Delega: i 2 errori che ti fanno lavorare il doppio (e come evitarli)

2 novembre 2023 · Massimo Martinini · PilloleVideo

Delegare è una delle cose più difficili per chi ha un’azienda piccola. Sulla carta sembra semplice: prendi un’attività che stai facendo tu, la passi a qualcun altro e ti liberi del tempo. Nella pratica, quasi nessuno lo fa davvero. Quasi tutti cadono in uno di due errori opposti, e il risultato è che la delega non parte mai. Se senti che imparare a delegare davvero è il muro contro cui sbatti da sempre, questa pillola fa per te: ti faccio vedere i due errori e cosa fare al posto loro.

I 2 errori opposti che fanno quasi tutti

Quando un imprenditore inizia a delegare, di solito si comporta in uno di questi due modi. Sono opposti, sembrano molto diversi, ma il risultato è esattamente lo stesso: la delega non funziona e lui torna a lavorare il doppio.

Errore 1: deleghi ma controlli ogni cosa

Il primo errore è quello del controllore. Deleghi un’attività, però poi sei sempre lì sopra alla persona, perché come la fanno gli altri non ti va mai bene. Riguardi tutto, correggi tutto, rifai tutto.

Il problema è ovvio: di fatto non stai delegando. Stai pagando qualcuno per fare un lavoro che poi rifai tu. Lavori due volte, costi di più, e in più ti convinci che “non si trova personale che lavori bene”. Non è vero. Stai semplicemente sbagliando approccio, ed è lo stesso meccanismo che ti racconto quando spiego perché evitare la microgestione è la prima cosa da imparare.

Errore 2: deleghi e te ne lavi le mani

Il secondo errore è l’opposto. Trovi una persona, le dai un’attività, e sparisci. Niente verifiche, niente confronto, niente controllo, neanche di tanto in tanto. “Lei è brava, si arrangia.”

Funziona finché va bene. Poi succede questo: trovi qualcuno che fa bene la prima attività, ti trovi bene, e inizi a dargli anche le altre cose, comprese quelle che non sono di sua stretta competenza ma che a te scocciano fare. La persona si ritrova sommersa, fa male un lavoro che non è il suo, ti abbandona, e tu torni al punto di partenza con il doppio del peso sulle spalle.

Perché entrambi gli atteggiamenti fanno saltare la delega

Sembrano due comportamenti diversi, ma producono lo stesso esito: l’azienda non scala, l’imprenditore continua a essere collo di bottiglia, e nel tempo si convince che “non si possa proprio delegare nel suo settore”.

Non è vero. Il problema non è la delega in sé. Il problema è che manca la cosa che sta in mezzo. E quella cosa è una sola. Del resto non puoi fare tutto da solo: prima o poi qualcosa devi passarlo a qualcun altro, il punto è come.

La parola che cambia tutto: procedura

La via di mezzo si chiama procedura. Quando vuoi delegare un’attività, non puoi limitarti a dire “fallo tu”. Devi scrivere come la vuoi fatta. Non un documento di cento pagine. Una traccia chiara che chi la legge sa esattamente cosa deve fare e in che ordine.

Una procedura serve a tre cose insieme:

1. Rende la persona autonoma: non deve venire a chiederti ogni passaggio
2. Ti dà un metro per verificare: sai cosa controllare, e cosa no
3. Toglie la delega dalla testa di una sola persona: se quella se ne va, la procedura resta

Senza procedura, la delega è solo un trasferimento di stress. Con la procedura, diventa un sistema.

È lo stesso principio che vale per risolvere i problemi ricorrenti: sistemi il processo una volta, e non torni a metterci le mani ogni settimana.

Come deve essere fatta una procedura utile

Una buona procedura non è un manuale aziendale di sessanta pagine che nessuno apre. È una cosa pratica, breve, che descrive il “come” di un’attività ricorrente. Pensa a un mansionario, non a una tesi di laurea.

Alcune caratteristiche concrete:

• Si concentra su un’attività specifica, non sull’intero ruolo
• È scritta in modo che la legga chi la deve eseguire, non chi l’ha pensata
• Tocca casi normali e qualche eccezione frequente, non ogni possibilità del mondo
• Si può aggiornare facilmente quando cambia qualcosa
• Risponde alla domanda: come faccio se faccio questa cosa per la prima volta?

Ti faccio un esempio banale. Voglio che i miei pacchi siano consegnati in un certo modo. Scrivo la procedura, spiego alla persona come vanno preparati, le faccio vedere il risultato che mi aspetto, e poi la lascio lavorare. Ogni tanto vado a vedere se l’andamento è quello giusto. Non controllo ogni pacco. Controllo che il sistema regga.

La supervisione fatta bene (non quella ossessiva)

Avere una procedura non vuol dire scomparire. La via di mezzo, ricordi? Vuol dire che esci dall’esecuzione ma resti sulla qualità.

Ogni tanto supervisioni. Verifichi che le cose vengano fatte secondo quello che tu ritieni corretto. Se vedi scostamenti, intervieni sulla procedura, non sulla persona. Se invece va tutto bene, lasci fare e dedichi il tuo tempo a cose che solo tu puoi fare.

E qui c’è un passaggio importante: se la persona è competente nel suo campo, chiedile consiglio. Chiedile come farebbe lei una certa cosa. Spesso è più brava di te su quel pezzo specifico, ed è giusto sia così. Hai assunto qualcuno proprio per questo. Solo, evita di girarti dall’altra parte. Quello è il problema che torna addosso cento volte più forte qualche mese dopo.

Il test sul tuo modo di delegare

Voglio chiuderti con una domanda secca. Pensa a te stesso e a come deleghi adesso, in azienda. Stai facendo una di queste due cose?

• Controlli troppo. Riguardi tutto quello che fanno gli altri, lo correggi, lo rifai. Risultato: lavori il doppio e i tuoi collaboratori non crescono.
• Lasci scorrere troppo. Non sai cosa stanno facendo, non hai mai messo nero su bianco come vorresti fossero fatte le cose, e quando salta qualcosa ti cade addosso come un macigno.

Se ti riconosci in una delle due, sai già da dove iniziare. Scegli un’attività che oggi fai tu e che potresti delegare. Scrivi la procedura. Poi delegala davvero. Inizia con una sola cosa, fatta bene, e replica il metodo.

La differenza tra un imprenditore che resta operativo per sempre e uno che riesce ad alzare la testa è tutta qui dentro: non nel talento o nel settore, ma nel saper costruire procedure e nel non nascondere la testa sotto la sabbia dopo averle delegate.

È così, davvero. Tutto qui.

Io sono Massimo Martinini, e ci sentiamo domani.