Moltiplicare il tempo senza sacrificare la qualità: 6 punti per delegare bene

23 marzo 2024 · Massimo Martinini · PilloleVideo

Delegare è una delle competenze che separano un imprenditore che cresce da uno che resta inchiodato dentro la sua azienda. Eppure è anche una delle cose che viene sbagliata più spesso. Si prende qualcuno, gli si scaricano addosso compiti e responsabilità, e ci si aspetta che funzioni. Quasi mai funziona. In questa pillola ti spiego i sei punti che fanno la differenza tra una delega che moltiplica il tuo tempo e una che ti fa solo perdere ore a correggere errori.

Se vuoi capire prima di tutto perché tanti imprenditori restano bloccati su questo, ho raccolto il quadro completo nella guida su perché non riesci a delegare. Qui invece scendiamo nell’operativo.

Perché la delega vera non è scaricare lavoro

Partiamo da un fraintendimento comune. Delegare non significa togliersi un peso e darlo a un altro. Significa moltiplicare il proprio tempo e le proprie risorse attraverso le competenze del team, mantenendo o preferibilmente migliorando lo standard qualitativo del lavoro che viene fatto.

Sembra una sfumatura, in realtà cambia tutto. Quando deleghi per liberarti, ti interessa solo che il compito esca dalla tua scrivania. Quando deleghi per moltiplicare, ti interessa che il compito venga fatto bene da chi lo riceve, in modo replicabile, e che possa essere ulteriormente migliorato nel tempo.

È un lavoro impegnativo in una fase iniziale. Ma imparare a delegare in modo efficace è davvero uno degli investimenti più importanti che puoi fare come imprenditore. La stessa idea la trovi declinata bene anche in questa riflessione su come delegare le attività a basso valore per liberare le ore che valgono di più. Vediamo i sei punti, uno alla volta.

Punto 1: scegli il team giusto prima di tutto

Una delega efficace parte dalla selezione del personale. Sembra una banalità, in realtà è il punto da cui dipende tutto il resto.

Molte persone, non appena trovano qualcuno che potrebbe più o meno fare al caso loro, lo prendono, lo riempiono di responsabilità e via. Senza fare un’analisi approfondita di cosa sa fare quella persona e se è adatta al ruolo che dovrà ricoprire. Risultato: dopo qualche settimana ti accorgi che non ci siamo, ricominci da capo, e nel frattempo hai perso tempo, soldi e fiducia.

Cerca collaboratori o dipendenti che abbiano le competenze e l’atteggiamento giusto per il lavoro che devono svolgere. Le competenze si possono insegnare, l’atteggiamento molto meno. Se sbagli qui, qualunque procedura virtuosa che metti in piedi dopo non basta a recuperare.

Punto 2: comunica aspettative e obiettivi in modo chiaro

Il secondo errore che vedo commesso frequentemente riguarda la comunicazione. Non si comunicano chiaramente aspettative e obiettivi, e poi ci si lamenta che il lavoro non viene fatto come ci si aspettava.

Quello che devi fare è che ogni persona del team sappia esattamente che cosa ti aspetti da lei. E sappia anche cosa aspettarsi da te. Per arrivarci servono tre cose concrete:

• Descrizioni dettagliate dei compiti che la persona deve svolgere, scritte, non a voce in cinque minuti
• Indicatori di performance che ti permettano di valutare come sta andando il lavoro, in qualità e in quantità
• Punti di confronto regolari per capire se c’è qualcosa che tu puoi fare per aiutarla a migliorare

Senza queste tre cose non riuscirai a controllare nulla. E senza controllo, la delega si trasforma in una scommessa.

Punto 3: metti a disposizione tutti gli strumenti necessari

Il terzo punto è la responsabilità che l’imprenditore ha verso la persona a cui ha delegato. Devi mettere a disposizione tutti gli strumenti necessari per fare il lavoro al meglio.

Sembra ovvio, in realtà succede di rado. Si delega un compito e poi si lascia la persona a cavarsela da sola, magari senza accessi, senza software, senza informazioni, senza materiali. Poi ci si stupisce che ci metta il triplo del tempo o che produca qualcosa di scadente. È lo stesso errore che smonto parlando di come dare istruzioni chiare quando deleghi: senza il contesto giusto, la persona non può performare.

Confrontati spesso con chi ha ricevuto la delega. Anche in maniera frequente, soprattutto all’inizio. Chiedi che cosa gli manca, dove si blocca, cosa rallenta il lavoro. Per aiutare una persona a performare meglio devi sapere come sta performando in questo momento, e quali obiettivi può davvero raggiungere. Da lì capisci quali risorse dedicargli per migliorare il suo operato.

