Come gestire l'agenda in modo efficace (le 3 tecniche che cambiano la settimana)

30 settembre 2023 · Massimo Martinini · PilloleVideo

Quante volte arrivi a fine giornata con la sensazione di aver lavorato tantissimo, ma di non aver davvero concluso niente di importante? Sposti le cose al giorno dopo, poi al giorno dopo ancora, e alla fine della settimana ti ritrovi con una lista di compiti più lunga di quella di lunedì mattina. Il problema, quasi sempre, non è la mancanza di tempo. È la mancanza di un metodo per gestire l’agenda. L’agenda è solo una parte del discorso più ampio su come gestire il tuo tempo in modo davvero efficace, ma è la parte da cui ti conviene partire. In questa pillola ti mostro le tre tecniche che, se applicate con costanza, ti restituiscono il controllo della settimana.

Perché la to-do list da sola non basta

Avere un elenco di cose da fare è il primo passo, ma è solo l’inizio. Una lista ti dice cosa devi fare, non quando lo farai e quanto tempo ci dedicherai. E questa è la differenza tra una giornata produttiva e una giornata in cui ti agiti senza arrivare in fondo a niente.

La maggior parte delle persone gestisce la propria agenda in modo confusionario. Si sveglia, guarda la lista, comincia dalla prima cosa che capita, viene interrotta, salta a un’altra attività, torna alla prima, riceve una telefonata, e così via. Il risultato è che a fine giornata hai lavorato dieci ore e hai concluso il lavoro di tre.

Le tre tecniche che ti racconto qui servono esattamente a evitare questo. Sono semplici, sono operative, e funzionano in qualsiasi settore.

Tecnica 1: i blocchi di tempo

Il primo principio è quello dei blocchi di tempo. Significa riservare nella tua agenda delle finestre dedicate a una sola attività.

Non importa la durata. Può essere un blocco di 20 minuti, di mezz’ora, di un’ora, di due ore. Quello che conta è quello che succede dentro al blocco. Dentro al blocco non esistono distrazioni. Niente telefono, niente notifiche, niente “guardo solo un attimo l’email”. Esiste solo l’attività che hai deciso di portare avanti in quei minuti.

Come costruire un blocco che funziona davvero

Per rendere efficace un blocco serve preparare il terreno:

• Definisci in anticipo l’obiettivo del blocco. Non “lavorare al progetto X”, ma “scrivere la bozza dell’offerta per il cliente X”. Più è specifico, meglio è.
• Togliti dalla portata le distrazioni. Telefono in un’altra stanza, notifiche silenziate, porta chiusa se possibile.
• Rispetta il blocco come rispetteresti un appuntamento con un cliente. Se sposti il blocco di lavoro perché ti è arrivata una telefonata non urgente, stai dicendo a te stesso che il tuo lavoro vale meno di chi ti interrompe.

I blocchi sono lo strumento più potente che abbiamo per produrre lavoro di qualità in poco tempo. Ma servono disciplina, e la disciplina si costruisce un blocco alla volta. E quando un blocco contiene un’attività che potrebbe fare qualcun altro al posto tuo, la domanda vera diventa un’altra: come delegare quel lavoro in modo efficace invece di metterlo in agenda tu.

Tecnica 2: pianifica la settimana, non solo la giornata

Il secondo errore che vedo fare quasi a tutti è pianificare giorno per giorno. La sera prima decidi cosa farai domani, e via così.

Funziona, ma poco. Ti manca la visione d’insieme. Non sai cosa stai accumulando, non sai dove sei in ritardo, non vedi i carichi più pesanti che ti aspettano tra tre giorni.

La pianificazione settimanale cambia completamente la prospettiva. Sapere già il lunedì cosa devi fare martedì, mercoledì, giovedì e venerdì ti permette di prendere decisioni intelligenti. Se vedi che il giovedì è pieno, sposti qualcosa al mercoledì. Se sai che venerdì pomeriggio hai una scadenza, ti organizzi per arrivare pronto.

