Proattività vs Reattività: Come Smettere di Rincorrere gli Imprevisti

12 ottobre 2023 · Massimo Martinini · PilloleVideo

C’è una differenza enorme tra chi aspetta che le cose succedano e chi le anticipa. Non è una questione di carattere, e non è nemmeno una questione di fortuna. È una scelta, spesso inconsapevole, che facciamo ogni giorno nel modo in cui gestiamo il lavoro, il tempo e la vita in generale. In questa pillola ti spiego esattamente cosa significa essere proattivi invece che reattivi, e perché questa distinzione conta davvero.

Cosa significa essere reattivi

La reattività è il modo in cui rispondono agli eventi la maggior parte delle persone. Arriva un problema, si cerca una soluzione. Arriva un imprevisto, ci si ferma a gestirlo. Si reagisce, appunto.

In sé non è un difetto. Saper reagire bene e velocemente a ciò che succede è una capacità che ha un valore reale. Il problema sorge quando la reattività diventa l’unico approccio, quando praticamente tutta la tua energia va a rispondere a ciò che ti capita invece di costruire qualcosa che tendi verso dove vuoi andare.

La persona tendenzialmente reattiva finisce per vivere in uno stato di costante rincorsa. L’agenda è piena di urgenze che non aveva pianificato. I progetti importanti restano indietro perché c’è sempre qualcosa di più urgente da gestire adesso. È lo stesso meccanismo che ti porta a non prenderti la responsabilità della tua vita: deleghi agli eventi le decisioni che dovresti prendere tu.

Cosa significa essere proattivi

La proattività è la capacità di anticipare ciò che potrebbe succedere e prepararsi prima che accada. Non si tratta di pretendere di prevedere il futuro, cosa che ovviamente nessuno può fare in modo perfetto. Si tratta di chiedersi: cosa potrebbe andare storto? Cosa mi servirebbe in quel caso? Come posso prepararmi?

Una persona proattiva lavora spesso con un piano B in tasca. Quando arriva l’imprevisto (e arriva sempre), non parte da zero perché ha già pensato a quella possibilità. Non è sorpresa. Non è in balia della situazione.

Essere proattivi non significa non reagire mai agli imprevisti. Significa semplicemente avere una visione chiara di dove si vuole andare, pianificare in anticipo le tappe principali, e includere in quella pianificazione anche le possibili deviazioni. È esattamente il ragionamento che serve quando vuoi creare il tuo futuro invece di subirlo.

L’approccio ai problemi: la differenza pratica

Prendiamo un esempio concreto. Immagina di gestire un team di persone. Un collaboratore chiave si ammala proprio durante un progetto importante.

Chi è reattivo si trova a improvvisare al momento: cerca un sostituto, redistribuisce le attività in corsa, vive due giorni di caos.

Chi è proattivo ha già pensato a questa eventualità. Sa chi può coprire quel ruolo, ha una procedura di backup, magari ha documentato i processi in modo che chiunque possa subentrare senza perdere troppo tempo.

Il risultato non è che la persona proattiva non subisce mai disagi. È che i disagi sono molto più contenuti, gestibili, prevedibili.

La sensazione di controllo (e perché conta)

C’è un effetto collaterale della reattività che raramente si nomina in modo esplicito, ed è lo stato mentale che produce. Chi vive costantemente in modalità reattiva ha la sensazione di essere sempre un passo indietro. Di inseguire qualcosa che non riesce mai a raggiungere. Di non avere mai davvero il controllo di quello che succede nella sua vita o nel suo lavoro.

Questo genera stress cronico. Non il tipo di stress da grande sfida, quello che si può anche affrontare volentieri quando sai che stai lavorando per qualcosa di importante. Questo è lo stress da disorganizzazione, da imprevedibilità, da mancanza di direzione.

La persona proattiva, al contrario, ha una sensazione di controllo. Sa che non può prevedere tutto, ma sa anche che ha fatto il possibile per prepararsi. E questa consapevolezza, da sola, abbassa enormemente il livello di tensione con cui si affronta la giornata.

Gestione del tempo: urgenze contro priorità

La reattività e la proattività si manifestano in modo molto evidente nella gestione del tempo. Chi è reattivo lavora sulle urgenze. Sempre. La sua agenda è costruita da ciò che succede, dalle richieste degli altri, dagli imprevisti. Le priorità vere, quelle che portano risultati nel lungo periodo, restano sempre in fondo alla lista perché c’è sempre qualcosa di più urgente da gestire prima.

Chi è proattivo riesce a lavorare sulle priorità, appunto perché ha già previsto uno spazio per le urgenze. Sa che arriveranno, le mette in conto, e questo gli permette di non lasciare che monopolizzino tutta la sua attenzione. Questo, alla fine, è ciò che ti permette di prendere decisioni difficili con lucidità invece di sceglierle sotto pressione.

Ne ho parlato spesso riguardo alla gestione del tempo, e ogni volta arrivo alla stessa conclusione: le persone che riescono a fare le cose importanti non sono quelle che hanno più ore a disposizione. Sono quelle che decidono in anticipo cosa merita le loro ore migliori.

Come capire dove ti trovi adesso

C’è un modo molto semplice per valutare onestamente il tuo livello di proattività. Guardati indietro negli ultimi tre mesi e chiediti quante delle cose che hai gestito erano davvero impreviste e quante invece erano situazioni che, in fondo, avresti potuto prevedere.

Il fornitore che ha dato problemi, la campagna che non ha funzionato come speravi, il cliente che ha cambiato idea all’ultimo minuto. Quante di queste situazioni avevi in qualche modo anticipato, almeno come possibilità?

Se la risposta onesta è “quasi nessuna”, vale la pena dedicare un po’ di tempo a ragionare su come funziona il tuo lavoro e dove si trovano i punti di vulnerabilità ricorrenti. Non per eliminarli tutti (è impossibile), ma per avere già pronta una risposta quando si ripresentano.

Da dove cominciare

Se vuoi spostare il tuo approccio verso la proattività, il punto di partenza è semplice. Prenditi trenta minuti a inizio settimana e chiediti: cosa potrebbe andare storto questa settimana? Cosa mi serve per gestirlo? Cosa voglio portare a casa entro venerdì, indipendentemente da cosa succede?

Non è pianificazione rigida. È semplicemente darsi una direzione prima che la settimana inizi a dettare la propria.

Con il tempo, questa abitudine diventa naturale. Inizi a fare lo stesso ragionamento sui mesi, sull’anno, sulle aree della tua vita che ti stanno a cuore. È la stessa logica che applichi quando ragioni sui passaggi per accelerare la crescita del tuo business: decidi prima dove vuoi arrivare, poi costruisci il percorso. E la sensazione di rincorrere sempre qualcosa lascia piano piano spazio a qualcosa di diverso: la sensazione di essere tu a decidere dove vai.

Io sono Massimo Martinini, e ci sentiamo domani.