Come delegare efficacemente: prima risolvi i processi, poi deleghi

1 marzo 2019 · Massimo Martinini · PilloleVideo

Quante volte ti sei detto che dovresti delegare di più? Hai letto libri, hai studiato il tema, ci hai provato. Eppure ti ritrovi puntualmente a correre come una trottola per tamponare le solite urgenze, togliendo energie al tuo lavoro di imprenditore e alla tua famiglia. Se senti che non riesci a delegare per quanto ti sforzi, in questa pillola voglio darti un cambio di prospettiva che, nella mia esperienza, risolve il problema molto più spesso di quanto pensi: prima ancora di delegare, devi sistemare i processi che generano quelle urgenze.

La domanda di Marino (e perché la sento spesso)

Mi è arrivata la domanda di Marino, che gestisce da dodici anni il panificio di famiglia con dodici collaboratori. Ha studiato un sacco di cose sulla delega, ma continua a ritrovarsi a rincorrere le emergenze, demoralizzandosi perché i risultati della delega non arrivano. Una situazione davvero comune tra gli imprenditori.

Il punto è proprio questo: quando uno si blocca, tende a pensare che gli manchi qualcosa sulla delega. In realtà, nella maggior parte dei casi, il problema è interno all’azienda. Non è che non sai delegare. È che stai cercando di delegare il caos, e il caos non si delega: si elimina alla radice.

Le urgenze non sono mai infinite

Prova a fare un esercizio molto semplice. Per qualche giorno, annota ogni volta che corri a tamponare un’emergenza. Scrivi cosa è successo, cosa ti ha costretto a fermare tutto il resto.

Quando rileggi quella lista, ti accorgi di una cosa quasi sempre vera: le urgenze non sono mai infinite. Tendenzialmente ricadono dentro due, tre, al massimo quattro situazioni che si ripetono di continuo. Sempre le stesse.

Faccio un esempio banale. Un fornitore sbaglia ogni settimana qualcosa sulle bolle, e tu ti ritrovi puntualmente a correre per sistemare. Quella non è un’urgenza imprevista. Quello è un problema di processo. Se succede tutte le settimane, di imprevisto non ha proprio niente. È qui che entra in gioco l’importanza delle procedure nel business: una situazione che si ripete chiede una procedura, non l’ennesima corsa.

Imprevisto vero o processo rotto?

Qui c’è la distinzione che cambia tutto. Esistono due tipi di urgenze, e vanno trattate in modo diverso.

• L’imprevisto vero: capita raramente, non segue uno schema, non potevi prevederlo. Questo fa parte del gioco e lo gestisci quando arriva.
• L’urgenza ripetuta: torna costantemente, ha sempre lo stesso elemento in comune, te la aspetti quasi. Questa non è un’urgenza, è un processo che non funziona.

La cosa interessante è che la stragrande maggioranza di quello che ti fa correre durante la giornata ricade nella seconda categoria. Quando lo capisci, smetti di vivere il tuo lavoro come una serie di emergenze e inizi a vederlo come una serie di problemi risolvibili.

Prima correggi, poi deleghi

Ecco perché ti dico di non concentrarti subito sulla delega. Se deleghi un processo rotto, il collaboratore erediterà lo stesso caos che hai tu adesso. Continuerà a correre come te, e tu continuerai a venire chiamato per spegnere gli incendi. Non hai risolto niente, hai solo spostato il problema.

Capiamoci: è giusto che tu non possa fare tutto da solo, la delega resta la strada. Ma deve arrivare al momento giusto.

Il percorso giusto è esattamente l’opposto. Prima individui le due o tre situazioni che si ripetono. Poi cerchi l’elemento in comune, la causa profonda, il punto preciso dove qualcosa si inceppa. Poi lo correggi. Una alla volta.

Quando inizi a sistemare questi piccoli aspetti, presi singolarmente, ti assicuro che le urgenze diminuiscono in modo evidente. E una volta corrette tutte, restano sul tavolo solo i veri imprevisti, quelli rari e davvero imprevedibili.

Come trovare la causa in comune

Per ogni urgenza ricorrente, fatti una domanda secca: perché questa cosa succede così spesso? Non fermarti al sintomo. Se le bolle sono sempre sbagliate, il problema non è la bolla di oggi, è il modo in cui gestisci quel fornitore o quel passaggio. Se manca sempre lo stesso ingrediente, il problema non è l’ordine di oggi, è il sistema con cui controlli le scorte.

C’è veramente sempre qualcosa che non va a monte. Trovalo e correggilo, e quel tipo di emergenza sparisce dalla tua giornata.

Cosa cambia nella tua giornata

Quando questo lavoro è fatto, succede una cosa quasi liberatoria. La tua giornata smette di essere dettata dalle emergenze degli altri e torna a essere guidata dalle tue priorità di imprenditore.

A quel punto, e solo a quel punto, la delega diventa facile. Perché stai delegando un processo che funziona, non un disastro da gestire. Il collaboratore riceve qualcosa di chiaro, ripetibile, prevedibile. E tu ti liberi davvero tempo, quello che oggi ti viene rubato dalle solite tre o quattro situazioni.

E smetti pure di stargli col fiato sul collo. Quando il processo è solido, non hai più bisogno di controllare ogni passaggio: ecco perché sistemare prima i processi è anche il modo più sano per evitare la microgestione.

Marino, e chiunque si trovi nella stessa condizione, non deve demoralizzarsi. La sensazione di non riuscire a delegare quasi mai dipende dalla delega in sé. Dipende da qualche processo che gira male e che nessuno ha ancora sistemato.

In sintesi

Riassumo le cose che vale la pena portarti a casa.

• Mappa le tue urgenze per qualche giorno: scoprirai che sono sempre le stesse due o tre.
• Distingui l’imprevisto vero dal processo rotto: il primo lo gestisci, il secondo lo correggi alla radice.
• Correggi prima di delegare, altrimenti deleghi solo il caos.

Quante delle tue emergenze di questa settimana erano davvero imprevedibili? E quante, se sei onesto, le avevi già viste decine di volte? Prova a guardare la tua giornata con questa lente, e dimmi quante cose puoi correggere prima ancora di pensare a chi delegare.

Io sono Massimo Martinini, e ci sentiamo domani.