Rimarrai stupito di quanto puoi produrre in una settimana se la pianifichi davvero. La differenza tra pianificare a vista e pianificare a sette giorni è enorme. È la differenza tra navigare a occhio e navigare con la mappa.

Tecnica 3: i cuscinetti per gli imprevisti

E qui arriviamo all’errore che, secondo me, fa la maggior parte delle persone quando organizza la propria agenda. Non lasciare spazio agli imprevisti.

Se stimi che un’attività richiederà un’ora, non puoi mettere subito dopo un’altra attività che parte allo scoccare dell’ora successiva. Perché gli imprevisti capitano sempre. Una telefonata che dura più del previsto. Un problema con un cliente. Un file che non si apre. Un’attività che era più complessa di quanto pensavi.

Senza cuscinetti di tempo, ogni ritardo della prima attività si scarica sulla seconda. Il ritardo della seconda si scarica sulla terza. E così a fine giornata ti ritrovi con tre o quattro compiti non chiusi che devi spostare al giorno dopo. Ma il giorno dopo era già pieno. Quindi sposti ancora. E in due giorni hai mandato in tilt tutta la settimana.

Come costruire cuscinetti efficaci

Ci sono due regole pratiche che funzionano sempre:

1. Stima generosamente. Se pensi che un’attività richiederà un’ora, mettine in agenda un’ora e mezza. La maggior parte delle persone sottostima sistematicamente il tempo necessario. Tu correggi il tiro in partenza.
2. Metti cuscinetti tra un’attività e l’altra. Quindici, venti, trenta minuti tra un blocco e il successivo. Se non li usi per recuperare, li usi per riposarti. Non c’è una versione in cui questo cuscinetto sia tempo perso.

Pianificare in questo modo ti dà un margine reale. Quando arriva l’imprevisto, hai dove metterlo. Quando un compito sfora, hai dove assorbirlo. La rigidità eccessiva nell’agenda è la prima causa del crollo dell’agenda stessa.

La sorpresa finale: quanto tempo libero ti resta

C’è una cosa che ti accorgerai solo dopo aver provato a pianificare la settimana in questo modo. E la dico apertamente perché all’inizio è controintuitiva.

Quando metti su carta tutte le tue attività, con i blocchi, i cuscinetti, le pause, ti rendi conto di avere molto più tempo di quello che pensavi. La sensazione di partenza, sempre, è di non avere tempo per nulla. La realtà, una volta organizzata, è che resta spazio per gli svaghi, per il riposo, per la famiglia, per gli hobby.

Salvo rarissime eccezioni, e per periodi limitati (una consegna importante, un periodo di lancio, una situazione straordinaria), pianificando bene il tempo non manca. Quello che manca, quasi sempre, è la pianificazione stessa.

Da dove iniziare già da lunedì

Se vuoi mettere in pratica queste tre tecniche, ti suggerisco di partire piano. Non rivoluzionare tutto in un giorno. Comincia da qui:

• Domenica sera o lunedì mattina, dedica trenta minuti a pianificare la settimana. Non un’ora. Trenta minuti. Definisci tre o quattro priorità per ogni giorno.
• Inserisci almeno due blocchi di lavoro profondo a settimana. Blocchi di un’ora o due, blindati, dedicati alle attività che spostano davvero il tuo business.
• Aggiungi i cuscinetti. Tra un appuntamento e l’altro, tra un blocco e l’altro. Senti come cambia la sensazione della giornata.

Provaci per due settimane intere. Non una. Due. E poi confronta come ti senti, come stai lavorando, cosa stai portando a casa. La differenza non è marginale, è strutturale.

Se questo tema ti appassiona e vuoi approfondire, trovi spunti molto utili anche in tre libri che secondo me un imprenditore dovrebbe leggere: l’organizzazione del tempo passa anche da lì.

Io sono Massimo Martinini, e ci sentiamo domani.