimo, va bene, ma io lavoro tutto il giorno, ho un’azienda da mandare avanti, ho cento cose da fare e non c’è nessuno che le faccia al posto mio.”

La risposta è la stessa. Il problema è sempre quello: non sai darti le priorità. Perché se sapessi distinguere in modo chiaro quali sono le attività ad alto valore e quali quelle a basso valore, troveresti naturalmente il modo di far fare ad altri quelle in fondo alla lista. Lo so che da solo sembra impossibile, e infatti è proprio qui che entra in gioco la delega come superpotere di ogni imprenditore.

Lo fai già, in parte, e non ci pensi. Le fatture e la contabilità le tieni tu? Quasi sicuramente no, hai un commercialista. La pulizia degli spazi la fai tu? Quasi sicuramente no. Allora la logica è la stessa anche per tutte le altre attività operative che oggi tieni sulle spalle.

Delegare le attività a basso valore non è un lusso, è il modo in cui liberi spazio per quello che conta davvero. Sia per i tuoi obiettivi, sia per la tua vita fuori dall’azienda. È esattamente così che funziona il guadagnare di più liberando tempo e alzando il tuo costo orario.

Le tre domande per capire cosa delegare oggi

Per smettere di rimandare e iniziare davvero, fatti queste tre domande su ogni attività che oggi tieni tu.

• Mi sta avvicinando al mio obiettivo? Se la risposta è no, è già candidata a uscire dal tuo elenco.
• Solo io posso farla? Se onestamente la risposta è no, qualcun altro può farla al posto tuo, anche pagando.
• Quanto mi costa farla io invece di delegarla? Non solo in soldi, ma in tempo tolto a cose che fanno crescere il business.

Se queste tre domande te le fai con onestà, da domani la tua agenda inizia a cambiare: non perché hai trovato più ore, ma perché hai smesso di sprecare quelle che avevi.

In sintesi

Riassumo le cose importanti che dovresti tenerti.

• Il problema non è la mancanza di tempo, ma come lo usi e su cosa lo concentri.
• Non tutte le attività hanno lo stesso valore, e fingere il contrario è il modo più veloce per restare fermi.
• Senza obiettivi chiari, vivi alla giornata e insegui urgenze invece di costruire risultati.
• Delegare le attività a basso valore è la leva per liberare le ore che ti servono per crescere.

Se ti riconosci in qualcuno di questi punti, prenditi mezz’ora oggi e siediti con carta e penna. Scrivi il tuo obiettivo principale per i prossimi mesi. Scrivi le tre azioni che ti ci portano. Mettile in agenda prima di tutto il resto. Tutto quello che resta, o lo deleghi, o lo elimini.

Io sono Massimo Martinini, e ci sentiamo domani.