Non ho abbastanza tempo: perché in realtà lo stai sprecando

8 febbraio 2020 · Massimo Martinini · PilloleVideo

“Non ho abbastanza tempo.” È una frase che si sente veramente spesso, e probabilmente l’hai detta anche tu più di una volta. Me la sono sentita fare come domanda diretta da Luisa, che mi ha scritto chiedendomi come faccio a trovare il tempo per registrare i video e scrivere le pillole, mentre lei si ritrova sempre a corto di tempo con un sacco di cose che vorrebbe fare. È una domanda che, secondo me, si pongono davvero tutti. E ti dico subito una cosa: io per primo non sono un campione nella gestione del tempo. Proprio per questo ho imparato a guardarla in modo diverso, e in questa pillola voglio passarti quel cambio di prospettiva.

Non ti manca il tempo, ne sprechi troppo

C’è una frase che cambia tutto: non è vero che non abbiamo abbastanza tempo, è che ne sprechiamo troppo. Sembra una sfumatura da poco, ma sposta completamente il punto. Il tempo che hai a disposizione è uguale per tutti, ventiquattro ore al giorno. La differenza tra chi riesce a fare le cose e chi si sente sempre in affanno non sta nella quantità di ore, sta in come quelle ore vengono usate. È lo stesso ragionamento che ti spinge a lavorare sull’azienda invece di restare schiacciato dentro l’operatività: non è questione di fare di più, è questione di scegliere meglio dove finiscono le tue ore.

Quando dici “non ho tempo” stai raccontando a te stesso una storia comoda. Sembra che il problema sia fuori da te, che sia il mondo a non darti abbastanza ore. La verità è meno comoda: il tempo c’è, ma una parte se ne va in cose che non te ne accorgi nemmeno.

”Non era abbastanza importante”, non “non ho tempo”

Il mio amico Mirco Bosi ripete spesso una cosa che mi ha aperto gli occhi. Non dovremmo dire “non ho tempo”, dovremmo dire “questa cosa non era abbastanza importante da dedicarci il mio tempo”. Ragionando così, cambia completamente il modo in cui vediamo ciò che conta davvero nella nostra vita.

Pensaci. Quando arriva un imprevisto serio, una visita medica urgente, un appuntamento a cui non puoi mancare, guarda caso il tempo lo trovi. Salta fuori dal nulla. Perché? Semplicemente perché in quel momento quella cosa è più importante di tutto il resto. Quindi il tempo per le cose c’è, sempre. Quello che chiamiamo “mancanza di tempo” è quasi sempre una questione di priorità che non abbiamo deciso in modo consapevole.

Quando smetti di nasconderti dietro “non ho tempo” e inizi a dire “non l’ho messo abbastanza in alto”, ti riprendi il controllo. La responsabilità torna nelle tue mani, dove è giusto che stia. È lo stesso lavoro che facciamo quando impari a prioritizzare le attività e gestire il tempo in modo efficace: non aggiungere ore, ma decidere consapevolmente quali vengono prima.

I due mangiatori di tempo

Oltre alle priorità sbagliate, ci sono due ladri silenziosi che ci portano via le giornate.

• La disorganizzazione: quando non hai un ordine, salti da una cosa all’altra, ricominci, ti perdi. Il lavoro che richiederebbe trenta minuti finisce per occuparne due ore.
• Le distrazioni costanti: notifiche, telefonate, social, interruzioni continue a cui siamo sottoposti ogni giorno, giorno dopo giorno.

Questi due si nutrono di tempo senza che tu te ne accorga. E proprio il fatto che non te ne accorgi è il problema più grande. Non puoi correggere qualcosa che non vedi.

La tecnica che ribalta tutto: tieni traccia di tutto

Qui arriva la tecnica che mi ha consigliato Mirco, ed è veramente una bomba. È semplicissima e per questo funziona: inizia a tenere traccia di tutto ciò che fai durante la giornata. È quella che altrove chiamo la tecnica del diario giornaliero per monitorare il tuo tempo.

Prendi una piccola agenda. Dal momento in cui ti svegli, annota tutto con l’orario. Sveglia alle 7:30. Lavato e vestito alle 8:00. Colazione alle 8:30. Uscito a camminare alle 8:45. E così via, per tutta la giornata.

Perché segnare tutto ti rende più produttivo

La cosa incredibile è che il solo fatto di monitorare il tempo migliora già le tue performance. Non devi nemmeno fare altro all’inizio: il monitoraggio in sé ti rende più attento, perché sai che dovrai scrivere cosa stai facendo.

Io personalmente, da quando ho iniziato questo esercizio, mi sono reso conto di essere diventato più produttivo. Ci rendiamo conto di quanto tempo perdiamo in cose completamente inutili senza nemmeno accorgercene. Un esempio banale: vai in bagno, ti metti a guardare i social e ci resti dieci minuti, mezz’ora. Ecco mezz’ora che potevi sfruttare in un altro modo.

Traccia anche le distrazioni

Lo stesso esercizio vale per le interruzioni. Stai scrivendo un articolo, inizi alle 10:00. Alle 10:10 arriva una telefonata, la annoti. Riparti alle 10:30, arriva un’altra telefonata, la annoti di nuovo. Alla fine ti rendi conto che un lavoro da mezz’ora te ne ha richieste due. Quando hai i numeri davanti agli occhi, capisci esattamente dove finisce il tuo tempo.

E quando abbiamo i numeri davanti, non abbiamo più scuse. Ci rendiamo conto che tutto dipende solo ed esclusivamente da noi.

Niente più alibi.

Il punto, alla fine, non è essere indaffarati: è essere produttivi. E su questo ho scritto perché essere occupati non significa essere produttivi, una trappola in cui cadiamo davvero tutti.

Il tempo è l’unica risorsa che non puoi ricomprare

C’è un motivo per cui insisto tanto su questo tema. Il tempo è l’unica risorsa che non possiamo comprare e che non possiamo riavere indietro. A mio avviso è la più preziosa del mondo, più del denaro. I soldi li puoi perdere e rifare. Le ore di oggi, una volta passate, sono passate per sempre.

Per questo riuscire a ottimizzare le tue giornate ha un doppio vantaggio. Da un lato sei più produttivo e fai di più. Dall’altro ti liberi tempo per te. È una cosa che sto cercando di fare io stesso: concentrare quattro o cinque ore di lavoro vero la mattina, dalle 8 o le 9 fino all’una o le due, e poi avere la seconda parte della giornata libera. Se ci riesci, è tanta roba.

Se ti riconosci nella situazione di Luisa, quella di chi sente sempre di non avere tempo, parti da qui. Inizia a segnare tutto quello che fai, attività dopo attività, giorno dopo giorno. Ti farà spalancare gli occhi. Visto che questo non è il mio settore mentre Mirco è un vero maestro, ti dico solo che esistono percorsi di formazione fatti di esercizi pratici, non di sola teoria, che lavorano proprio su questi meccanismi profondi che ci spingono a scegliere le cose facili invece di quelle efficaci.

Quanto del tuo tempo, oggi, se ne va davvero in cose importanti? Cosa scopriresti se per una settimana annotassi ogni singola attività? E quella frase “non ho tempo” che ripeti, sei sicuro che non significhi semplicemente “non l’ho messo abbastanza in alto”?

Io sono Massimo Martinini, e ci sentiamo domani.