La Formula della Produttività: i 5 Fattori che Moltiplicano i Tuoi Risultati

14 febbraio 2021 · Massimo Martinini · PilloleVideo

Ci sono momenti in cui mi sembra di non essere produttivo quanto vorrei. Mi capita davvero spesso. Ho la sensazione di non sfruttare al massimo le mie giornate, di arrivare a sera con mille cose ancora aperte. Quando mi succede, riprendo i miei appunti e torno a un’idea che mi ha colpito tanto: la formula della produttività di Mirco Bosi. Ogni volta che la rileggo prendo due schiaffi morali a destra e a sinistra, perché capisco esattamente dove sto sbagliando. In questa pillola voglio condividerla con te, perché credo possa cambiare il modo in cui guardi le tue giornate.

Per un imprenditore la produttività non è un dettaglio: è il cuore stesso del lavorare sull’azienda invece che dentro l’azienda. Ogni ora che recuperi è un’ora che puoi investire dove conta davvero.

La produttività è una moltiplicazione, non una somma

L’idea di partenza è semplice e proprio per questo potente. I nostri risultati sono il prodotto di una moltiplicazione tra cinque fattori:

Tempo × Attenzione × Energia × Competenze × Strumenti.

Nota bene che si tratta di una moltiplicazione, non di una somma. E qui c’è tutta la differenza del mondo. In una somma, se un elemento è basso, gli altri compensano. In una moltiplicazione no. Se anche uno solo dei fattori va a zero, il risultato finale va a zero. Punto.

Facciamo l’esempio più estremo. Immagina di avere i migliori strumenti del mondo, le migliori competenze del mondo, di essere carico di energia perché hai appena dormito e riposato. Ma di avere zero tempo a disposizione. Cosa succede? 0 × 10 × 10 × 10 × 10 fa zero. Tutto il resto non conta più niente.

Questa cosa, quando la leggi, ti lascia lì a pensare. E ripensi a tutte le volte in cui hai avuto un calo di produttività. Scoprirai che, ogni singola volta, il calo era dentro uno di questi cinque fattori.

I 5 fattori, uno per uno

Vediamoli con calma, perché ognuno ha un suo peso preciso e merita di essere capito davvero.

Tempo

È il fattore più ovvio e anche il più prezioso. Se non hai tempo a disposizione, non produci. Ma attenzione: il tempo è anche l’unica cosa che nessuno potrà mai riavere indietro. Per questo, dal mio punto di vista, è la cosa più importante in assoluto. Lavorare sulla produttività significa fare le stesse cose in meno tempo, e quindi liberare ore per la vita. È un tema su cui torno spesso, perché il tempo conta più dei soldi: i soldi li puoi rifare, le ore no.

Attenzione

Questo è il fattore che, personalmente, mi distrugge di più. Viviamo nel mondo della distrazione. Stai scrivendo una relazione importante, arriva una mail, la guardi. Poi perdi tempo per riprendere la concentrazione. Arriva un messaggio, prendi il cellulare, rispondi a un sms. Una cosa da trenta secondi, dici tu. Il problema è che poi devi ripartire da capo. E ripartire costa molto più di quei trenta secondi.

Se è questo il tuo punto debole, ci ho dedicato un pezzo intero con cinque tecniche per eliminare le distrazioni e proteggere i blocchi di concentrazione.

Energia

Se sei stanco morto, non riuscirai a produrre quanto potresti, per quanto tu ci provi. Spesso ha più senso fermarsi, riposare, recuperare e ripartire da carichi. Lo facciamo istintivamente con il lavoro fisico. Quando invece facciamo lavori intellettuali, questo ragionamento ci sfugge: insistiamo, andiamo avanti a ogni costo, e raccogliamo risultati incredibilmente scarsi.

Competenze

Fare le cose in cui siamo veramente competenti è uno scherzo, perché padroneggiamo l’argomento. Fare qualcosa di cui non siamo padroni richiede tanto, tantissimo tempo in più. La mancanza di competenza non resta una questione astratta: si trasforma direttamente in ore perse e in risultati più bassi.

Strumenti

Anche gli strumenti hanno la loro parte. Se devi scavare una buca a mano oppure con una ruspa, il risultato sarà diverso in modo abissale. Lo stesso vale per il lavoro intellettuale: il programma giusto, il sistema giusto, l’attrezzo giusto possono moltiplicare quello che produci nello stesso identico tempo.

L’esempio del campo da arare

C’è un esempio che mi piace usare, perché rende tutto evidente. Immagina di dover arare un campo. Inizi al mattino e in un’ora ari dieci metri. Vai avanti, ti stanchi, e arrivi a fine giornata in cui in un’ora fai dieci centimetri invece di dieci metri.

A quel punto ha senso continuare a zappare la terra? Oppure conviene riposare e ripartire la mattina dopo? Nel lavoro fisico lo sappiamo tutti: conviene fermarsi. Senza energia, il risultato è ridicolo rispetto allo sforzo.

Il punto è che con i lavori intellettuali non facciamo lo stesso ragionamento. Ci diciamo “devo finire questa cosa” e continuiamo a lavorare, a lavorare, a lavorare. Ma senza energia i risultati restano scarsissimi. Stiamo solo bruciando tempo per illuderci di stare avanzando.

Perché tutto questo cambia la vita, non solo il lavoro

Qui arriva la parte che per me conta di più. Migliorare la produttività non significa diventare una macchina che lavora di più. Significa fare le stesse cose in meno tempo.

Se devo scrivere una relazione e ci metto quattro ore perché vengo disturbato ogni cinque minuti, sto buttando via metà del mio tempo. Se la scrivo in due ore, quell’ora recuperata la posso usare per riposare, per andare in palestra, per stare con i miei figli. Il tempo recuperato è vita recuperata. Ed essere efficaci, sotto questo aspetto, diventa essenziale: non farlo significa davvero buttare via pezzi della nostra esistenza. È esattamente il senso del come usi il tuo tempo determina la qualità della tua vita.

C’è anche un effetto che ho apprezzato moltissimo. Ragionare in questo modo ti chiarisce la mente. Sai quella sensazione di avere cento cose da fare, andare in confusione, sentirti sommerso e finire per procrastinare? Rimandi, rimandi, rimandi, passa una settimana e quelle cose sono ancora tutte lì. È bruttissimo. Capire la formula ti aiuta a definire le priorità, a scegliere cosa fare ora, cosa mettere da parte, cosa rimandare davvero. Se vuoi un metodo concreto per arrivarci, ti consiglio di leggere come ottenere di più lavorando in meno tempo.

Da dove partire oggi

La prossima volta che ti senti poco produttivo, fermati un attimo e fatti una diagnosi onesta. Quasi sempre il problema è uno solo di questi cinque fattori andato a zero.

• Tempo e attenzione: avevi davvero poco tempo, oppure eri sommerso dalle distrazioni che ti facevano ripartire da capo ogni cinque minuti?
• Energia: stavi insistendo da stanco morto su un lavoro che, riposato, avresti chiuso in un terzo del tempo?
• Competenze e strumenti: stavi facendo qualcosa che non padroneggi, o senza l’attrezzo giusto che avrebbe moltiplicato il risultato?

Trovato il fattore debole, lavori su quello. Non serve diventare bravi su tutto in una volta. Serve capire dove la moltiplicazione si sta azzerando, e rimettere quel numero sopra lo zero.

E tu, in quale di questi cinque fattori caschi più spesso? Quante ore della tua settimana stai perdendo senza accorgertene? Cosa potresti farci, con quel tempo, se lo riavessi indietro?

Io sono Massimo Martinini, e ci sentiamo domani.