Punto 4: definisci procedure e standard di qualità

Il quarto punto riguarda il controllo qualità. Nella fase iniziale sei tu a supervisionare quello che la persona sta facendo. Funziona finché i collaboratori sono pochi. Quando diventano più numerosi, servirà qualcuno che si occupi proprio di quello: supervisionare che tutti i lavori siano fatti bene.

Per farlo, hai bisogno di avere chiaro che cosa significhi un lavoro fatto bene. E per averlo chiaro tu, e poterlo trasferire ad altri, ti servono:

1. Procedure scritte che descrivono come va fatto un certo compito, passo per passo
2. Manuali operativi che raccolgono procedure, standard, esempi e casi limite
3. Standard qualitativi definiti in modo concreto, non a sensazione

Senza procedure e manuali, anche la parte di controllo non può essere delegata. Resta sempre incollata a te. E finché il controllo qualità è tuo, tu sei il collo di bottiglia della tua azienda: tutto passa da te, e quindi tutto rallenta a velocità tua.

Punto 5: incoraggia l’autonomia delle persone

Il quinto punto frena moltissimi imprenditori abituati a fare tutto da soli. Riguarda l’autonomia che sono in grado di lasciare ai collaboratori.

Alcuni imprenditori non riescono proprio a fare scivolare le cose. Vogliono avere un occhio su tutto, sempre. Ma questo rallenta qualunque tipo di procedura, e di fatto trasforma i collaboratori in esecutori passivi che ti chiedono ogni decisione.

In una fase iniziale è giusto che ci sia il tuo occhio a guardare quello che sta accadendo. Ma una volta che hai definito procedure e standard, e vedi che vengono mantenuti, devi iniziare a lasciare andare.

Attenzione: non puoi fare l’opposto, cioè prendere un compito, delegarlo in modo superficiale, spiegarlo in cinque minuti, e poi aspettarti che venga fatto alla perfezione mentre tu ignori tutto. Questo crea problemi in futuro, quando ti accorgi che il lavoro non è fatto come ti aspettavi. Incoraggia l’autonomia, resta disponibile, ma rendi le persone autonome davvero.

Vie di mezzo non ce ne sono.

Punto 6: la delega è un processo continuo, non una cosa che si fa una volta

L’ultimo punto riguarda l’evoluzione che ha questo tipo di processo. La delega è un processo continuo. Non puoi sperare di fare una cosa, impostarla in un certo modo, e ritrovartela uguale tra venti anni.

Ho detto venti anni perché rende bene l’idea, ma il punto è che il mercato evolve a una velocità tale che uno standard qualitativo che oggi va bene, tra tre mesi può non andare più bene. Le tecnologie cambiano e queste persone hanno bisogno di strumenti nuovi. Quello che ieri era un buon processo, oggi è già lento.

Per cui prenditi del tempo, in modo periodico, per valutare come stanno andando tutti i collaboratori. Ognuno deve avere il suo indicatore. Da lì capisci:

• Chi sta performando sotto media e dove serve intervenire per aiutarlo
• Chi sta performando sopra media e perché lavora così bene rispetto agli altri
• Cosa di chi performa meglio può essere appreso e integrato anche negli altri ruoli

È sempre un processo di miglioramento e adattamento continuo. Non ci si arriva una volta e basta.

Da dove iniziare se ti sembra di non avere tempo

Se ti sembra di non avere mai abbastanza tempo, sappi che probabilmente è perché stai ancora facendo troppo da solo. Hai bisogno di collaboratori che ti aiutino a moltiplicare il tuo tempo. E per farlo, l’unico modo è iniziare a padroneggiare tutto il processo di delega.

Non serve partire dal punto sei. Si parte dal punto uno. Si sceglie bene chi entra in squadra, si comunicano le aspettative, si forniscono gli strumenti, si scrivono le procedure, si lascia autonomia, si rivede il tutto nel tempo. È un percorso, non un interruttore. Se vuoi una versione ancora più sintetica della sequenza, l’ho condensata nei 5 passi per una delega efficace.

Se lo affronti seriamente, nel giro di qualche mese ti accorgi che hai ore in più ogni giorno e che la qualità del lavoro è uguale o superiore a quella che producevi tu da solo. Quello è il momento in cui smetti di lavorare nella tua azienda e inizi a lavorare sull’azienda, cioè sul valore vero del tuo tempo.

Io sono Massimo Martinini, e ci sentiamo domani.