Come Aumentare la Produttività: Smetti di Fare Quello Che Puoi Delegare

17 settembre 2021 · Massimo Martinini · PilloleVideo

Oggi mi rivolgo agli imprenditori e ai liberi professionisti che lavorano con collaboratori o hanno dipendenti, eppure cadono in un errore che fanno davvero quasi tutti: fare troppe cose di persona, senza delegarle abbastanza. È un problema di produttività più diffuso di quanto pensi. E spesso chi lo vive non se ne accorge nemmeno, perché è talmente abituato a occuparsi di tutto che gli sembra normale. Se ti riconosci, ti consiglio di partire dal motivo per cui non riesci a delegare: quasi sempre la causa non è dove credi.

In questa pillola voglio farti riflettere su una cosa semplice ma scomoda. Come imprenditore ci sono attività che solo tu puoi fare e che hanno un valore altissimo. Poi ce ne sono tantissime altre che potresti tranquillamente affidare ad altri per recuperare tempo. Tempo che useresti per le cose che contano davvero.

L’errore che uccide la tua produttività

Pensa a quante volte, in una settimana, ti sei occupato di piccoli compiti che chiunque altro avrebbe potuto sbrigare. Andare a pagare le bollette. Fare la spesa per l’ufficio. Inviare un preventivo. Rispondere a una mail che non richiedeva la tua firma. Sono attività che sembrano innocue prese una alla volta. Sommate, ti mangiano la giornata.

Il punto non è che quelle attività siano inutili. Vanno fatte. Il punto è che non devono farle per forza tu. Ogni minuto che spendi su un compito da pochi euro all’ora è un minuto sottratto a ciò per cui sei davvero pagato, e pagato bene. È la differenza tra lavorare sull’azienda e non dentro l’azienda: un cambio di posizione, prima che di agenda.

Quando ti incaponisci su cose che non sai fare

C’è poi una trappola ancora più sottile. Molti imprenditori si incaponiscono nel voler fare alcune cose di cui non sono per niente competenti, quando in azienda hanno persone capaci di farle molto meglio e in molto meno tempo.

Ti faccio un esempio concreto. Conosco un imprenditore con qualche capacità grafica che perde sempre ore a fare di persona i volantini della sua pubblicità. Escono cose davvero bruttine, glielo hanno fatto notare più volte. La cosa curiosa è che dentro il suo staff ha una grafica professionista che, con un quinto del tempo, sfornerebbe un lavoro molto migliore del suo.

Le quattro conseguenze di questo errore

Quando ti ostini a fare di persona un lavoro che non è il tuo, succedono quattro cose insieme:

1. Hai una risorsa sprecata in azienda: la persona che farebbe quel lavoro meglio di te resta sottoutilizzata.
2. Perdi un sacco di tempo: senza le competenze giuste, ci metti il triplo.
3. Il risultato è scadente: chi fa quel lavoro di professione produce qualcosa di nettamente migliore.
4. Ti togli tempo prezioso: ore che avresti dedicato alle attività davvero importanti.

Quattro problemi al prezzo di uno. Tutto per la convinzione di dover controllare ogni dettaglio di persona. Lo stesso meccanismo che blocca tanti imprenditori, come racconto parlando di come fare tutto da soli ti impedisce di crescere.

Quali attività puoi davvero delegare

Allora la domanda da farti oggi è semplice. Quali sono le attività a basso valore che stai facendo e che potresti delegare? Guarda la tua settimana con onestà e segna ogni cosa che, se la facesse qualcun altro, non cambierebbe nulla per il risultato finale.

Hai più margine di quanto credi. Puoi delegare a collaboratori, a dipendenti, e in molti casi anche a familiari che già lavorano in azienda. Tantissimi imprenditori hanno mogli, mariti, figli dentro l’attività. Sono persone a cui puoi affidare moltissime cose, liberandoti per concentrarti su ciò che conta davvero.

Quasi tutti hanno attività che potrebbero passare ad altri senza perderci niente. E finché continui a tenertele, stai semplicemente buttando via tempo.

E se non hai ancora collaboratori?

Mi rendo conto che qualcuno a questo punto stia pensando: “Massimo, io collaboratori non ne ho ancora”. Va bene, partiamo da lì.

Se hai un flusso di cassa interessante, inserire qualche collaboratore dovrebbe essere proprio il primo passo da fare. Non lo vedere come un costo. Quel collaboratore ti libera il tempo per le cose per cui sei pagato bene, a discapito di tutte le piccole attività che puoi affidare a qualcun altro per pochi euro all’ora.

Gestendo il tempo in modo corretto, permetti alla tua azienda di crescere in modo molto più veloce. È un meccanismo semplice: tu sali di livello, le attività operative scendono a chi costa meno della tua ora di lavoro. Se vuoi approfondire questa logica, l’ho spiegata bene parlando di come gestire il tempo al meglio.

Da dove iniziare oggi

Non serve rivoluzionare tutto domani mattina. Serve iniziare a guardare il tuo tempo con occhi diversi. Prova a riflettere su queste domande, una alla volta.

Quali attività della mia settimana hanno un valore basso per l’azienda? Tra queste, quali potrei affidare subito a qualcuno che già lavora con me? E se non ho nessuno, il mio flusso di cassa mi permette di inserire un primo collaboratore che mi liberi le ore più preziose?

Rifletti davvero su questo. Poi prendi le conseguenze adeguate e inizia a delegare. È anche il passaggio che ti porta da professionista a imprenditore: smetti di essere la persona che fa tutto, diventi quella che fa fare.

La tua produttività non dipende da quanto lavori, ma da quanto lavori sulle cose giuste.

Io sono Massimo Martinini, e ci sentiamo domani.